Verfahrensordnung zum Beschwerdeverfahren
gemäß § 8 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

Die OTIS GmbH & Co. OHG (einschließlich der verbundenen Unternehmen in Deutschland, nachfolgend zusammen „OTIS“ genannt) versteht sich als ein Unternehmen, das stets mit allen Beteiligten einen partnerschaftlichen und fairen Umgang pflegt. Gegenüber Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern handelt OTIS gleichermaßen respektvoll. OTIS übernimmt Verantwortung für die Achtung und Stärkung international anerkannter Menschenrechte innerhalb der eigenen Geschäftsabläufe und durch ein angemessenes Management der Lieferketten. OTIS setzt alle Anforderungen des LkSG zur Erfüllung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten um. Ein wesentliches Kernelement dieser Sorgfaltspflichten ist die Einrichtung eines wirksamen Beschwerdeverfahrens, über das Hinweise auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verletzungen abgegeben werden können.

1. Zweck und Anwendungsbereich

Diese Verfahrensordnung bezweckt die transparente Darstellung der wesentlichen Merkmale des unternehmenseigenen Beschwerdeverfahrens im Sinne des § 8 Abs. 2 LkSG. Das Beschwerdeverfahren soll es Personen ermöglichen, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Sorgfaltspflichten nach dem LkSG hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln von OTIS im eigenen Geschäftsbereich oder durch das Handeln eines Zulieferers entstanden sein können.

Der Adressatenkreis umfasst:

  • Externe, z.B. Mitarbeitende externer Dienstleister
  • Geschäftspartner, z.B. Lieferanten oder Kunden
  • interne Hinweisgeber
  • sonstige Dritte

2. Ablauf eines Beschwerdeverfahrens

Es stehen folgende Meldekanäle zur Verfügung:

  • Telefon: +49-800-2255288 mit dem Zugangscode 883 883 3001
  • im Internet unter der Adresse http://otis.webline.ethicspoint.com/. Hier besteht über ein Ticketsystem auch die Möglichkeit, eine Meldung anonym abzusetzen und anonym zu kommunizieren.
  • per E-Mail an das zentrale Postfach: ethics@otis.com.
  • per Briefpost an die folgende Adresse: OTIS Global Ethics & Compliance, One Carrier Place, Farmington, Connecticut, 06034 U.S.A.

Nachdem ein Hinweis eingegangen ist, erhält der Hinweisgeber eine Bestätigung (sofern es sich nicht um eine anonyme Meldung handelt). Diese Eingangsbestätigung erfolgt innerhalb von einer Woche. Jede Beschwerde wird sorgfältig und so objektiv wie möglich geprüft um festzustellen, ob der gemeldete Sachverhalt ein menschenrechtliches oder umweltbezogenes Risiko oder eine Verletzung von menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflichten darstellt, ob also der Anwendungsbereich des LkSG eröffnet ist.

Nachdem alle Ergebnisse der internen Untersuchung abgeschlossen sind, wird entschieden, ob ein Verstoß vorliegt und ggf. Abhilfemaßnahmen zu ergreifen sind. Die Klärung des Sachverhalts erfolgt grundsätzlich innerhalb von drei Monaten ab Zugang der Eingangsbestätigung.

3. Geheimhaltung und Nachteilschutz

OTIS hat sich zu einem umfassenden Schutz der Vertraulichkeit und zum Nachteilschutz eines jeden Hinweisgebers verpflichtet – dies ist ein wichtiger Bestandteil des Beschwerdeverfahrens. OTIS schützt die Anonymität von Hinweisgebern während des gesamten Beschwerdeprozesses, sofern der Hinweisgeber anonym bleiben möchte.

Hinweisgeber, die möglichen Verstöße gegen das LkSG melden und Hinweise auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Sorgfaltspflichten nach bestem Wissen und in gutem Glauben geben, haben keine für sie nachteiligen Maßnahmen als Folge einer Beschwerde zu befürchten. Bei einem offensichtlichen Missbrauch des von OTIS eingerichteten Beschwerdeverfahrens behält sich OTIS rechtliche Schritte oder disziplinarische Maßnahmen gegen Hinweisgeber vor. Andererseits schützt OTIS auch die Rechte einer beschuldigten Person – es gilt die rechtsstaatliche Unschuldsvermutung so lange, bis das Gegenteil erwiesen ist.

4. Überprüfung und Verbesserung

OTIS wird turnusmäßige sowie anlassbezogene Überprüfungen und etwa erforderliche Verbesserungen des Beschwerdeverfahrens durchführen.