ΔΗΛΩΣΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΤΗΣ OTIS

 

Η παρούσα Δήλωση προστασίας προσωπικών δεδομένων (“Δήλωση”) περιγράφει πώς η Otis Elevator Company (OTIS) συλλέγει, επεξεργάζεται, μεταβιβάζει, κοινοποιεί και φυλάσσει τα προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων της. Η OTIS δεσμεύεται για την ασφάλεια και την προστασία των προσωπικών δεδομένων όλων των εργαζομένων της.

Η παρούσα Δήλωση ενδέχεται να τροποποιείται κατά καιρούς στο βαθμό που είναι απαραίτητο προκειμένου να αντικατοπτρίζει τυχόν αλλαγές στις πρακτικές και πολιτικές της OTIS, αναφορικά με τον τρόπο διαχείρισης των προσωπικών δεδομένων σας. Όταν πραγματοποιούμε αλλαγές στην παρούσα Δήλωση, ενημερώνουμε αυτόν τον ιστότοπο με τη νέα δήλωση και επισημαίνουμε ότι πραγματοποιήθηκε αλλαγή. Η παρούσα Δήλωση καλύπτει τους εργαζόμενους της OTIS παγκοσμίως και, συνεπώς, ορισμένες από τις πρακτικές που περιγράφονται σε αυτήν ενδέχεται να μην ισχύουν για εσάς. Ενδέχεται να συμπληρώσουμε την παρούσα Δήλωση με μια τοπική δήλωση στις περιπτώσεις όπου αυτό επιβάλλεται από το νόμο ή προκειμένου να αντικατοπτρίζονται οι τοπικές ή οι περιφερειακές πρακτικές.

Ποια προσωπικά δεδομένα ενδέχεται να συλλέξει η OTIS από τους υπαλλήλους της;

Η OTIS μπορεί να λάβει τα προσωπικά σας δεδομένα άμεσα από εσάς ή έμμεσα π.χ. από πρώην εργοδότες, γραφεία εύρεσης εργασίας, συστάσεις που της προσκομίσατε, δημόσια μητρώα και άλλους τρίτους. Τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγει η OTIS υπόκεινται στις απαιτήσεις της τοπικής νομοθεσίας και τις ισχύουσες συμφωνίες των εκπροσώπων των εργαζομένων.

Δεδομένου ότι η παρακάτω λίστα αφορά όλα τα μέλη της OTIS, ενδέχεται να περιλαμβάνονται σε αυτήν στοιχεία δεδομένων που δεν ισχύουν στη δική σας περίπτωση. Για τυχόν απορίες, επικοινωνήστε με τον εκπρόσωπο HR σας.

  • Πλήρες όνομα, δηλαδή κύριο όνομα, δεύτερο κύριο όνομα, επώνυμο και τυχόν επιθέματα αν υπάρχουν (όπως ο νεότερος ή ο πρεσβύτερος)
  • Αριθμοί αναγνώρισης (ολόκληροι ή μέρος αυτών), όπως αριθμός αναγνώρισης εργαζομένου, αριθμός φορολογικού μητρώου, αριθμός μητρώου κοινωνικής ασφάλισης ή άλλος αριθμός ή δελτίο αναγνώρισης που εκδίδεται από το κράτος, όπως δελτίο ταυτότητας, άδεια οδήγησης, visa, διαβατήριο ή άλλο δημόσιο έγγραφο
  • Στοιχεία επικοινωνίας χώρου εργασίας, όπως αριθμοί τηλεφώνου, αριθμός φαξ, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αριθμός βομβητή, ταχυδρομική διεύθυνση και τόπος εργασίας
  • Πληροφορίες επικοινωνίας με την οικία όπως διεύθυνση κατοικίας, αριθμός τηλεφώνου οικίας, αριθμός κινητού τηλεφώνου και προσωπική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
  • Βασικές πληροφορίες αναγνώρισης όπως ημερομηνία γέννησης και φύλο
  • Προϋπηρεσία, εκπαίδευση και επαγγελματικό ιστορικό, γλωσσικές δεξιότητες, άλλες κατηγορίες δεξιοτήτων, άδειες, πιστοποιήσεις, βραβεία, εγγραφές μέλους και συμμετοχή σε εμπορικές ενώσεις ή επαγγελματικές οργανώσεις και άδειες άσκησης ορισμένης εργασίας
  • Πληροφορίες σχετικά με την εργασία σας, όπως θέση, τμήμα, εργασιακά καθήκοντα, τύπος εργασίας, κατηγοριοποίηση/βαθμίδα εργασίας, σύμβαση εργασίας και κέντρο κόστους
  • Πληροφορίες για τον εργοδότη σας, όπως επωνυμία εταιρείας, τοποθεσία εταιρείας και χώρα στην οποία συστάθηκε
  • Πληροφορίες για το οργανόγραμμα, όπως η θέση σας στην εταιρεία, το επίπεδό σας, η αναγνώριση του επόπτη, του βοηθού ή/και των άμεσων υφισταμένων
  • Πληροφορίες που απαιτούνται για τα σήματα, όπως φωτογραφία και η εξουσιοδότησή σας για πρόσβαση σε ορισμένους χώρους
  • Φωτογραφίες που λήφθηκαν κατά τη διάρκεια εκδηλώσεων της εταιρείας και κοινοποιήθηκαν στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης εσωτερικά και, σε ορισμένες περιπτώσεις, εξωτερικά (σε αυτές τις εκδηλώσεις η λήψη φωτογραφιών σας γνωστοποιείται και είναι προφανής σε εσάς και θα έχετε δυνατότητα να μην συμμετέχετε). Σε περίπτωση που η φωτογραφία σας πρόκειται να κοινοποιηθεί σε προωθητικό υλικό εκτός από τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης θα ειδοποιηθείτε και θα έχετε τη δυνατότητα να αρνηθείτε.
  • Πληροφορίες για αποζημιώσεις και παροχές, συμπεριλαμβανομένων στοιχείων αναγνώρισης για τους δικαιούχους και τα εξαρτώμενα μέλη (όπως όνομα, ημερομηνία γέννησης, φύλο, αριθμοί αναγνώρισης δημόσιων εγγράφων, διεύθυνση και άλλα δεδομένα που μπορεί να είναι απαραίτητα) και πληροφορίες σχετικά με συγκεκριμένα προγράμματα παροχών
  • Αρχεία για την εκπαίδευση, τη συνεχιζόμενη εκπαίδευση και την ανάπτυξη
  • Πληροφορίες αξιολόγησης απόδοσης
  • Πληροφορίες σχετικά με το σχεδιασμό διαδοχής
  • Πληροφορίες σχετικά με τις προοπτικές και τις προσδοκίες για τα επόμενα βήματά σας στον οργανισμό
  • Πληροφορίες υπολογιστών, δικτύων και επικοινωνιών της OTIS και αρχεία καταγραφής που καλύπτουν τη χρήση εταιρικών τηλεφώνων, υπολογιστών, ηλεκτρονικής επικοινωνίας (π.χ. ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και ηλεκτρονικά ημερολόγια), και άλλες πληροφορίες για την τεχνολογία των επικοινωνιών, συμπεριλαμβανομένων, ενδεικτικά, ονόματος χρήστη/στοιχείων σύνδεσης, κωδικών πρόσβασης, απαντήσεων σε ερωτήσεις ασφαλείας και άλλων πληροφοριών που είναι απαραίτητες για την πρόσβαση σε εφαρμογές, δίκτυα, συστήματα και υπηρεσίες της OTIS, καθώς και πληροφορίες που αποθηκεύετε, στέλνετε, υποβάλλετε ή λαμβάνετε μέσω των δικτύων και των συστημάτων της OTIS
  • Στοιχεία πρόσβασης που υποδεικνύουν πότε εισέρχεστε και εξέρχεστε από το χώρο εργασίας
  • Πληροφορίες για τη συγκέντρωση και την κατανομή χρόνου
  • Αναθέσεις εργασιών και προϊόντα εργασίας που μπορεί να συμπεριλαμβάνουν σχέση με εσάς όπως, ενδεικτικά, έγγραφα και αρχεία των οποίων είστε συντάκτης και εργασίες που έχουν ανατεθεί σε εσάς
  • Πληροφορίες για τους επισκέπτες, συμπεριλαμβανομένης της ώρας, της ημερομηνίας και του τόπου των επισκέψεων, πληροφορίες σχετικά με ένα όχημα για λόγους στάθμευσης και πληροφορίες απαραίτητες για τη διατήρηση αρχείων καταγραφής και ελέγχων των επισκεπτών
  • Πληροφορίες εγγραφής σε εκδηλώσεις, όπως η επιθυμία σας να παρευρεθείτε σε μια εκδήλωση, προτιμήσεις για συγκεκριμένα θέματα, προτιμήσεις για φαγητά, λεπτομέρειες ταξιδιών και παρακολούθηση
  • Πληροφορίες σχετικά με τις προτιμήσεις σας για την εργασία, όπως προτιμήσεις για ταξίδια (θέση, αεροπορική εταιρεία, στοιχεία συχνού επιβάτη, καπνίζοντες/μη καπνίζοντες) και προτιμήσεις θέσεων (συμπεριλαμβανομένης της κινητικότητάς σας για ευκαιρίες απασχόλησης)
  • Ενημέρωση ότι είστε πρόθυμοι να συμπεριληφθείτε σε ένα προφίλ στα ηλεκτρονικά συστήματα που συμπεριλαμβάνει, ενδεικτικά, ψευδώνυμο, φωτογραφία και ενδιαφέροντα
  • Στοιχεία επικοινωνίας σε έκτακτη ανάγκη, στα οποία συμπεριλαμβάνονται πληροφορίες για μη εργαζομένους, όπως μέλη της οικογένειας ή φίλοι που επιλέγετε ως επαφή επικοινωνίας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης
  • Άλλα δεδομένα που απαιτούνται για την υποστήριξη εφαρμογών ανθρώπινου δυναμικού, της μισθοδοσίας, της διαχείρισης εξόδων ταξιδιών και άλλων εξόδων, όπως στοιχεία τραπεζικών λογαριασμών και πιστωτικών καρτών
  • Πληροφορίες τοποθεσίας, όπως για εταιρικά οχήματα, εφαρμογές, φορητούς υπολογιστές της εταιρείας, τηλέφωνα, ανελκυστήρες πελατών τους οποίους μπορεί να επισκέπτεστε ή άλλες συσκευές που κατέχουν ή απαιτούν δεδομένα παγκόσμιας θέσης (ονομάζεται και παρακολούθηση τοποθεσίας)

Ανάλογα με τις τοπικές απαιτήσεις και το τοπικό δίκαιο, η OTIS ενδέχεται επίσης να συλλέγει:

  • Στοιχεία διαβατηρίου, πληροφορίες για τον τόπο γέννησης, τις ιθαγένειες του προσώπου (προηγούμενη και τρέχουσα) και την κατάσταση διαμονής
  • Εξετάσεις που απαιτούνται για την ένταξη στην ομάδα, όπως έλεγχος ακοής, ιατρικές εξετάσεις, εξετάσεις για τον έλεγχο λήψης ουσιών ή/και πληροφορίες ελέγχου υπόβαθρου
  • Πληροφορίες αναφορικά με την υγεία και με τραυματισμούς, όπως αναπηρία, άδεια ασθενείας, άδεια μητρότητας και άλλες πληροφορίες που μπορεί να απαιτούνται για τη διοίκηση του ανθρώπινου δυναμικού και απαιτήσεις που αφορούν το περιβάλλον, την υγεία και την ασφάλεια
  • Πληροφορίες για τη στρατιωτική θητεία
  • Φωτογραφίες, ήχος και βίντεο ή βιομετρικά στοιχεία (π.χ. δακτυλικό αποτύπωμα, σάρωση της ίριδας ή αναγνώριση φωνής)
  • Πληροφορίες που μπορεί να απαιτούνται για λόγους έρευνας ασφαλείας ή συμμόρφωσης με τους κανόνες διεθνούς εμπορίου ώστε να επιτρέπεται η πρόσβασή σας σε ορισμένες τεχνολογίες ή άλλες πληροφορίες σχετικές με την εργασία σας, συμπεριλαμβανομένου του ιστορικού ταξιδιών, των προσωπικών ή/και επαγγελματικών επαφών και άλλων πληροφοριών που μπορεί να ζητηθούν για ένα σημαντικό έλεγχο των επαφών
  • Πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση και τα μέλη της οικογένειας, όπως οικογενειακή κατάσταση, ονόματα γονέων, γένος και πληροφορίες σχετικά με τα εξαρτώμενα μέλη σας
  • Λοιπές πληροφορίες στο βαθμό που απαιτούνται σύμφωνα με το τοπικό δίκαιο, όπως πληροφορίες για τη φυλή, τη θρησκεία, τις πολιτικές πεποιθήσεις ή τη συμμετοχή σε εμπορικές ενώσεις/εργατικά σωματεία

Σε χώρες όπου ισχύουν ειδικές διατάξεις προστασίας των ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων, η Otis συλλέγει, επεξεργάζεται ή μεταβιβάζει μόνο τα ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα που απαιτούνται βάσει νόμου, σε τρίτους που συνεπικουρούν την Otis στις υποχρεώσεις της (π.χ. για σκοπούς μισθοδοσίας ή ασφάλισης). Σε περιπτώσεις όπου η παροχή δεδομένων είναι προαιρετική, θα ζητείται η συγκατάθεσή σας.

Για ποιους σκοπούς χρησιμοποιεί η Otis τα προσωπικά σας δεδομένα;

  • Διαχείριση εργασιακών ζητημάτων, όπως:
    • Αποζημίωση και παροχές, συμπεριλαμβανομένης της σύστασης και διαχείρισης προγραμμάτων παροχών
    • Διαχείριση της μισθοδοσίας, π.χ. σε σχέση με τις παρακρατήσεις και τις εισφορές
    • Ανάπτυξη της σταδιοδρομίας, παρατηρήσεις σχετικά με την εργασιακή απόδοση και την εξέλιξη
    • Ανταμοιβή και αναγνώριση
    • Συγκέντρωση και κατανομή χρόνου
    • Κάλυψη εξόδων ταξιδίου και λοιπών εξόδων, όπως διαχείριση εξόδων ταξιδίου ή/και πιστωτικών καρτών
    • Εκπαίδευση
    • Μεταθέσεις, επιστολές ανάθεσης, υποστήριξη εκπατρισμένου προσωπικού, visa, άδειες και λοιπές άδειες για την άσκηση εργασίας
    • Υποβολή φορολογικών στοιχείων και παρακρατήσεις φόρου
    • Διατήρηση βιογραφικών στοιχείων εργαζομένων και στελεχών, βιογραφικών σημειωμάτων και παρόμοιων πληροφοριών
    • Συστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οργανογράμματα
    • Αναφορά όπως απαιτείται προς τις ρυθμιστικές αρχές συμπεριλαμβανομένων, χωρίς περιορισμό των ρυθμιστικών αρχών για την υγεία και την ασφάλεια, καθώς και των φορολογικών αρχών
    • Δράσεις για την αφοσίωση των εργαζομένων
  • Στελέχωση και σχεδιασμός διαδοχής
  • Διεξαγωγή τακτικών επιχειρηματικών εργασιών που συμπεριλαμβάνουν, χωρίς περιορισμό:
    • καταγραφή δικών σας εγκρίσεων και υπογραφών σε εταιρικά έγγραφα συμπεριλαμβανομένων συμβάσεων, διακανονισμών, εντολών αγοράς, αναφορών και αλληλογραφίας
    • προσήλωση στην έρευνα, συμπεριλαμβανομένου του σχεδιασμού και της ανάπτυξης προϊόντων, υπηρεσιών και τεχνολογιών
    • ανάλυση κόστους και δαπανών, συμπεριλαμβανομένων, χωρίς περιορισμό, δεδομένων μισθού, εξόδων ταξιδιού και άλλων εξόδων
    • κοινοποίηση πληροφοριών σε πελάτες και επιχειρηματικούς εταίρους
    • διεξαγωγή ανάλυσης αγοράς
    • κοινοποίηση εργαλείων προώθησης πωλήσεων (συμπεριλαμβανομένων παρουσιάσεων σε πελάτες που μπορεί να περιλαμβάνουν οργανογράμματα εργαζομένων που περιέχουν φωτογραφίες, πληροφορίες θέσης και επικοινωνίας, κατά περίπτωση)
  • Ανταπόκριση σε καταστάσεις που εμπεριέχουν κίνδυνο για την υγεία ή την ασφάλεια, συμπεριλαμβανομένων καταστάσεων έκτακτης ανάγκης (αυτό μπορεί να εμπεριέχει δεδομένα που συλλέγονται από φορετές συσκευές που ελέγχουν την καλή υγεία των μοναχικών εργαζομένων και μπορεί να περιλαμβάνει την καταγραφή περιστατικών και παρ' ολίγον ατυχείς εμπειρίες που βίωσαν συγκεκριμένοι εργαζόμενοι, καθώς και αναφορά στη διοίκηση για την εφαρμογή διορθωτικών ενεργειών)
  • Επικοινωνία με εργαζόμενους και στο ενδοδίκτυο
  • Διεξαγωγή ερευνών για την αφοσίωση των εργαζομένων και φιλανθρωπικών εκστρατειών
  • Διαχείριση εργασιακών σχέσεων και σχέσεων μεταξύ των εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένης της διαδικασίας έγερσης προσφυγών
  • Προγραμματισμό και παροχή υπηρεσιών και προγραμμάτων υγείας και ασφάλειας, συμπεριλαμβανομένων των ιατρικών εξετάσεων για τον έλεγχο λήψης ουσιών, την επεξεργασία προγραμμάτων αποζημίωσης ή παρόμοιων προγραμμάτων υγείας και ασφάλειας των εργαζομένων
  • Υποβολή αναφορών και στατιστικές αναλύσεις, όπως σε σχέση με τον αριθμό προσωπικού της επιχείρησης παγκοσμίως, δημογραφικά στοιχεία και αναφορές που επιβάλλονται από το ισχύον δίκαιο, π.χ. αναφορικά με τον έλεγχο των αδειών άσκησης εργασίας, το εργασιακό περιβάλλον, αναφορές για την υγεία, την ασφάλεια και τη διοίκηση
  • Διαχείριση της σωματικής ασφάλειας, όπως
    • Έλεγχοι πρόσβασης και ασφάλεια
    • Πρόσβαση και ασφάλεια εγκαταστάσεων
    • Ετοιμότητα για την αντιμετώπιση καταστροφής
  • Διαχείριση και ασφάλιση συστημάτων τεχνολογίας πληροφορικής (“IT”), όπως δίκτυα υπολογιστών, e-mail, πρόσβαση στο διαδίκτυο, συστήματα προγραμματισμού των πόρων της επιχείρησης (“ERP”) και ροές εργασίας, όπως
    • Έλεγχοι πρόσβασης και ασφάλεια για υπολογιστικά και άλλα συστήματα
    • Πρόσβαση σε διαδίκτυο, ενδοδίκτυο, e-mail, μέσα κοινωνικής δικτύωσης και λοιπά ηλεκτρονικά συστήματα
    • Σάρωση και ανάλυση ιών, εισβολών και εσωτερικών απειλών
    • Δημιουργία και ανάλυση αρχείων καταγραφής για λόγους ασφάλειας και για το κέντρο εξυπηρέτησης
    • Παροχή υποστήριξης μέσω κέντρου εξυπηρέτησης και εργασιών συντήρησης συστήματος
    • Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, ανάκτηση δεδομένων και παροχή υπηρεσιών ανάκτησης μετά από καταστροφή
  • Επίβλεψη της ανίχνευσης τοποθεσίας, της διάρκειας και άλλων υπηρεσιών τηλεματικής σε σχέση με ορισμένα περιουσιακά στοιχεία και εφαρμογές της OTIS με στόχο τη διαχείριση των παρεχόμενων υπηρεσιών, την ασφάλεια και την αποδοτικότητα
  • Διασφάλιση της συμμόρφωσης των εισαγωγών, των εξαγωγών και λοιπών διεθνών εμπορικών συναλλαγών με τους ελέγχους, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης εγγραφών και εξουσιοδοτήσεων, του καθορισμού της πρόσβασης σε ελεγχόμενες τεχνολογίες ή/και προϊόντα και διεξαγωγή ελέγχων σε χώρες και μέρη που έχουν υποστεί κυρώσεις και εμπορικό αποκλεισμό
  • Απόκριση σε ζητήματα ή ανησυχίες
  • Διεξαγωγή ελέγχων και ειδικότερων ελέγχων συμμόρφωσης με στόχο να διασφαλιστεί η συμμόρφωση με την ισχύουσα πολιτική, τους κανονισμούς και το νόμο
  • Αξιολόγηση και αναφορά περιπτώσεων σύγκρουσης συμφερόντων
  • Διεξαγωγή και διαχείριση εσωτερικών και εξωτερικών ερευνών, συμπεριλαμβανομένων των ελέγχων για νομικά ζητήματα, ζητήματα παγκόσμιας δεοντολογίας και συμμόρφωσης, καθώς και συμμόρφωσης με τους κανονισμούς του διεθνούς εμπορίου και σε σχέση με γνωστοποιήσεις δεδομένων προς τις κρατικές υπηρεσίες που προκύπτουν ως επακόλουθο
  • Δίωξη και υπεράσπιση απέναντι σε αξιώσεις στο πλαίσιο δικαστικών διαδικασιών, διαδικασιών διαιτησίας, διοικητικών ή κανονιστικών διαδικασιών, συμπεριλαμβανομένων, όχι περιοριστικά, της προδικαστικής δραστηριότητας, της συλλογής αποδεικτικών στοιχείων, των προσπαθειών ανακάλυψης, διατήρησης στοιχείων ενόψει της δικαστικής διαδικασίας και ηλεκτρονικής ανακάλυψης στοιχείων
  • Ανταπόκριση στις έρευνες των αρχών επιβολής του νόμου και άλλων κρατικών υπηρεσιών
  • Προστασία δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας, συμπεριλαμβανομένων, ενδεικτικά, των αιτήσεων κατοχύρωσης αδειών ευρεσιτεχνίας
  • Επιχειρηματικό σχεδιασμό, στον οποίο συμπεριλαμβάνεται ο σχεδιασμός ή η εκτέλεση συγχωνεύσεων, εργασιών αναδιάρθρωσης, εξαγορών και εκποιήσεων
  • Διευκόλυνση δραστηριοτήτων διαχείρισης επενδύσεων για εκείνους τους εργαζόμενους που ενδέχεται να έχουν δικαιώματα σε μετοχές της OTIS
  • Σύμφωνα με τις απαιτήσεις ή κατόπιν ρητής άδειας στο πλαίσιο των ισχυόντων νόμων ή κανονισμών

Σε ποιους κοινοποιεί η OTIS τις πληροφορίες που συλλέγει;

Η εσωτερική πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων παρέχεται στο βαθμό που είναι απαραίτητο. Παραδείγματος χάριν, οι εργαζόμενοι στους τομείς ανθρώπινου δυναμικού και μισθοδοσίας στην εταιρεία, σε παγκόσμιο επίπεδο, έχουν πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα που έχουν σχέση με τους τομείς αρμοδιότητάς τους. Ένας περιορισμένος αριθμός ατόμων έχουν πρόσβαση σε όλα τα προσωπικά δεδομένα σε ορισμένα συστήματα τεχνολογίας των πληροφοριών της OTIS λόγω των αρμοδιοτήτων τους για προγράμματα ανθρώπινου δυναμικού παγκόσμιας εμβέλειας. Οι διευθυντές και οι προϊστάμενοι έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες των εργαζομένων τους σχετικές με την εργασία.

Τα προσωπικά δεδομένα χρησιμοποιούνται και κοινοποιούνται στις εταιρείες εκμετάλλευσης, τις θυγατρικές, τους κλάδους ή τις ομάδες της OTIS παγκοσμίως για τους προαναφερθέντες σκοπούς. Επιπλέον, ενδέχεται να κοινοποιήσουμε τα στοιχεία επικοινωνίας της επιχείρησής σας σε πελάτες, πιθανούς πελάτες, προμηθευτές και επιχειρηματικούς εταίρους στο πλαίσιο της υποστήριξης των τακτικών επιχειρηματικών εργασιών. Όταν η OTIS μεταβιβάζει τα προσωπικά δεδομένα σας μεταξύ των επιχειρήσεών της, θα το πράττει σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία και το Εγχειρίδιο Εταιρικής Πολιτικής της OTIS.

Επιπρόσθετα,η OTIS μπορεί να παρέχει πρόσβαση ή να κοινοποιεί προσωπικά δεδομένα στο βαθμό που είναι απαραίτητο σε τρίτα πρόσωπα, όπως σε έμπιστους παρόχους υπηρεσιών, συμβούλους και εργολάβους στους οποίους παρέχεται πρόσβαση στις εγκαταστάσεις ή τα συστήματα της OTIS και σε κρατικές υπηρεσίες και λοιπούς φορείς όπως επιβάλλεται από το νόμο. Η OTIS θα κοινοποιεί τα προσωπικά δεδομένα σας μόνο εκτός του ομίλου εταιρειών της OTIS προκειμένου να:

  • Επιτρέπει στους παρόχους υπηρεσιών με τους οποίους έχει συμβληθεί η OTIS να εκτελούν υπηρεσίες για λογαριασμό μας. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η OTIS θα κοινοποιεί στους παρόχους υπηρεσιών μόνο τις πληροφορίες για τους προαναφερθέντες σκοπούς.
  • Συμμορφώνεται με νομικές υποχρεώσεις, όπως, όχι περιοριστικά, συμμόρφωση με τις φορολογικές και ρυθμιστικές υποχρεώσεις, κοινοποίηση δεδομένων σε εμπορικές ενώσεις/εργατικά σωματεία και ανταπόκριση σε μια δικαστική διαδικασία ή σε ένα θεμιτό νόμιμο αίτημα από τις αρχές επιβολής του νόμου ή άλλες κρατικές ρυθμιστικές αρχές
  • Διερευνά πιθανά ή πραγματικά περιστατικά παράνομης δραστηριότητας
  • Προλαμβάνει περιπτώσεις σωματικής βλάβης ή οικονομικής ζημίας
  • Υποστηρίζει την πώληση ή τη μεταβίβαση του συνόλου ή τμήματος της επιχείρησης ή των περιουσιακών στοιχείων μας (και στο πλαίσιο της πτωχευτικής διαδικασίας)

Πού αποθηκεύει τα προσωπικά δεδομένα σας η OTIS;

Η OTIS είναι παγκόσμια εταιρεία με πολλές νομικές οντότητες που δραστηριοποιούνται σε περίπου 200 χώρες και επικράτειες. Γι' αυτόν το λόγο, ενδέχεται να υπάρχει λόγος να μεταβιβάζουμε τα δεδομένα σας από τη μία νομική οντότητα σε άλλη ή από τη μία χώρα στην άλλη για την επίτευξη των σκοπών που αναγράφονται ανωτέρω. Μεταβιβάζουμε τα προσωπικά δεδομένα σας σύμφωνα με τις ισχύουσες νομικές απαιτήσεις και μόνο στο βαθμό που απαιτείται για τους σκοπούς που ορίζονται ανωτέρω.

Η OTIS βασίζεται στους διαθέσιμους νομικούς μηχανισμούς που επιτρέπουν τη νόμιμη διασυνοριακή μεταβίβαση προσωπικών δεδομένων. Στο βαθμό που η OTIS δεσμεύεται από τους τυπικούς συμβατικούς όρους (καλούμενοι επίσης τυπικοί όροι), η OTIS συμμορφώνεται με αυτές τις απαιτήσεις, συμπεριλαμβανομένων των περιπτώσεων όπου υπάρχουν αντικρουόμενες διατάξεις μεταξύ των εν λόγω απαιτήσεων και της παρούσας Δήλωσης.

Τι επιλογές έχετε αναφορικά με τη χρήση των προσωπικών δεδομένων σας από την OTIS;

Τα προσωπικά δεδομένα σας είναι κρίσιμα για τη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού της OTIS παγκοσμίως. Ως εκ τούτου, εκτός αν αυτό αντίκειται στο τοπικό δίκαιο, στις συλλογικές συμβάσεις εργασίας ή στους περιορισμούς που επιβάλλει η επιτροπή επιχείρησης και με τους οποίους έχει συμφωνήσει η OTIS, η συλλογή και η χρήση των προσωπικών δεδομένων σας όπως περιγράφονται στην παρούσα δήλωση είναι γενικώς αναγκαία για την εργασία σας. Τα προσωπικά σας δεδομένα είναι απαραίτητα για την πληρωμή σας, τη διαχείριση της εργασίας σας και τη συμμόρφωση με τις νομικές υποχρεώσεις, όπως η φορολογική νομοθεσία και οι κανονισμοί συμμόρφωσης.

Ανάλογα με τον τόπο εργασίας σας, η τοπική νομοθεσία ενδέχεται να απαιτεί την παροχή ρητής συναίνεσης από εσάς για τη συλλογή, τη χρήση ή/και τη γνωστοποίηση των προσωπικών δεδομένων σας σε ορισμένες περιπτώσεις. Όπου απαιτείται, η OTIS θα ζητά την εν λόγω συναίνεση με θεμιτά και επιτρεπόμενα μέσα.

Για ποιο χρονικό διάστημα διατηρεί η OTIS τα προσωπικά δεδομένα;

Η OTIS διατηρεί τα προσωπικά δεδομένα ανθρώπινου δυναμικού καθ' όλη τη διάρκεια της σύμβασης εργασίας σας και για το επιπλέον χρονικό διάστημα που ενδεχομένως απαιτείται από το ισχύον δίκαιο ή τους ισχύοντες κανονισμούς, από δικαστικές, διοικητικές διαδικασίες, διαδικασίες διαιτησίας ή σύμφωνα με ελεγκτικές απαιτήσεις. Για πιο συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με τη διατήρηση των δεδομένων ανθρώπινου δυναμικού, επικοινωνήστε με τον τοπικά αρμόδιο αντιπρόσωπο HR.

Η OTIS μπορεί να διατηρεί δεδομένα που κρίνονται αναγκαία για επιχειρηματικούς και νόμιμους λόγους όπως, ενδεικτικά: (α) δεδομένα που απαιτούνται για νόμιμους επιχειρηματικούς σκοπούς, για παράδειγμα αρχεία εργασίας ή επιχειρηματικά μητρώα που αφορούν πελάτες, προϊόντα, υπηρεσίες, τεχνολογίες, επιχειρηματικούς εταίρους και άλλες προσπάθειες σχετικές με την εργασία που μπορεί παρεμπιπτόντως να περιέχουν πληροφορίες για εσάς, (β) δεδομένα που αποθηκεύσατε σε κοινόχρηστες θέσεις αποθήκευσης, τα οποία υπόκεινται στις ισχύουσες περιόδους διατήρησης, (γ) δεδομένα που περιλαμβάνονται σε ενεργές δικαστικές έρευνες, δικαστικές ή διοικητικές προσφυγές, ελέγχους ή άλλες νομικές απαιτήσεις, και (δ) δεδομένα που η OTIS υποχρεούται να διατηρεί δυνάμει συμβατικών, νομικών, ρυθμιστικών ή ελεγκτικών υποχρεώσεων.

Ποιες επιπλέον πληροφορίες πρέπει να γνωρίζουν συγκεκριμένοι εργαζόμενοι;

Εργαζόμενοι από την ΕΕ και άλλες χώρες με νομοθεσία περί προστασίας προσωπικών δεδομένων: Έχετε δικαίωμα να ζητήσετε πρόσβαση και διόρθωση ή διαγραφή των προσωπικών δεδομένων σας, να ζητήσετε περιορισμούς ή να αντιτεθείτε στην επεξεργασία συγκεκριμένων προσωπικών δεδομένων και να ζητήσετε φορητότητα δεδομένων υπό συγκεκριμένες περιστάσεις. Επικοινωνήστε με την OTIS για αιτήματα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, ένστασης ή για να ζητήσετε περιορισμούς ή φορητότητα. Χρησιμοποιήστε τις μεθόδους επικοινωνίας που ορίζονται στο τέλος της παρούσας δήλωσης. Επιπλέον, έχετε δικαίωμα να υποβάλετε παράπονα στην αρμόδια εθνική αρχή προστασίας προσωπικών δεδομένων, η οποία μπορεί επίσης να είναι γνωστή ως εποπτική αρχή. Θα λάβετε επίσης ένα ένθετο με πληροφορίες επικοινωνίας για την εθνική ή τοπική κρατική ρυθμιστική αρχή. Αν χρειάζεστε βοήθεια για τον προσδιορισμό της αρχής προστασίας προσωπικών δεδομένων, επικοινωνήστε με τον δικό σας επαγγελματία προστασίας της ιδιωτικής ζωής ή με τον αρμόδιο προστασίας προσωπικών δεδομένων ή απλώς στείλτε μας ένα e-mail στη διεύθυνση privacy@otis.com.

Εργαζόμενοι από τις ΗΠΑ, συμπεριλαμβανομένου του Κονέκτικατ: Η OTIS συλλέγει αριθμούς μητρώου κοινωνικής ασφάλισης όπου απαιτείται από το νόμο, όπως για σκοπούς φορολογίας και μισθοδοσίας. Όταν η OTIS συλλέγει ή/και χρησιμοποιεί αριθμούς μητρώου κοινωνικής ασφάλισης, θα λαμβάνει κατάλληλα μέτρα προστασίας της εμπιστευτικότητας, περιορισμού της συλλογής, διασφάλισης της πρόσβασης στα πλαίσια της αναγκαιότητας για το συγκεκριμένο σκοπό, εφαρμογής κατάλληλων τεχνικών προφυλάξεων και διασφάλισης της σωστής διάθεσης.

Εργαζόμενοι που παρέχουν πληροφορίες σχετικά με μέλη της οικογένειας και άλλους: Για στοιχεία επικοινωνίας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, για κάλυψη εξαρτώμενων μελών με διαθέσιμες παροχές και για τον προσδιορισμό δικαιούχων, μπορείτε να επιλέξετε να παράσχετε στην OTIS πληροφορίες σχετικά με τα μέλη της οικογένειας και άλλα άτομα του οικείου περιβάλλοντος. Πριν γνωστοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες στην OTIS, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε νόμιμη εξουσιοδότηση για να το πράξετε. Όταν παρέχετε πληροφορίες ως νόμιμος εκπρόσωπος ανήλικων παιδιών, η επιλογή σας να παράσχετε τις πληροφορίες εκλαμβάνεται ως συγκατάθεση ότι η OTIS μπορεί να συλλέγει, να επεξεργάζεται και να μεταβιβάζει τις πληροφορίες για τους σκοπούς για τους οποίους τις παρείχατε και όπως ορίζεται στην παρούσα Δήλωση.

Πώς μπορείτε να έχετε πρόσβαση, να διορθώσετε, να τροποποιήσετε ή να ζητήσετε τη διαγραφή ή ένα αντίγραφο των προσωπικών δεδομένων σας;

Πολλά άτομα έχουν άμεση πρόσβαση στα περισσότερα προσωπικά τους δεδομένα που περιέχονται σε διάφορα συστήματα HR της OTIS και μπορούν να έχουν πρόσβαση, να διορθώσουν, να τροποποιήσουν, να διαγράψουν ή να αντιγράψουν τα προσωπικά δεδομένα τους μέσω αυτής της άμεσης πρόσβασης. Κατόπιν σχετικού αιτήματος, η OTIS μπορεί επίσης να παράσχει σε ορισμένα άτομα πρόσβαση, σε εύλογα πλαίσια, σε προσωπικά δεδομένα στα οποία η πρόσβαση συνήθως δεν επιτρέπεται. Τα άτομα εκείνα που δεν έχουν άμεση πρόσβαση ή που αναζητούν πρόσθετη πρόσβαση, θα πρέπει να επικοινωνούν με τον τοπικά αρμόδιο αντιπρόσωπο ανθρώπινου δυναμικού. Για αιτήματα σχετικά με τα προσωπικά σας δεδομένα εκτός των δεδομένων ανθρώπινου δυναμικού, επικοινωνήστε με τον τοπικό υπεύθυνο δεοντολογίας και συμμόρφωσης, τον αρμόδιο προστασίας προσωπικών δεδομένων ή το δικό σας επαγγελματία προστασίας της ιδιωτικής ζωής (δείτε παρακάτω για λεπτομέρειες).

Πώς μπορείτε να επικοινωνήσετε με την OTIS;

Εάν θέλετε να διατυπώσετε κάποια ερώτηση ή ανησυχία σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα σας ή θέλετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους οργανισμούς της OTIS που λειτουργούν ως υπεύθυνοι επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων σας, επικοινωνήστε με τον τοπικό αρμόδιο αντιπρόσωπο ανθρώπινου δυναμικού, τον τοπικό αρμόδιο υπεύθυνο δεοντολογίας και συμμόρφωσης, με το δικό σας επαγγελματία προστασίας της ιδιωτικής ζωής ή με τον αρμόδιο προστασίας προσωπικών δεδομένων. Αν δεν είστε βέβαιοι σε ποιον να απευθυνθείτε στην επιχείρησή σας, μπορείτε πάντα να επικοινωνήσετε μαζί μας στον αριθμό 833-833-3001 ή στη διεύθυνση privacy@otis.com.

Τελευταία ενημέρωση: 24/1/20

Συμπεριλαμβανομένων των επιχειρηματικών τμημάτων, των μονάδων, των κλάδων της και όλων των άλλων επιχειρήσεων εκμετάλλευσης όπου και αν βρίσκονται – συμπεριλαμβανομένων των κοινοπραξιών, των συμπράξεων και των λοιπών επιχειρηματικών μορφών στις οποίες η Otis Elevator Company έχει είτε μερικό έλεγχο είτε τον πραγματικό έλεγχο της διοίκησης (συνολικά η “OTIS” ή “εμείς”)