OTISE TÖÖTAJA PRIVAATSUSTEATIS

 

See privaatsusteatis (teatis) kirjeldab, kuidas Otis Elevator Company (OTIS) võib töötajate isikuandmeid koguda, töödelda, edastada, jagada ja säilitada. OTIS on pühendunud kõigi OTIS-e töötajate isikuandmete kindlustamisele ja kaitsmisele.

Seda teatist võidakse aeg-ajalt vajadust mööda täiendada, et kajastada kõiki OTIS-e tavade ja poliitikate muudatusi seoses isikuandmete haldamise viisiga. Teatise muutmisel postitame sellel veebisaidil uue teatise ja tõstame tehtud muudatuse esile. See teatis käsitleb kõiki OTIS-e töötajaid kogu maailmas, seega ei pruugi kõik teatises kirjeldatud tavad teile kohalduda. Võime sellele teatisele lisada kohaliku teatise, kui seadus seda nõuab või kui see on vajalik kohalike või piirkondlike tavade kajastamiseks.

Milliseid isikuandmeid võib OTIS töötajatelt koguda?

OTIS võib hankida teie isikuandmeid otse teilt või kaudselt, näiteks eelmistelt tööandjatelt, värbamisagentuuridelt, teie esitatud soovituste andjatelt, avalikest allikatest ja muudelt kolmandatelt pooltelt. OTIS-e kogutavatele isikuandmetele kehtivad kohaliku seaduse nõuded ja kohalduvad töötajaesindaja lepingud.

Kuna alltoodud loend käsitleb kõiki OTIS-e töötajaid, võib selles olla andmeelemente, mis teie olukorrale ei kohaldu. Küsimuste korral pöörduge personalitöötaja poole.

  • Nimi, sealhulgas eesnimi, perekonnanimi, teine eesnimi ja mis tahes eesliited (nt jun. või sen.).
  • Tunnusnumbrid (tervikuna või osaliselt), nt töötaja tunnusnumber, maksukohustuslasena registreerimise number, isikukood või muu riiklikult väljastatud tunnusnumber või kaardi, näiteks ID-kaardi, juhiloa, viisa, passi või muu riiklikult väljastatud dokumendi number.
  • Tööalane kontaktteave, sealhulgas telefoninumbrid, faksinumber, e-posti aadress, piiparinumber, postiaadress ja töökoha asukoht.
  • Kodune kontaktteave, sealhulgas kodune aadress, kodused telefoninumbrid, isiklikud mobiiltelefoni numbrid ja isiklikud e-posti aadressid.
  • Põhiline identifitseerimisteave, nagu sünnikuupäev ja sugu.
  • Töökogemus, hariduskäik, töökäik, keeleoskused, muude oskuste kategooriad, litsentsid, auhinnad, ametiühingusse või erialaorganisatsiooni kuuluvus ja load teatud töö tegemiseks.
  • Teave teie töö kohta, sealhulgas ametinimetus, osakond, tööfunktsioon, töö tüüp, töö liik/tase, tööleping ja kulukeskus.
  • Teave teie tööandja kohta, sealhulgas ettevõtte nimi, asukoht ja riik.
  • Organisatsiooniskeemi teave, nt teie amet ettevõttes, teie tasand, teie ülemuse, assistendi ja/või otseste alluvate andmed.
  • Märkide jaoks vajalik teave, nt foto ja teie luba teatud asukohtadele juurdepääsuks.
  • Ettevõtte üritustel jäädvustatud ja suhtlusmeedias sisemiselt ning mõnel juhul avalikult jagatud fotod (viimaste puhul on fotode tegemise fakt avalik ja teile ilmselge ning teil on võimalus selle avaldamisest loobuda). Kui teie fotot jagatakse turundusmaterjalides väljaspool suhtlusmeediat, teavitatakse teid sellest ja antakse võimalus jagamisest keelduda.
  • Hüvitiste ja soodustuste teave, sealhulgas teie kasusaajate ja ülalpeetavate isikuandmed (nt nimi, sünnikuupäev, sugu, isikukood, aadress ja muud andmed, mida võidakse küsida) ning kindlate soodustusprogrammidega seotud teave.
  • Koolitus-, täiendhariduse ja arengudoku
  • Tulemuslikkuse hindamise teave.
  • Edutamiskavade teave.
  • Teave teie potentsiaali ja püüete kohta, et kaaluda teie järgmisi samme organisatsioonis.
  • OTIS-e arvuti-, võrgu- ja sideteave ning -logid seoses ettevõtte telefonide, arvutite ja elektrooniliste sidevahendite (nagu e-post ja elektroonilised kalendrid) kasutamisega ning muud andmed ja sidetehnoloogia, muu hulgas teie kasutajanimi/sisselogimisandmed, paroolid, turvaküsimuste vastused ning muu teave, mis on vajalik juurdepääsuks OTIS-e rakendustele, võrkudele, süsteemidele ja teenustele, samuti teave, mida te OTIS-e võrkude ja süsteemide kaudu talletate, saadate, esitate või vastu võtate.
  • Teie töökohale saabumise ja sealt lahkumise teave.
  • Teabe kogumise ja jagamise aeg.
  • Tööülesanded ja töösaadus, mis võib hõlmata seost teiega, muu hulgas näiteks dokumendid ja failid, mille autoriks olete märgitud, ja teile määratud ülesanded.
  • Külastajateave, sealhulgas külastuste kellaaeg, kuupäev ja asukoht, sõiduki teave parkimisotstarbel ning teave, mis on vajalik külastajalogide pidamiseks ja sõelumiseks.
  • Ürituse registreerimisteave, nt teie soov üritusel osaleda, teatud teemaeelistused, toidueelistused, reisiteave ja osalemine.
  • Teave teie tööeelistuste kohta, nt reisieelistused (istekohad, lennufirma, püsiklienditeave, suitsetaja/mittesuitsetaja) ja asukohaeelistused (sealhulgas teie liikuvus töövõimaluste puhul).
  • Teave selle kohta, et lubate oma profiili lisada elektroonikasüsteemidesse, muu hulgas oma hüüdnime, foto ja huvialad.
  • Hädaolukorra kontaktteave, mis võib hõlmata teavet mittetöötajate kohta, nagu pereliikmed või sõbrad, kelle määrate oma hädaolukorra kontaktisikuks.
  • Muud andmed, mis on nõutavad personalirakenduste, palga-, reisi- ja kuluteabe haldamiseks, muu hulgas panga ja krediitkaardi kontoteave.
  • Asukohateave, nt ettevõtte sõidukite, rakenduste, ettevõtte väljastatud sülearvutite, telefonide ja kliendiliftide puhul, mida võite külastada, või muude seadmete puhul, millel on või mis nõuavad üldisi asukohamääramise andmeid (teise nimega asukoha jälgimine).

Olenevalt kohalikest nõuetest ja seadusest võib OTIS koguda ka järgmisi andmeid.

  • Passiteave, sünniriik, kodakondsus (varasem ja praegune) ja residentsus.
  • Tööleasumiseks nõutavad kontrollid, nagu kuulmiskontroll, meditsiiniline läbivaatus, joobekontroll ja/või taustakontrolli teave.
  • Teave tervise ja vigastuste kohta, nagu puue, haiguspuhkus, vanemapuhkus ja muu teave, mida võidakse nõuda personali haldamiseks ning keskkonna-, tervise- ja ohutusnõuete täitmiseks.
  • Sõjaväeteenistuse teave.
  • Fotod, heli ja video ning biomeetriline teave (nt sõrmejälg, iiriseskann või hääletuvastus).
  • Teave, mida võidakse nõuda turvanõuete või rahvusvaheliste kaubandusregulatsioonide täitmiseks, et lubada teile juurdepääsu teatud tehnoloogiatele või muule teie tööga seotud teabele, sealhulgas reisiajalugu, isiklikud ja/või ametialased kontaktid ning muu teave, mida võidakse nõuda oluliste kontaktide kontrollimiseks.
  • Teave teie perekonnaseisu ja pereliikmete kohta, nt perekonnaseis, teie vanemate nimed, abielueelne nimi ja teie ülalpeetavate kohta.
  • Muu teave seadusega lubatud ulatuses, nt rass, religioon või erakondlik/ametiühingusse kuuluvus.

Riikides, kus rakendatakse tundlikele isikuandmetele erikaitset, kogub, töötleb või edastab Otis ainult seadusega nõutud tundlikke isikuandmeid kolmandale poolele, kes abistab Otist tema kohustuste täitmisel (nt palga maksmise või kindlustuse otstarbel). Juhul kui andmete esitamine on valikuline, küsime teie nõusolekut.

Millisel eesmärgil võib Otis teie isikuandmeid kasutada?

  • Teie töösuhte haldamine, sealhulgas:
    • hüvitised ja soodustused, k.a soodustuskavade koostamine ja haldamine;
    • palgahaldus, nt mahaarvamised ja osamaksed;
    • karjääriarendus, tulemuslikkuse tagasiside ja edasiminek;
    • preemiad ja tunnustused;
    • teabe kogumise ja jagamise aeg;
    • reisi- ja majutuskuludehüvitamine, sealhulgas reisi- ja/või krediitkaarditeabe haldus;
    • koolitamine;
    • ümberpaigutused, suunamiskirjad, tugi välismaal töötajatele, viisad, litsentsid ja muud töötamisõigusega seotud load;
    • maksuaruandlus ja kinnipidamised;
    • töötajate ja ametnike elulugude, CV-de ja sarnase teabe säilitamine;
    • e-posti süsteemid ja organisatsiooniskeemid;
    • ametiasutustele, muu hulgas tervise- ja ohutusametitele ning maksuametile esitatavad vajalikud aruanded;
    • töötaja töölevõtuga seotud tegevused.
  • Personalihõive- ja edutamiskavad.
  • Tavapäraste äritoimingute tegemine, muu hulgas:
    • teie kinnituste ja allkirjade registreerimine ettevõtte dokumentides, sealhulgas lepingutes, arveldustes, ostutellimustes, aruannetes ja kirjavahetuses;
    • osalemine uuringutes, sealhulgas seoses toodete, teenuste ja tehnoloogiate kujunduse ning arendusega;
    • kulude analüüsimine, muu hulgas seoses palga-, reisi- ja kuluandmetega;
    • teabe jagamine klientide ja äripartneritega;
    • turuanalüüsi tegemine;
    • müügireklaamivahendite jagamine (sealhulgas esitlused klientidele, mis võivad hõlmata näiteks töötajate organisatsiooniskeeme, mis sisaldavad asjakohaseid fotosid, ametikohti ja kontaktteavet).
  • Reageerimine olukordadele, millega kaasneb oht tervisele või ohutusele, sealhulgas hädaolukorrale (see võib hõlmata andmeid kaasaskantavatest seadmetest, mis kontrollivad üksi töötavate isikute seisundit, samuti kindlate töötajate juhtumite või napi pääsemise salvestisi ning aruandeid juhtkonnale parandavate meetmete rakendamiseks).
  • Töötajatega suhtlemine, sealhulgas sisevõrgu kaudu.
  • Töötajate kaasatusküsitluste ja heategevuskampaaniate korraldamine.
  • Töösuhete haldamine, sh kaebuste menetlemine.
  • Tervise- ja ohutusprogrammide ning -teenuste kavandamine ja pakkumine, sealhulgas joobekontrollid, töötajate hüvitiste töötlemine ning sarnased tervise- ja ohutusprogrammid.
  • Aruandlus ja statistiline analüüs, sealhulgas ettevõtte töötajate koguarv, demograafiline teave ja kohalduva seadusega nõutav aruandlus, nt töötamisõiguse kontrollimine, töökoha keskkonna, tervise ja ohutuse alane aruandlus ning haldustöö.
  • Füüsilise turvalisuse haldamiseks, sealhulgas:
    • juurdepääsu ja turvalisuse haldamine;
    • valdustele juurdepääs ja nende ohutus;
    • katastroofiks valmistumine.
  • Infotehnoloogia (IT) süsteemide, nagu arvutivõrgud, e-post ja Interneti-pääs, ettevõtte ressursikavandamise (ERP) süsteemide ning töövoogude haldamine ja kaitsmine, sealhulgas:
    • arvuti- ja muudele süsteemidele juurdepääsu reguleerimine ning nende kaitsmine;
    • juurdepääs Internetile, sisevõrgule, e-postile, suhtlusmeediale ja muudele elektroonilistele süsteemidele;
    • viiruste, sissetungide ja siseohtude otsimine ning analüüsimine;
    • logide loomine ja analüüsimine turbe ja kaugtoe otstarbel;
    • kaugtoe pakkumine ja süsteemi hooldustoimingute tegemine;
    • andmete varundamine ja taastamine ning avariitaasteteenuste osutamine.
  • Teatud OTIS-e varade ja rakenduste asukohajälgimise, kestuse ning muu telemaatika ülevaatus pakutavate teenuste haldamiseks, turvalisuse, ohutuse ja tõhususe tagamiseks.
  • Impordi-, ekspordi- ja muude rahvusvahelise kaubanduse eeskirjade järgimise kontrollimine, sealhulgas registreerimiste ja autoriseerimiste haldamine, juurdepääsu määramine kontrollitavatele tehnoloogiatele ja/või toodetele ning sanktsioneeritud või keelatud riikide või osapoolte väljasõelumine.
  • Küsimustele või probleemidele vastamine.
  • Auditite ja nõuetele vastavuse hindamiste korraldamine, et tagada kõigi kohalduvate poliitikate, määruste ja seaduste järgimine.
  • Huvikonfliktide hindamine ja neist teatamine.
  • Sisemiste ja väliste uurimiste korraldamine ning haldamine, sealhulgas õigusvaldkonna, üldise eetika ja vastavuse ning rahvusvaheliste kaubandusnõuete aruanded ja mis tahes tulemite avaldamine riigiasutustele.
  • Hagemine ja kaitsmine nõuete puhul seoses kohtuprotsessi, vahekohtu, haldus- või regulatiivmenetluste, muu hulgas vaidluseelsete tegevuste, tõendite kogumise ja leidmise, protsessimise ja elektroonilise tuvastamise püüetega.
  • Õiguskaitseasutuste ja muude riigiasutuste päringutele vastamine.
  • Intellektuaalomandi õiguste, muu hulgas patendiõiguste, kaitsmine.
  • Äriplaanide tegemine, sealhulgas ümberstruktureerimistegevuste, liitumiste, omandamiste ja likvideerimiste kavandamine või täitmine.
  • Investorihalduse tegevuste hõlbustamine töötajatele, kel võivad olla õigused OTIS-e aktsiatele.
  • Kui see on kohalduva seaduse või määrusega nõutav või sõnaselgelt lubatud.

Kellega jagab OTIS kogutavaid andmeid?

Sisemine juurdepääs töötaja isikuandmetele antakse vajaduse korral. Näiteks pääsevad ettevõtte personali- ja palgaosakonna spetsialistid kogu maailmas juurde oma vastutusvaldkonnaga seotud isikuandmetele. Piiratud hulgal üksikisikutel on oma kohustuste tõttu ülemaailmsetes personaliprogrammides juurdepääs kõigile isikuandmetele teatud OTIS-e IT-süsteemides. Juhtidel ja töödejuhatajatel on juurdepääs oma töötajate tööga seotud teabele.

Isikuandmeid kasutavad ja jagavad OTIS-e äriettevõtted, tütarettevõtted, osakonnad või grupid kogu maailmas eespool nimetatud eesmärkidel. Samuti võime teie tööalast kontaktteavet jagada klientide, võimalike klientide, tarnijate ja äripartneritega tavapäraste äritoimingute toetamiseks. Kui OTIS edastab teie isikuandmeid oma ettevõtete vahel, teeb ta seda kooskõlas kohalduva seaduse ja OTIS-e ettevõtte poliitikajuhendiga.

Samutivõib OTIS anda isikuandmetele juurdepääsu või neid jagada vajadust mööda kolmandate pooltega, nagu usaldusväärsed teenusepakkujad, konsultandid ja alltöövõtjad, kellele on antud juurdepääs OTIS-e valdustele või süsteemidele, ning riigiametitele ja muudele isikutele, kui seadus seda nõuab. OTIS jagab teie isikuandmeid väljapoole OTIS-e ettevõttekontserni ainult selleks, et:

  • lubada OTIS-e valitud teenusepakkujatel pakkuda teenuseid meie nimel; millistel juhtudel jagab OTIS teavet teenusepakkujatega ainult eespool nimetatud eesmärkidel;
  • järgida seaduskohustusi, muu hulgas maksu- ja regulatiivkohustusi, jagades andmeid ametiühingute ja töönõukogudega, ning vastata kohtumenetlusele või õigustaotlusele seadusandlikelt asutustelt või muudelt riigiasutustelt;
  • uurida võimalikku või tegelikku ebaseaduslikku tegevust;
  • ennetada füüsilist kahju või rahalist kadu;
  • toetada meie ettevõtte või varade täielikku või osalist müüki või üleandmist (sealhulgas pankroti kaudu).

Kus hoiab OTIS teie isikuandmeid?

OTIS on ülemaailmne ettevõte, mille juriidilised isikud tegutsevad ligikaudu 200 riigis ja territooriumil. Seetõttu võib meil olla vajalik edastada teie teavet ühelt juriidiliselt isikult teisele või ühest riigist teise, et täita eespool loetletud eesmärke. Edastame teie isikuandmeid kehtivate seadusnõuete kohaselt ja ainult sellises ulatuses, mida on vaja ülalmainitud eesmärkide täitmiseks.

OTIS sõltub saadaolevatest õigusmehhanismidest, et lubada isikuandmete seaduslikku edastamist üle riigipiiride. Niivõrd, kui OTIS sõltub lepingu tavatingimustest, täidab OTIS neid nõudeid, sealhulgas nende nõuete ja käesoleva teatise lahknevuste korral.

Millised valikud on mul mõjutamaks, kuidas OTIS kasutab minu isikuandmeid?

Teie isikuandmed on OTIS-e ülemaailmse personalihalduse jaoks väga tähtsad. Seetõttu, kui see pole kohaliku seaduse, kollektiivlepingu või töönõukogu piirangutega, millega OTIS on nõustunud, vastuolus, on selles teatises kirjeldatud isikuandmete kogumine ja kasutamine teie töölevõtuks üldiselt nõutav. Teie isikuandmed on vajalikud teile palga maksmiseks, teie töösuhte haldamiseks ja seaduskohustuste, nagu maksuseadused ja vastavusmäärused, täitmiseks.

Olenevalt teie töötamise asukohast võib kohalike seaduste alusel olla teatud asjaoludel isikuandmete kogumiseks, kasutamiseks ja/või avaldamiseks vajalik teie nõusolek. Kui see on vajalik, küsib OTIS seda nõusolekut sobival ja lubatud viisil.

Kui kaua säilitab OTIS teie isikuandmeid?

OTIS säilitab teie personaliandmeid teie töösuhte kestuse lõpuni ja lisaperioodi vältel, nagu see on nõutav kohalduva seaduse või määruse, kohtukorralduse, haldus- või vahekohtumenetluse või auditinõuete alusel. Täpsema teabe saamiseks oma personaliteabe säilitamise kohta pöörduge kohaliku personalitöötaja poole.

OTIS võib säilitada ärilisel ja õiguslikul eesmärgil vajalikke andmeid, muu hulgas andmeid: a) mis on vajalikud teie õiguslikul ärieesmärgil, näiteks kliente, tooteid, teenuseid, tehnoloogiaid, äripartnereid ja muid tööalaseid pingutusi käsitlevaid tööfaile või äridokumente, mis võivad juhuslikult sisaldada teavet teie kohta, b) mille olete salvestanud ühiskasutusega talletusruumi, millele kehtib asjakohane säilitusperiood, c) millega toimub aktiivne kohtulik juurdlus, kohtu- või haldusmenetlus, audit või muu õigusnõue, ja d) mida OTIS peab säilitama lepingu, seaduse, määruse või auditinõuete kohaselt.

Mida veel võiksid teatud töötajad teada?

Euroopa Liidu ja muude andmekaitseseadustega riikide töötajad: teil võib olla õigus taotleda juurdepääsu oma isikuandmetele ja nende parandamist või kustutamist, seada piiranguid teatud isikuandmete töötlemisele ja vaidlustada nende töötlemist ning teatud juhtudel otsida andmete ülekandmise võimalust. Selleks et võtta OTIS-ega ühendust seoses juurdepääsu taotlemise, parandamise, kustutamise, vaidlustamise, piirangute seadmise või ülekandmisvõimaluse otsimisega, kasutage selle teatise lõpus toodud suhtlusviise. Teil on ka õigus esitada kaebus oma riiklikule andmekaitseasutusele või järelevalveasutusele. Samuti võidakse teile esitada lisa, milles on toodud teie riikliku või kohaliku omavalitsuse regulatiivasutuse kontaktteave. Kui vajate oma andmekaitseasutuse väljaselgitamisel abi, pöörduge oma privaatsusspetsialisti või andmekaitseametniku poole või saatke lihtsalt e-kiri aadressile privacy@otis.com.

Ameerika Ühendriikide, sh Connecticuti töötajad: OTIS kogub seaduse kohaselt sotsiaalkindlustuse numbreid oma töötajate maksu- ja palgaotstarbel. Kui OTIS kogub ja/või kasutab sotsiaalkindlustuse numbreid, kaitseb OTIS hoolikalt salajasust, piirates kogumist, tagades juurdepääsu ainult teadmiskohustuse põhjal, rakendades asjakohaseid tehnilisi ettevaatusabinõusid ja tagades andmete nõuetekohase kõrvaldamise.

Töötajad, kes esitavad teavet oma pereliikmete ja muude isikute kohta: hädaolukorra kontaktteabe andmiseks, ülalpeetavatele saadaolevate soodustuste võimaldamiseks ja kasusaajate tuvastamiseks võite esitada OTIS-ele teavet oma pereliikmete ja muude endaga seotud inimeste kohta. Enne sellise teabe esitamist OTIS-ele peate veenduma, et teil on selleks seaduslik õigus. Kui esitate teavet alaealise lapse eestkostjana, tähendab teabe edastamine nõusolekut, et OTIS võib teavet koguda, töödelda ja edastada esitamise otstarbe ja selles teatises sätestatud eesmärkide kohaselt.

Kuidas taotleda juurdepääsu oma isikuandmetele, neid parandada, muuta või kustutada või neist koopiat küsida?

Paljudel üksikisikutel on otsene juurdepääs enamikule oma isikuandmetele, mis sisalduvad mitmesugustes OTIS-e personalihaldussüsteemides, ning pääsevad selle kaudu oma isikuandmetele juurde, saavad neid parandada, muuta, kustutada või kopeerida. Taotluse korral võib OTIS anda üksikisikutele ka põhjendatud juurdepääsu isikuandmetele, mis muul juhul pole juurdepääsetavad. Isikud, kellel puudub otsene juurdepääs või kes soovivad saada lisapääsu, peavad pöörduma kohaliku personalitöötaja poole. Taotluste puhul, mis on seotud teie isikuandmetega väljaspool personaliosakonda, võtke ühendust kohaliku eetika ja vastavuse ametniku, andmekaitseametniku või privaatsusspetsialistiga (üksiksajad leiate altpoolt).

Kuidas OTIS-ega ühendust võtta?

Kui teil on küsimusi või probleeme seoses teie isikuandmetega või soovite saada lisateavet selle kohta, millised OTIS-e üksused on teie isikuandmete vastutavad töötlejad, peate ühendust võtma kohaliku personalitöötaja, kohaliku eetika ja vastavuse ametniku või oma privaatsusspetsialisti või andmekaitseametnikuga. Kui te pole kindel, kelle poole oma ettevõttes pöörduda, võite meile alati helistada telefonil 833-833-3001 või saata e-kirja aadressil privacy@otis.com.

Viimati uuendatud: 24.01.2020

Sealhulgas tema ärisegmendid, üksused, osakonnad ja kõik muud äriüksused olenemata asukohast – sealhulgas kontrolli all olevad ühisettevõtted, partnerlused ja muud ärikokkulepped, kus Otis Elevator Companyl on kas aktsiate kontrollpakk või kehtiv juhtimiskontroll (ühiselt OTIS või meie).