Privacyverklaring voor sollicitanten

 

Otis Elevator Company en haar dochterondernemingen, gelieerde bedrijven, rechtsopvolgers en -verkrijgenden (gezamenlijk "OTIS") zijn verantwoordelijk voor de privacy van haar online sollicitatie- en rekruteringssystemen en alle informatie die een persoon kan verstrekken in de loop van het sollicitatieproces bij OTIS. OTIS heeft verschillende systemen voor het ontvangen en beoordelen van sollicitaties in verschillende landen. Deze Privacyverklaring voor sollicitanten behandelt zowel de elektronische systemen die OTIS voor sollicitaties heeft geïmplementeerd als de processen die sommige locaties mogelijk gebruiken waarbij geen online systeem betrokken is. Voor beide benaderingen heeft OTIS technische, administratieve en fysieke maatregelen geïmplementeerd om persoonlijke gegevens die we mogelijk verzamelen te beschermen.

De online en mobiele sollicitatie- en rekruteringssystemen van OTIS, waaronder het Careers-onderdeel van de websites van Otis, worden gebruikt voor werving, om individuen toe te staan om te solliciteren naar een baan bij OTIS en om ervoor te zorgen dat OTIS bij het ontvangen van sollicitaties voldoet aan de eisen die door de toepasselijke wet- en regelgeving worden gesteld. Deze systemen zijn bedoeld voor bezoekers om OTIS-vacatures te bekijken en mogelijk hierop te solliciteren. Gebruik de online sollicitatie- en rekruteringssystemen van OTIS niet voor andere doeleinden.

Met uitzondering van bepaalde landen die aanvragen voor leerlingen accepteren van personen jonger dan 18 jaar, accepteert OTIS alleen aanvragen van personen die ten minste 18 jaar oud zijn. Als u jonger bent dan 18 jaar, verzoeken wij u om OTIS niet van uw persoonlijke gegevens te voorzien voor het aanvragen van een baan, tenzij u een stage in Azië aanvraagt.

Deze Kennisgeving kan van tijd tot tijd worden aangepast door een update te plaatsen. We raden u aan deze Privacyverklaring regelmatig te bekijken voor eventuele wijzigingen.

Welke persoonlijke gegevens kan OTIS verzamelen?

Als u geplaatste vacatures op de online sollicitatiesystemen van OTIS wilt bekijken, wilt communiceren met OTIS over vacatures en wilt solliciteren naar een baan bij OTIS, wordt u gevraagd uw persoonlijke gegevens te verstrekken. Met variaties in bepaalde landen, waar sommige van deze gegevenselementen mogelijk niet worden gevraagd of pas worden gevraagd zodra uw dienstverband is bevestigd of begint, omvatten de persoonlijke gegevens die u mogelijk worden gevraagd onder meer de volgende:

  • Naam
  • Contactgegevens, waaronder huisadres, telefoonnummer thuis en e-mailadres
  • Geboortedatum
  • Door de overheid verstrekt identificatiedocument of -nummer, inclusief rijbewijs
  • Werkervaring
  • Opleiding
  • Curriculum vitae (CV) en/of een sollicitatiebrief, inclusief alle informatie die u in deze documenten verstrekt
  • Nationaliteit en/of permanente wettelijke verblijfsplaats
  • Bevoegdheid om te werken, inclusief documentatie met betrekking tot immigratiestatus
  • Interesse in vacatures
  • Functiespecifieke vragen die betrekking hebben op de geschiktheid van een kandidaat voor een bepaalde functie
  • Referenties (als u informatie verstrekt over andere personen, moet u hun toestemming vragen voordat u de gegevens aan OTIS verstrekt)
  • Informatie die we volgens de wet in bepaalde landen verplicht zijn om te vragen, zoals of u eerder voor een overheidsinstelling hebt gewerkt, of u familie bent van een overheidsfunctionaris, een functionaris van OTIS of een lid van de raad van bestuur van OTIS, en of voor u een beperkende overeenkomst met een huidige of voormalige werkgever geldt
  • Informatie die u verstrekt om beveiligingsvragen en antwoorden aan te maken die worden gebruikt om uw identiteit te valideren wanneer u de website weer bezoekt
  • Waar u hebt gehoord over de vacature
  • Alle andere informatie die u wilt verstrekken als onderdeel van uw sollicitatie
  • Informatie verstrekt door websites van derden, als u op een vacature solliciteert via een externe website

In de Verenigde Staten en de Amerikaanse gebieden zal OTIS individuen ook vragen om zelf hun etniciteit, geslacht, veteranenstatus en informatie over invaliditeit op te geven. Die informatie is volledig vrijwillig en uw beslissing om die informatie te verstrekken of achter te houden zal geen negatieve invloed hebben op onze beoordeling van uw geschiktheid voor een functie.

Voor bepaalde banen en op bepaalde locaties wordt u mogelijk gevraagd medisch te worden onderzocht, gehoor-, zichttesten of drugstests te ondergaan, een antecedentenonderzoek of een verklaring van goed gedrag. Deze onderzoeken, tests en controles zullen alleen met uw toestemming worden uitgevoerd, maar in bepaalde omstandigheden kan het aanbod van een functie afhankelijk zijn van een succesvolle voltooiing van een of meer van deze controles. OTIS vraagt niet om een verklaring van goed gedrag waar dit wettelijk verboden is. OTIS kan de informatie in uw sollicitatie controleren, zoals uw referenties, rijbewijs, personalia, opleiding en werkervaring, zonder u om aanvullende toestemming te vragen.

Als u een online sollicitatiesysteem van OTIS op een mobiel apparaat opent, verzamelt de website informatie die nodig is om met uw apparaat te communiceren en om eventuele aanpassingen waar u om vraagt aan te bieden. Deze informatie kan de identificatie of het nummer van uw apparaat, uw provider en uw locatie bevatten.

Daarnaast houdt OTIS toezicht op patronen van gebruikersverkeer op de sollicitatiewebsites, waaronder de domeinnaam van een gebruiker, het browsertype, de datum en tijd van toegang en bekeken pagina's. Onze webservers verzamelen de domeinnamen maar niet de e-mailadressen van bezoekers. Deze informatie wordt verzameld om het aantal bezoekers van onze websites te meten en om op basis van de hoeveelheid verkeer naar bepaalde gebieden te bepalen welke gebieden van de website gebruikers nuttig vinden. OTIS gebruikt deze informatie om de ervaring van gebruikers te verbeteren en inhoud beter voor te bereiden op basis van de interesses van de gebruiker.

Hoe kan OTIS de persoonlijke gegevens die het verzamelt gebruiken?

Persoonlijke gegevens die worden verzameld, kunnen worden gebruikt om:

  • u in staat te stellen te solliciteren bij OTIS en uw sollicitatie te evalueren, inclusief, maar niet beperkt tot, het plannen en uitvoeren van telefonische screening, interviews en andere toepasselijke beoordelingen
  • u uit te nodigen om te solliciteren op en u in aanmerking te laten komen voor andere vacatures die wellicht beschikbaar zijn of dat zullen worden
  • contact met u opnemen met betrekking tot een sollicitatie of andere mogelijkheid
  • referenties controleren, indien nodig achtergrondcontroles en screening met betrekking tot sancties uitvoeren
  • uw indiensttreding vergemakkelijken en administratie met betrekking tot uw indiensttreding regelen
  • te voldoen aan de door de wet- en regelgeving gestelde eisen met betrekking tot sollicitanten, waaronder het verstrekken van rapporten aan overheidsinstanties
  • u mogelijkheden te bieden om feedback te geven over uw ervaring, bijvoorbeeld door middel van een enquête
  • trends bij sollicitanten te analyseren om beter inzicht te krijgen in de wervingspraktijken van OTIS en deze te verbeteren
  • uw identiteit te verifiëren om de veiligheid te garanderen voor een van de andere doeleinden die hier worden vermeld
  • de beveiliging van de elektronische systemen van OTIS te waarborgen of te verbeteren
  • te beschermen tegen fraude
  • interne onderzoeken uit te voeren en te voldoen aan wettelijke verplichtingen

Met wie deelt OTIS de persoonlijke gegevens die het verzamelt?

OTIS zal uw persoonlijke gegevens niet verkopen of anderszins delen buiten de OTISfamilie van bedrijven, behalve om de volgende redenen:

  • dienstverleners die OTIS inschakelt in staat stellen om namens ons diensten uit te voeren. OTIS deelt uw persoonlijke gegevens alleen met dienstverleners bij wie OTIS het gebruik of de openbaarmaking van de gegevens contractueel heeft beperkt, behalve voor zover dit nodig is om namens ons diensten uit te voeren of om te voldoen aan wettelijke vereisten
  • voldoen aan wettelijke verplichtingen, inclusief indien dit vereist is per wet, als reactie op een legitiem wettelijk verzoek van wetshandhavingsinstanties of andere overheidsinstanties
  • onderzoek doen naar verdachte of daadwerkelijke illegale activiteiten
  • fysieke schade of financieel verlies voorkomen
  • de verkoop of overdracht van al onze bedrijfsactiviteiten of activa of een deel daarvan (inclusief in geval van faillissement) ondersteunen

OTIS heeft verschillende dienstverleners die ons helpen met onze online sollicitatiesystemen. Deze dienstverleners beheren de websites, bieden back-upopslag, helpen bij het plaatsen van vacatures, maken video-interviews mogelijk en faciliteren werving van kandidaten. OTIS kan ook andere dienstverleners gebruiken, maar elke dienstverlener zal worden ingezet voor de doeleinden die in deze Privacyverklaring zijn uiteengezet en zal diensten verlenen op basis van een contract zoals hierboven is vermeld.

Waar slaat OTIS uw persoonlijke gegevens op?

Omdat OTIS een wereldwijd bedrijf is met vestigingen in veel verschillende landen, kunnen we uw gegevens van de ene naar de andere juridische entiteit of van het ene land naar het andere overdragen om de bovengenoemde doeleinden te bereiken. Deze landen omvatten op zijn minst de Verenigde Staten, de meeste lidstaten van de Europese Unie, Canada en andere landen, waaronder enkele in Azië. Wij zullen uw persoonlijke gegevens overdragen in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke vereisten en alleen voor zover dit noodzakelijk is voor de hierboven uiteengezette doeleinden.

OTIS vertrouwt op de beschikbare juridische mechanismen om de juridische overdracht van persoonlijke gegevens over de grenzen heen mogelijk te maken. Voor zover OTIS zich baseert op de modelcontractbepalingen (ook modelclausules genoemd) of bindende bedrijfsregels voor de goedkeuring van overdracht, zal OTIS aan die vereisten voldoen, inclusief wanneer er wellicht een conflict bestaat tussen deze vereisten en deze Privacyverklaring.

Hoe lang bewaart OTIS uw persoonlijke gegevens?

Voor sollicitanten in de VS die solliciteren via de OTIS Careers-website: OTIS zal profielen op de Careers-website behouden voor een maximum van drie jaar vanaf de datum van laatste activiteit, behalve wanneer wet- of regelgeving, gerechtelijke, administratieve of arbitrageprocedure of een auditverplichting anders vereist. Als u uw persoonlijke gegevens wilt bijwerken, corrigeren of verwijderen van de Careers-website, kunt u e-mailen met privacy@otis.com. Tenzij toepasselijke wet- of regelgeving, gerechtelijke, administratieve of arbitrageprocedures, of een auditvereiste het verwijderen verhinderen, verwijdert OTIS uw persoonlijke gegevens binnen een redelijke termijn waarna alleen een logboek resteert met uw naam, de datum van uw verwijderingsverzoek, de functie(s) waarnaar u hebt gesolliciteerd en het land van waaruit u hebt gesolliciteerd. OTIS bewaart deze informatie om aan te tonen dat het aan uw verzoek heeft voldaan.

Voor alle andere sollicitanten: Informatie die wordt verstrekt via andere online sollicitatiesystemen (met uitzondering van de Careers-website) of handmatig (zoals email), is onderworpen aan het lokale gegevensbewaarbeleid. Voor meer informatie over retentie in specifieke situaties of voor een verwijderingsverzoek kunt u een e-mail sturen naar of bellen met uw lokale contactpersoon voor werving.

Voor statistische doeleinden en om beter inzicht te krijgen in haar wervingspraktijken en deze te verbeteren, kan OTIS anonieme gegevens bewaren buiten de bewaartermijnen en van aanvragers die om verwijdering hebben verzocht.

Welke keuzes hebt u met betrekking tot de manier waarop OTIS uw persoonlijke gegevens gebruikt?

U kunt kiezen of u OTIS uw persoonlijke gegevens wel of niet wilt verstrekken, maar als u ervoor kiest uw gegevens niet te verstrekken, kan OTIS u niet voor een functie overwegen. OTIS vraagt alleen om informatie die nodig is om te beoordelen of u in aanmerking komt voor een functie waarop u kunt solliciteren, om uw identiteit te controleren wanneer u zich aanmeldt bij onze online sollicitatiesystemen en om te voldoen aan de eisen van toepasselijke wetgeving.

OTIS kan u vragen om uw sollicitatie te overwegen voor een andere functie dan waarop u hebt gesolliciteerd. Voordat OTIS uw persoonlijke gegevens voor een andere functie in overweging neemt, vragen we om toestemming, ofwel door u te vragen te solliciteren op de functie of door contact met u op te nemen om toestemming te vragen. In de VS moet u over het algemeen eerst op een functie solliciteren voordat we u voor die functie kunnen overwegen.

Hoe gebruikt OTIS cookies of andere volgtechnologieën?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die worden verzonden naar computers van gebruikers en daarop worden opgeslagen en waarmee websites terugkerende gebruikers kunnen herkennen, de toegang van gebruikers tot websites mogelijk wordt gemaakt en websites in staat worden gesteld om verzamelde gegevens te compileren waardoor de inhoud kan worden verbeterd. Cookies beschadigen de computers of bestanden van gebruikers niet. Webbakens zijn transparante grafische afbeeldingen, vaak met een formaat van slechts een enkele pixel, waarmee websites de activiteit op de site kunnen volgen.

OTIS gebruikt zowel cookies als webbakens op de Careers-website en andere OTISvacaturesites om samengestelde en anonieme gebruiksgegevens te verzamelen, zodat OTIS de functionaliteit van de website kan verbeteren. OTIS kan ook cookies gebruiken om uw gebruikerservaring te verbeteren. De website kan u bijvoorbeeld toestaan om een voorkeurstaal en/of geografische locatie te selecteren, die voor toekomstige bezoeken worden opgeslagen.

Deze vacaturesites maken ook gebruik van cookies van de dienstverleners van OTIS. Deze cookies bevatten een sessie-ID om uw activiteit tijdens een sessie te beheren. Onze dienstverleners gebruiken ook cookies om te bepalen of u vanaf een externe website naar deze website bent genavigeerd. Daarmee kan de effectiviteit van externe vacatureplaatsingen worden bijgehouden.

Als u niet wilt dat cookies toegankelijk zijn voor deze website of enige andere OTISwebsite, moet u de instellingen in uw browser aanpassen om het gebruik van cookies te weigeren of uit te schakelen. OTIS is niet verantwoordelijk voor de instellingen van uw browser.

Wat moet u weten over de koppelingen van derden die op deze website kunnen verschijnen?

In sommige gevallen kan OTIS koppelingen aanbieden naar websites waar OTIS geen zeggenschap over heeft. OTIS heeft echter geen controle over dergelijke websites van derden en kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor de inhoud of de praktijken met betrekking tot de privacy van andere websites. Als u op een baan bij OTIS solliciteert via een externe site, zijn de voorwaarden van de privacyverklaring van die site ook van toepassing.

Welke aanvullende informatie moeten specifieke gebruikers weten?

Gebruikers in Californië: Krachtens de California Consumer Protection Act (CCPA), hebben Californische ingezetenen aanvullende rechten, waaronder de rechten die vallen onder California Civil Code 1798.110, 1798.115, and 1798.125, zoals het recht van openbaarmaking en het recht niet te worden gediscrimineerd omwille van de uitoefening van deze rechten. Verzoeken om informatie over hoe Otis persoonsgegevens beheerst kunnen worden ingediend door ons te bellen via 833-833-3001 of door een e-mail te sturen naar privacy@otis.com.

Otis verkoopt geen persoonlijke gegevens.

Krachtens de “Shine the Light”-wet van Californië kunnen inwoners van Californië jaarlijks informatie opvragen en verkrijgen over de wijze waarop Otis hun persoonsgegevens overdraagt naar andere bedrijven voor zijn eigen directe marketinggebruik gedurende het voorgaande kalenderjaar. Wij merken op dat Otis geen persoonsgegevens deelt met andere bedrijven voor eigen direct marketinggebruik.

Inwoners van Californië kunnen jaarlijks informatie opvragen en verkrijgen die OTIS gedurende het voorgaande kalenderjaar voor haar eigen direct marketinggebruik met andere bedrijven heeft gedeeld (zoals gedefinieerd door de Californische Shine the Light-wet). Omdat OTIS persoonlijke gegevens van sollicitanten niet deelt met derden voor hun direct marketingdoeleinden, is deze wet niet van toepassing op persoonlijke informatie die is verzameld van sollicitanten.

Gebruikers uit de EU en andere landen met wetgeving inzake gegevensprivacy: U hebt het recht om een klacht in te dienen bij uw nationale of regionale gegevensbeschermingsautoriteit, die ook bekend kan zijn als toezichthoudende autoriteit. U hebt ook het recht om: (i) toegang tot en correctie of verwijdering van uw persoonlijke gegevens te vragen; (ii) te verzoeken om beperkingen; of (iii) bezwaar te maken tegen de verwerking van bepaalde persoonlijke gegevens en om te verzoeken om gegevensportabiliteit onder bepaalde omstandigheden. Als u contact wilt opnemen met OTIS over een verzoek tot toegang tot of correctie of verwijdering van gegevens, als u bezwaar wilt maken of als u om beperking of portabiliteit van gegevens wilt verzoeken, kunt u de contactmethoden gebruiken die aan het einde van deze Privacyverklaring worden vermeld.

Gebruikers uit de VS: OTIS verzamelt burgerservicenummers wanneer dit wettelijk vereist is, bijvoorbeeld voor belastingdoeleinden en loonadministratie voor haar werknemers. Wanneer OTIS burgerservicenummers verzamelt en/of gebruikt, zal het de benodigde zorgvuldigheid in acht nemen door de vertrouwelijkheid te beschermen, de toegang te beperken op ‘need-to-know’-basis en passende technische voorzorgsmaatregelen en bewaarplannen te implementeren.

Hoe kunt u uw persoonlijke gegevens corrigeren of wijzigen?

Om uw gegevens op een van de online sollicitatiesystemen van OTIS te wijzigen, kunt u inloggen op uw profiel en de benodigde gegevens corrigeren of verwijderen. Als u op een andere manier (bijvoorbeeld via e-mail) op een baan hebt gesolliciteerd, neemt u contact op met uw lokale contactpersoon voor werving. Om problemen met de Careerswebsite te melden of om vragen of zorgen te stellen, e-mail careers@Otis.com.

Hoe kunt u contact opnemen met OTIS?

Als u opmerkingen of vragen heeft of als er andere dingen zijn die we kunnen doen om de waarde van de door OTIS aangeboden websites of systemen te maximaliseren, kunt u e-mailen naar careers@Otis.com. Als u vragen hebt over het de privacypraktijken van OTIS, kunt u een e-mail privacy@otis.com of bellen 833-833-3001.

Laatste update: januari 2020