OTIS 員工隱私權聲明

 

本隱私權聲明 (以下稱為「聲明」) 說明 Otis Elevator Company (OTIS) 收集、處理、傳送、共用與保留員工個人資訊的方式。OTIS 致力於保障與保護所有 OTIS 員工的個人資訊。

本聲明將視需要不時修訂,以包含 OTIS 管理個人資訊措施和政策上的任何變更。若本聲明有任何變更,更新後的聲明將發佈於本網站,並醒目標示為已發生變更。本聲明的對象包括所有全球 OTIS 員工,因此本聲明中描述的某些做法可能不適用於您。在法律規定或依照當地或區域慣例的情況下,我們將為本聲明提供補充的當地聲明。

OTIS 會向員工收集哪些個人資訊?

OTIS 會直接向您取得個人資訊,或是以間接的方式獲取,例如前雇主、招聘機構、您提供的推薦人、公開記錄來源或其他第三方。OTIS 收集的個人資訊符合當地法規及適用的員工代表協議所規定。

以下所列內容涵蓋 OTIS 整體,因此其中包含的某些資料類型可能不適用於您的特定情況。如有任何問題,請聯絡您的人力資源代表。

  • 姓名,包括名字、姓氏、中間名以及任何後綴名 (例如 Junior 或 Senior)
  • 證件號碼 (全部或部分),如員工編號、稅務編號、社會安全/保險號碼;或是由政府核發的其他證件號碼或卡號,如國民身份證、駕駛執照、簽證、護照或由政府核發的其他文件
  • 工作聯絡資訊,包括電話號碼、傳真號碼、電子郵件地址、呼叫器號碼、郵寄地址和工作地點
  • 住家聯絡資訊,包括住家地址、住家電話號碼、個人行動電話號碼和個人電子郵件地址
  • 基本身份資訊,如出生日期和性別
  • 工作經驗、教育程度和工作經歷、語言技能、其他技能類型、執照、證書、得獎、貿易協會或專業組織的會員資格和參與,以及執行特定工作的授權
  • 工作資訊,包括您的職稱、部門、工作職能、工作類型、工作類別/級別、聘僱合約和成本中心
  • 關於您的雇主的資訊,包括公司名稱、公司所在地和註冊國家/地區
  • 組織架構資訊,例如您在公司的職位、級別、您的主管、助理和/或直屬員工的身份
  • 識別證所需的資訊,例如照片和可進出特定區域的授權
  • 在公司活動期間拍攝的照片、在內部社交媒體上分享的照片,以及在某些情況下於外部社交媒體上分享的照片 (在這些情況中拍攝照片的行為將是公開且顯而易見的,且您可以選擇退出) - 如果您的照片將在社交媒體以外的行銷內容中使用,您將會收到通知並且可以拒絕。
  • 薪酬和福利資訊,包括受益人和受撫養人的身份資料 (如姓名、出生日期、性別、政府證件號碼、地址和其他必要資料),以及與特定福利計畫相關的資訊
  • 培訓、進修和發展記錄
  • 績效考核資訊
  • 接班規劃資訊
  • 關於您在組織中的未來規劃的潛能和願景
  • OTIS 電腦、網路和通訊資訊與記錄,包括公司電話、電腦、電子通訊 (如電子郵件和電子行事曆);以及其他資訊和通訊技術的使用,包括但不限於使用者名稱/登入身份、密碼、安全性問題的答案;以及存取 OTIS 應用程式、網路、系統和服務所需的其他資訊;以及透過 OTIS 的網路和系統儲存、發送、提交或接收的資訊
  • 進入和離開工作場所的權限資訊
  • 時間收集和分配資訊
  • 與您相關的工作指派和工作產品,例如但不限於顯示您為作者的文件和檔案,以及指派給您的任務
  • 訪客資訊,包括來訪的時間、日期和地點、用於停車的相關車輛資訊,以及維護訪客記錄和篩選所需的資訊
  • 活動註冊資訊,例如您參加活動的意願、特定主題偏好、食物偏好、旅行安排和出席情況
  • 有關您工作偏好的資訊,例如旅行偏好 (座位、航空公司、常旅客資訊、吸煙/不吸煙) 和地點偏好 (包括您的工作機會流動性)
  • 您自願在電子系統中的個人檔案內所包含的資訊,包括但不限於暱稱、照片和興趣
  • 緊急聯絡人資訊,其中可能包含非員工的資訊,例如您選擇指定為緊急聯絡人的家人或朋友
  • 其他支援人力資源作業、薪資、差旅和費用管理所需的資料,包括但不限於銀行和信用卡帳戶資訊
  • 位置資訊,例如公司車輛、應用程式、公司配發的筆記型電腦、電話和您可能拜訪的客戶電梯,或是其他具備或需要全球定位資料的設備 (也稱為位置追蹤)

視當地法規而定,OTIS 可能還會收集以下資訊:

  • 護照資訊、出生地、所屬國籍 (過去與現在) 和居民身份
  • 到職所需的篩查,例如聽力檢查、體檢、藥物檢測和/或身家調查資訊
  • 關於健康與傷害的資訊,如殘疾、病假、產假,以及執行人力資源和環境、健康和安全規定所需的其他資訊
  • 兵役資訊
  • 照片、聲音及影像、或生物特徵資訊 (例如指紋、虹膜掃描或語音辨識)
  • 安全許可或國際貿易法規遵循規定所需的資訊,以允許您存取某些技術或是和您工作相關的其他資訊,包括差旅記錄、個人和/或工作聯絡人,以及進行實質聯絡人篩查所需的其他資訊
  • 關於家庭狀況和成員的資訊,例如婚姻狀況、父母的姓名、婚前姓以及受撫養人的資訊
  • 當地法規要求提供的其他資訊,例如種族、宗教、政黨或參與的商會/工會

在針對敏感個人資訊實施特殊保護的國家/地區中,Otis 僅會收集、處理或傳送法律要求之敏感個人資訊予協助 Otis 履行其義務的第三方 (例如薪資或保險用途),在提供資料是選擇性的情況下,我們將徵求你的同意。

Otis 會依什麼用途使用您的個人資料?

  • 管理聘僱關係,包括:
    • 薪酬與福利,包括福利計畫的擬定與執行
    • 薪資管理,例如扣除額和年金
    • 職涯發展、績效意見回饋與晉升
    • 獎勵與表揚
    • 時間收集與分配
    • 差旅和費用請款,包括差旅和/或信用卡管理
    • 培訓
    • 調動、委派信、外籍員工支援、簽證、執照和其他工作權許可
    • 稅務申報和預扣稅款
    • 維護員工和主管自傳、履歷和其他相關資訊
    • 電子郵件系統與組織表
    • 依規定向監管機構報告,包括但不限於健康與安全監管機構和稅務機關
    • 員工參與度活動
  • 人員配置和接班規劃
  • 執行常規業務營運,包括但不限於:
    • 記錄您在公司文件上的批准和簽名,包括合約、結算、採購訂單、報告和信件往來
    • 從事研究,包括產品、服務和技術的設計和開發
    • 分析成本和費用,包括但不限於薪資、差旅和費用資料
    • 與客戶和業務夥伴分享資訊
    • 進行市場分析
    • 分享促銷性的銷售工具 (包括對客戶進行的簡報,其中可能包含如員工組織架構圖等包含相關照片、職位和聯絡資訊的內容)
  • 回應涉及健康或安全風險的情況,包括緊急事件 (包括從穿戴式設備收集的資料,這些設備檢查單獨工作者的健康狀況;以及包括記錄特定員工遭受的事故和緊急呼叫,並向管理階層報告,以便實施改正行動)
  • 和員工進行通訊,包括在內部網站上
  • 進行員工參與程度調查和慈善活動
  • 管理勞工和員工關係,包括申訴程序
  • 規劃並提供健康與安全計畫和服務,包括藥物檢測、執行勞工賠償以及其他類似的健康與安全計畫
  • 報告和統計分析,包括全球企業員工人數和人口組成,以及相關法規要求的報告,例如工作權審查、工作場所環境、健康和安全報告,以及管理報告
  • 管理實體安全性,包括
    • 訪問權限控制和安全性
    • 設施門禁與安全
    • 防災準備
  • 管理與保護資訊科技 (IT) 系統,如電腦網絡、電子郵件網際網路存取、企業資源規劃 (ERP) 系統及工作流程,包括
    • 電腦和其他系統的存取管制和安全
    • 網際網路、內部網路、電子郵件、社交媒體與其他電子系統存取
    • 病毒、入侵和內部威脅掃描與分析
    • 建立與分析記錄檔供維護安全及 Helpdesk 之用
    • 提供 Helpdesk 支援及系統維護作業
    • 備份與復原資料,提供災害復原服務
  • 監督特定 OTIS 資產與特定應用程式的位置追蹤、持續時間和其他車載資訊,以管理所提供的服務、確保安全與效率
  • 確保進口、出口和其他貿易規定控制方面的法規遵循,包括管理註冊與授權、決定受管制技術和/或貨品的存取權限,以及針對制裁與禁運國家/地區或對象進行篩查
  • 回應問題或疑慮
  • 執行稽核和法規遵循審核,以確保符合相關政策、法規與法律
  • 評估並舉報利益衝突
  • 進行與管理內部和外部調查,包括法務、全球道德合規辦公室,以及國際貿易法規遵循審核和任何向政府機關揭露的事項
  • 針對訴訟、仲裁、行政或法規程序起訴和辯護,包括但不限於爭議前活動、證據採集、蒐證、訴訟保留,以及電子蒐證活動
  • 回應司法執行和其他政府調查
  • 保護智慧財產權,包括但不限於專利申請
  • 商業規劃,包括規劃或執行改組活動、合併、收購與分拆
  • 針對有 OTIS 股票認股權的員工,推動投資人管理活動
  • 依照適用法律與法規所要求或明文授權

OTIS 收集到的資訊會和誰共用?

我們會視需要為公司內部提供員工個人資料。例如,公司全球人力資源部與薪資相關員工可以存取和職責範圍相關的個人資料。少部分員工基於全球人力資源計畫的職責,可存取特定 OTIS IT 系統內所有的個人資料。經理和主管可存取工作相關的員工資料。

OTIS 全球營運的公司、子公司、部門或集團會依上述目的使用並分享個人資料。為輔助常規業務營運,我們也會將您的公司聯絡資訊分享給客戶、潛在客戶、廠商與業務合作夥伴。OTIS 在業務單位間傳送您的個人資料時,會遵循適用法律及 OTIS 公司政策手冊的規定。

此外,OTIS 得視需要提供第三方存取個人資料或分享個人資料給第三方,例如授予值得信賴的服務供應商、顧問和承包商存取 OTIS 設施或系統的權限,以及依法律要求分享個人資料給政府機關與他方。OTIS 僅會依下列目的將您的個人資料與 OTIS 公司集團外的單位共用:

  • 允許由 OTIS 聘僱之服務供應商代表我們執行服務。這在種情況下,OTIS 僅會依上述目的分享資料給服務供應商
  • 遵守法律義務,包括但不限於遵守稅務和法規義務,與工會/商會及勞資委員會共用資料,回應法院訴訟或執法機關或其他政府機構的合法要求
  • 調查疑似或確實之違法行為
  • 預防具體傷害或金錢損失
  • 協助本公司業務或資產全部或部份之銷售或移轉 (包括透過破產手段)

OTIS 將您的個人資料儲存在哪裡?

OTIS 是一個全球性的公司,包含多個法律實體,在約 200 個國家/地區和領地中營運。因此,本公司有需要將您的資訊從一法律實體傳送至另一法人實體,或是從一國家/地區傳送至另一國家/地區,以利上述目的之遂行。本公司在傳送您的個人資訊時會遵守現行法律規定,且會在上開目的所必要之範圍內為之。

OTIS 根據現有的法律機制進行個人資訊的跨境合法傳輸。在 OTIS 採標準契約條款之範圍內 (亦稱定型化條款),OTIS 將遵守相關規範,包括相關規範和本聲明有相抵觸的情況在內。

對於 OTIS 如何使用您的個人資料,您有哪些選擇?

您的個人資料對 OTIS 的全球人力資源管理非常重要。因此,除非違反當地法規、共同協商或 OTIS 同意的勞資會議限制,您必須同意本公司依照本聲明所述收集並使用您的個人資料,才得以受僱。我們必須使用您的個人資訊才能給付薪資、管理聘僱以及符合法律義務,如稅務法律和法規遵循。

視您的工作地點而定,當地法規可能會在特定情況下要求您提供具體的同意以進行個人資料收集、使用和/或揭露。如有需要,OTIS 將透過適當且允許的方式,請您提供此等同意。

OTIS 會將個人資料保留多久?

OTIS 在您的受僱期間會保留您的人力資源個人資料,外加適用法律或法規、法院、行政或仲裁程序或稽核程序要求的額外保留時間。如需關於保留您的人力資源資訊的詳情,請聯絡當地的人力資源代表。

OTIS 可保留業務和法律用途所需的資料,例如但不限於:(a) 正當業務目的所需的資料,例如客戶、產品、服務、技術、業務合作夥伴的相關工作檔案或業務記錄,以及可能附帶包含您的資訊的其他工作資料;(b) 在適用的保留期間內,您保存在共用儲存區內的資料;(c) 接受進行中的法律調查、司法或行政程序、稽核或其他法律要求的資料;以及 (d) 根據合約、法律、法規或稽核義務,要求 OTIS 必須保留的資料。

還有哪些特定員工應該知道的其他資訊?

歐盟和其他有隱私權法律之國家/地區的員工:您亦有權要求存取、更正或刪除您的個人資訊,要求對特定個人資訊處理的限制或反對,並主張特定情況下的資料可攜權。請聯絡 OTIS 要求存取、更正、消除、拒絕或提出限制或可攜權,請使用本聲明最末處所列的聯絡方式。您也有權向您所屬國籍之資料保護機關 (也稱為監管單位) 提出申訴。您還將獲得一份補充資料,其中提供您的國家/地區或當地政府監管機構的聯絡資訊。如果需要協助判斷您的資料保護機構,請聯絡您的隱私權專業人員或資料保護官,或傳送電子郵件至 privacy@otis.com。

美國 (包括康乃狄克州) 的使用者:OTIS 依法收集社會安全號碼,用於員工的稅務和薪資事物等用途。OTIS 收集和/或使用社會安全號碼時,OTIS 會盡合理之注意保護其秘密性、限制收集、確保依照知悉之必要原則開放取用權限,並且會實施適當的技術加以保護,並確保以適當的方式清除資料。

提供家庭成員及他人資訊的員工:為提供緊急聯絡資訊、保障受撫養人享有福利以及指定受益人,您可以選擇向 OTIS 提供家庭成員和其他相關人士的資訊。在向 OTIS 提供這些資訊之前,請務必確定擁有法定權力。如果您以未成年兒童的法定代理人身份提供資訊,則選擇提供資訊表示您同意 OTIS 可按照提供該資訊之目的與本聲明所述之規定收集、處理和傳送資訊。

如何存取、更正、變更或要求刪除,或索取個人資訊的複本?

多數人可以直接存取各種 OTIS 人力資源系統中的多數個人資訊,並且可以透過該直接存取的方式存取、更正、變更、刪除或複製個人資訊。若經要求,OTIS 亦可授予個人合理權限,以存取平常無法存取的個人資料。沒有直接存取權限或需要更多存取權限的個人應聯絡當地的人力資源代表。若需要不屬於人力資源資料的個人資訊,請聯絡當地道德合規專員、您的資料保護官或隱私權專業人員 (更多詳細資訊請見文後)。

如何聯絡 OTIS?

如果對您的個人資料有任何疑問或疑慮,或是想要深入了解哪一些 OTIS 實體控管您的個人資料,請聯絡當地人力資源代表、當地道德合規專員,或是您的資料保護官或隱私權專業人員。如果您不確定您的業務單位中的洽詢對象,歡迎隨時與我們聯絡:833-833-3001 或 privacy@otis.com

最近更新:20/1/24

包括其業務區塊、單位和部門,以及全球各地的所有其他營運實體 - 包括受控合資事業、夥伴關係,以及其他 Otis Elevator Company 握有控制權或實際管控權的商業體系 (統稱為「OTIS」或「我們」)