求人応募者のプライバシーに関する通知

 

Otis Elevator Company、その子会社、関連会社、承継人および譲受人(以下総称して「OTIS」) は、そのオンライン求人応募システムおよび採用システムならびに OTIS に雇用機会を求める過程で個 人から提供されたあらゆる情報のプライバシーに対して責任を負っていることを認識しています。OTIS で は、求人応募情報の受け取りと審査のためにさまざまな国でさまざまなシステムを使用しています。この求 人応募者のプライバシーに関する通知は、OTIS が求人用に採用している電子システムと、一部の地域 でのオンライン

システムを利用しない手続きの両方を対象とするものです。いずれのアプローチに対しても、OTIS は、収 集するすべての個人情報の保護について技術的な措置、管理上の措置、物理的な措置を講じていま す。

OTIS のオンラインおよびモバイル求人応募システム(OTIS のウェブサイトの採用情報セクションを含 む)は求人に使用されるシステムで、これによって個人は OTIS に求人応募することができます。また、こ れによって OTIS が求人応募情報を受け取る際の適用法令の要求事項を確実に満たすことができま す。これらのシステムは、訪問者が OTIS での雇用機会を検討して希望により応募することを想定したも のです。OTIS のオンライン求人応募システムをそれ以外の目的に使用しないでください。 18 才未満の実習生の応募が許可されている特定の国を除き、OTIS では 18 才以上の個人からの応 募のみを受け付けています。18 才未満の方は就職希望の目的で個人情報を OTIS に提供しないでく ださい。ただし、アジアにおける実習生の応募についてはこの限りではありません。 本通知は、最新版が掲載されることによって随時修正されることがあります。変更の有無を定期的に確 認してください。

OTIS が収集する可能性のある個人情報

OTIS のオンライン求人応募システムで求人情報を確認する場合、欠員情報に関して OTIS とやり取りをする場合、および OTIS に求人応募する場合は、個人情報の提出を求められます。 提出を求められる個人情報は以下のとおりです。ただし、一部のデータ項目は国によって提出を求められ ないことがあります。また、採用が決まって雇用が開始した後で提出を求められることもあります。

  • 氏名
  • 自宅住所、自宅の電話番号、E メール アドレスなどの連絡先
  • 生年月日
  • 運転免許証など政府発行の身分証明書またはその番号
  • 職歴
  • 学歴
  • 履歴書または添え状あるいはその両方、ならびにそれらに記載の全情報
  • 国籍または法定永住住所あるいはその両方
  • 在留資格証明書などの就労資格証明書
  • 雇用機会に対する興味
  • 特定の職に対する候補者の適性に関連のある職固有の質問
  • 身元保証人(他の個人に関する情報を提出する場合は OTIS にデータを提出する前にその個 人の同意を得る必要があります)
  • 特定の国において法律で義務付けられている情報(官庁での職務経験、国家公務員、OTIS の役員、または OTIS の取締役との関係、現在の雇用者または過去の雇用者との制限約款 の有無など)
  • ウェブサイトに戻るときの ID 認証に使用されるセキュリティに関する質問と解答を作成するために 提供された情報
  • 求人情報の入手先
  • 応募の過程で提供したその他すべての情報
  • サードパーティのサイトを通して求人に応募した場合はサードパーティのサイトから提供された情報

米国および米国領では、民族、性、兵役経験、障害に関する情報の自己申告も求められます。この情 報の提供は強制ではありません。この情報を提供しても提供を控えてもそのことが採用に影響することは ありません。

職や職場によっては、健康診断、聴力検査、視力検査、薬物検査、身元調査、犯罪歴調査を求めら れることがあります。これらは応募者の同意が得られた場合にのみ行われます。ただし、特定の状況で は、これらの検査のうちの 1 つまたは複数に合格することが採用の条件になることがあります。法律によっ て禁じられている場合に OTIS が犯罪歴調査を行うことはありません。OTIS は、別途承諾を求めること なく、応募にあたって提出された身元保証人、運転免許証および運転歴、教育、職歴などの情報を確 認することがあります。

モバイル デバイスから OTIS のオンライン求職システムにアクセスする場合は、デバイスとの通信に必要な 情報と、ユーザーが要請するカスタマイズに必要な情報がウェブサイトによって収集されます。この情報に は、デバイスの識別情報や識別番号、通信事業者、および位置情報が含まれている可能性がありま す。

また、OTIS は、求職ウェブサイトでのユーザーのトラフィックパターン(ユーザーのドメイン名、ブラウザの種 類、アクセス日時、表示したページなど)を監視しています。当社のウェブサーバーはドメイン名を収集し ますが、訪問者の E メールアドレスを収集することはありません。この情報の収集目的は、当社ウェブサ イトへの訪問者数を調べることと特定のエリアのトラフィック量に基づいてユーザーの役に立っているウェブ サイト エリアを見つけることです。OTIS は、ユーザーのエクスペリエンスを改善してユーザーの興味に基づ いた優れたコンテンツを提供するためにこの情報を使用します。

OTIS の収集する個人情報の用途

収集されたすべての個人情報が、以下の目的で使用される可能性があります。

  • OTIS への求人応募を可能にして、応募情報を評価するため(電話選考、面接、およびその 他の評価の手配と実施が含まれますが、これらに限定されるものではありません)
  • 他の有効な求人募集または有効になる予定の求人募集を紹介するため
  • 応募内容や他の求人情報に関する連絡を行うため
  • 身元保証人の確認、必要に応じた身元調査、および取引禁止対象者の審査のため
  • 採用を円滑化するとともに、採用後に雇用を管理するため
  • 応募者に関わる法令の要求事項に準拠するため(官庁に対する報告書の提出を含む)
  • アンケートなどを通じて、ご自身の体験に関するフィードバックの機会を提供するため
  • OTIS の募集方法を把握し、改善する目的で応募者の傾向を分析するため
  • この一覧に示すその他の目的の 1 つのために身元を確認して安全を保障するため
  • OTIS の電子システムのセキュリティを確保または改善するため
  • 詐欺を防止するため
  • 内部調査を実施し、法的義務を履行するため

OTIS が収集した個人情報の共有先

OTIS は個人情報を販売することも、OTIS グループ以外の企業と共有することもありません。ただし、以 下の場合はその限りではありません。

  • OTIS の契約するサービスプロバイダーが当社の代理としてサービスを提供するために必要な場 合。OTIS は、当社の代理としてサービスを提供するために必要な場合や法的要求事項を満た すために必要な場合を除いて個人情報の使用と開示を制限する契約をしたサービス プロバイダ ーのみと個人情報を共有します
  • 法的義務遵守のために必要な場合(法執行機関またはその他の規制当局からの正当な法 的要請に対する法律で定められた対応を含む)
  • 違法性が疑われる行為または実際の違法行為を調査するために必要な場合
  • 物理的損害または金銭的損失を防止するために必要な場合
  • 事業または資産のすべてまたは一部の売却または譲渡に対応するために必要な場合(破産に 伴うものを含む)

OTIS では複数のサービス プロバイダーがオンライン求職システムをサポートしています。これらのプロバイダー は、ウェブサイトの管理、バックアップストレージの提供、求人情報提供の支援、ビデオ面接の提供、候 補者の採用支援を行っています。その他のサービスプロバイダーも利用する可能性はありますが、すべての サービス プロバイダーはこの通知に明記する目的に沿って上記契約に基づいてサービスを提供します。

OTIS における個人情報の格納場所

OTIS は多くの国に拠点がある世界的企業です。このため、上記の目的を遂行するために法人組織か ら法人組織あるいは国から国に情報を移転することがあります。これらの国には、少なくとも、米国、多く の欧州連合加盟国、カナダ、およびアジア諸国を含むその他の国々が含まれます。当社は、適用される 法的要求事項に合致する個人情報を上記の目的の遂行上必要な範囲でのみ移転します。 OTIS は、利用可能な法的仕組みに基づき、個人情報の越境移転を合法的に行います。移転の正 当性を確保するために標準契約条項(別名モデル条項)または拘束的企業準則を利用する限りに おいて、OTIS はこれらの要求事項に準拠します。これらの要求事項とこの通知に不一致がある場合も 同様です。

OTIS が個人情報を保持する期間

OTIS の採用情報ウェブサイトから応募する米国の求人応募者の場合: OTIS は、最後にアクティビティ のあった日から最長 3 年間にわたって採用情報ウェブサイトのプロファイルを保持します。ただし、法令、 裁判所、行政または仲裁手続き、あるいは監査要求事項によって必要とされる場合を除きます。個人 情報の更新、修正、または採用情報ウェブサイトからの削除を希望する場合は、privacy@otis.com ま で E メールでご連絡ください。適用される法律または規制、裁判所、行政または仲裁手続き、あるいは 監査要求事項によって削除が許されない場合を除き、OTIS は、しかるべき期間内に個人情報を削除 して、氏名、削除要請日、応募対象の職、応募が行われた国の記録のみを保持します。OTIS がこの 情報を保持する理由は要請に対応したことを証明するためです。

その他すべての応募者の場合:

その他のオンライン求職システム(採用情報ウェブサイト以外)または手動手段(E メールなど)を通し て提供された情報は、各地域のデータ保持ポリシーに従って処理されます。具体的な状況における保持 の詳細について、または削除の要請については、各地域の採用窓口に E メールまたは電話でお問い合 わせください。

保持時間終了後、および削除を要請した応募者に関して、募集方法の理解と改善のために統計上の 目的で匿名データが保持されることがあります。

OTIS がどのように個人情報を使用するかについての応募者の選択肢

OTIS に個人情報を提供するかどうかは選択できますが、OTIS は、個人情報を提供しない応募者の 採用を検討することができません。OTIS の必要とする情報は、応募された職に対する適性の評価に必 要な情報、オンライン求職システムへのログイン認証に必要な情報、および適用法によって義務付けられ た情報のみです。

OTIS は、応募された職以外の職への応募を検討するように依頼することがあります。OTIS は、応募 者の個人情報に基づいて他の職での適性を検討する前に、その職への応募を依頼するか、そのための 許可を求める連絡をすることによって承諾をお願いしています。米国では、通常、ある職に採用することを 当社が検討する前に応募者がその職に応募していることが必要になります。

クッキーなどの追跡技術の OTIS における使用方法

クッキーとは、ユーザーのコンピューターに転送されて保存される小さなテキストファイルです。これを利用する ことで、ウェブサイトは再訪問ユーザーを認識でき、ウェブサイトに対するユーザーのアクセスを容易にすること ができ、蓄積された集計データをコンテンツ改善に役立てることができます。クッキーがユーザーのコンピュータ ーやファイルに損害を与えることはありません。ウェブビーコンとは、透明なグラフィック画像です。多くの場 合は 1 ピクセルのサイズです。これを利用することで、ウェブサイトはサイト上でのアクティビティを追跡する ことができます。

OTIS では、ウェブサイトの機能改善のため、採用情報ウェブサイトおよび OTIS のその他の求人サイトで クッキーとウェブ ビーコンの両方を使用して集計データと匿名の使用状況データを収集しています。OTIS は、ユーザー エクスペリエンス強化のためにクッキーを使用することもあります。たとえば、ウェブサイトで言語 や地域の設定を選択することができる場合がありますが、その設定は次回以降の訪問で利用するために 保存されます。

これらの求人ウェブサイトは、OTIS のサービスプロバイダーからのクッキーも利用します。これらのクッキーには セッション ID が保存されており、セッション中のアクティビティを管理します。当社のサービスプロバイダーは 外部のウェブサイトからこのウェブサイトを訪問したかどうかについてもクッキーを使用して判断します。外部 のメッセージの有効性を追跡するためです。

このウェブサイトまたはその他の OTIS ウェブサイトがクッキーにアクセスすることに抵抗がある場合は、ブラ ウザプログラムの設定を調整してクッキーの使用を拒否するか無効にしてください。OTIS は、応募者のブ ラウザ設定について責任を負いません。

このウェブサイトに表示されるサードパーティ リンクについての理解

OTIS は、場合によって当社が管理していないウェブサイトへのリンクを掲載することがあります。OTIS は そのようなサードパーティのウェブサイトを管理しておらず、他のウェブサイトのコンテンツやプライバシー慣行に 対して責任を負いかねます。サードパーティサイトを通して OTIS の職に応募する場合は、そのサイトのプラ イバシーに関する通知の規定も適用されます。

特定のユーザーが知るべきその他の情報

日本からのユーザーの場合:

日本オーチス・エレベータ株式会社は、下記のとおり個人情報を共同利用することがあります。

(1)共同利用される個人情報の項目

  • 「OTIS が収集する可能性のある個人情報」記載の項目

(2)共同利用者の範囲

  • Otis Worldwide Corporation により直接又は間接にコントロールされている国内及び国外のグループ企業

(3) 共同利用者の利用目的

  • 「OTIS の収集する個人情報の用途」記載の利用目的

(4)共同利用に係る個人情報の管理について責任を有する者の名称

  • 日本オーチス・エレベータ株式会社

カリフォルニア州からのユーザーの場合:

カリフォルニア州在住者は、カリフォルニア州消費者保護法(CCPA)に基づき、カリフォルニア州民法典の第 1798.110 条、第 1798.115 条および第1798.125 条に列挙される権利(開示を請求する権利や、この権利を行使したことで差別されない権利など)を含む、追 加の権利を有します。OTIS が個人情報を管理する方法について情報を請求する場合には 833-833-3001 まで電話にてお問い合わせいただくか、privacy@otis.com まで E メールをお送りください。

OTIS が求人応募者の個人データを販売することはありません。カリフォルニア州在住者は、年に一度、前暦年に ダイレクト マーケティング目的で OTIS が他の企業にどのように個人情報を譲渡したかについての情報を請求して入手することができます。OTIS は、他 の企業のダイレクトマーケティング目的で応募者の個人情報を共有することはありません。

カリフォルニア州在住者は、年に一度、前暦年にダイレクト マーケティングの目的で OTIS が他の企業と 共有した情報を請求して入手することができます(カリフォルニア州の「Shine the Light Law」の規定に よる)。OTIS は求人応募者の個人情報をダイレクト マーケティングの目的でサードパーティと共有してい ませんので、求人応募者から収集された個人情報にはこの法律は適用されません。

EU と個人情報保護法のあるその他の国からのユーザーの場合: 国または州のデータ保護当局(所管 当局)に苦情を申し立てる権利があります。また、以下の権利も有しています。(i)個人情報へのアク セスおよび訂正または抹消を要請する権利、特定の個人情報の処理に対して(ii)規制を求める権 利、(iii)または異議を申し立てる権利、および特定の状況においてデータ ポータビリティを求める権利。 アクセス、修正、抹消、異議、規制の要請、またはポータビリティに関して OTIS に連絡する場合は、この 通知の最後に記載された連絡方法をご利用ください。

米国からのユーザーの場合: OTIS は、納税や従業員の給料支払簿など法律で義務付けられた状況に おいて社会保障番号を収集します。OTIS が社会保障番号を収集または使用する際は、機密を保護 し、関係者以外極秘としてアクセスを制限し、適切な技術的保護および保持計画を採用して適切な 配慮を行います。

個人情報を修正または変更する方法

OTIS のオンライン求職システムで何らかの情報を変更する場合は、自分のプロファイルにログインすれ ば、必要に応じてあらゆる訂正や削除を行うことができます。別の方法(E メールなど)で職に応募した 場合は、各地域の採用窓口にご相談ください。採用情報ウェブサイトに関する問題の報告や、ご質問ま たはご懸念については、careers@Otis.com まで E メールでご連絡ください。

OTIS への連絡方法

意見や質問、あるいは OTIS の求人ウェブサイトやシステムの価値を最大限に高めるために当社にでき ることが何かある場合は、careers@Otis.com まで E メールでご連絡ください。OTIS のプライバシー慣 行に関する質問については、 privacy@otis.com まで E メールでご連絡いただくか、833-833-3001 までお電話にてお問い合わせください。

最終更新日: 2021 年2 月