U ovoj Obavijesti o zaštiti privatnosti („Obavijest”) opisan je način na koji tvrtka Otis Elevator Company (OTIS) može prikupljati, obrađivati, prenositi, dijeliti i zadržati osobne podatke o zaposlenicima. OTIS je predan sigurnosti i zaštiti osobnih podataka svih svojih zaposlenika.

Ova se obavijest može po potrebi povremeno mijenjati kako bi se odrazile sve promjene u praksama i pravilima tvrtke OTIS koje se odnose na način upravljanja vašim osobnim podacima. Ako napravimo izmjenu ove Obavijesti, ažurirat ćemo ovo web-mjesto novom obavijesti i naglasit ćemo da je izvršena promjena. Ova se obavijest odnosi na zaposlenike tvrtke OTIS u cijelom svijetu pa se neke prakse opisane u ovoj Obavijesti možda ne odnose na vas. Ovu obavijest možemo nadopuniti lokalnom obavijesti ako je to zakonska obveza ili kako bi se odrazila lokalna ili regionalna praksa.

Koje osobne podatke zaposlenika tvrtka OTIS može prikupljati?

OTIS može pribaviti vaše osobne podatke izravno od vas ili neizravno, od prethodnih poslodavaca, agencija za zapošljavanje, reference koje ste sami dostavili, iz izvora javnih evidencija i ostalih trećih strana. Osobni podaci koje OTIS prikuplja podliježu zahtjevima lokalnog zakona i mjerodavnim ugovorima o zastupanju zaposlenika.

Budući da se popis u nastavku odnosi na cijelu tvrtku OTIS, ovdje mogu postojati dijelovi podataka koji se ne odnose na vašu specifičnu situaciju. U slučaju bilo kakvih pitanja obratite se svojem predstavniku ljudskih resursa.

• Ime, uključujući osobno ime, prezime, srednje ime i bilo kakav nastavak (primjerice stariji ili mlađi)
• Identifikacijski brojevi (u cijelosti ili djelomično), poput identifikacijskog broja zaposlenika, poreznog identifikacijskog broja, broja socijalne zaštite/osiguranja ili drugog identifikacijskog broja ili kartice koje su izdali državni organi, kao što su nacionalna osobna iskaznica, vozačka dozvola, viza, putovnica ili drugi dokumenti koji je izdao neki državni organ
• Podaci za kontakt na poslu uključujući telefonske brojeve, broj telefaksa, adresu e-pošte, broj dojavnika, poštansku adresu i mjesto rada
• Privatni podaci za kontakt uključujući kućnu adresu, kućne telefonske brojeve, osobne brojeve mobitela, i osobnu adresu e-pošte
• Osnovni identifikacijski podaci, kao što su datum rođenja i spol
• Radno iskustvo, obrazovanje i povijest zaposlenja, poznavanje jezika, druge kategorije vještina, dozvole, certifikati, priznanja, članstva i sudjelovanja u strukovnim udrugama ili profesionalnim ustanovama te ovlaštenja za obavljanje određenog posla
• Podaci o vašem poslu uključujući naziv, odjel, poslovnu funkciju, vrstu posla, klasifikaciju/stupanj posla, ugovor o zaposlenju i središte rashoda
• Podaci o poslodavcu uključujući naziv tvrtke, mjesto gdje se tvrtka nalazi i državu u kojoj je osnovana
• Podaci o organizacijskom grafikonu, poput vašeg položaja u tvrtki, vaše razine, identifikacije vašeg nadzornika, pomoćnika i/ili izravno podređenih
• Podaci potrebni za značke, kao što su fotografija i ovlaštenje koje imate za pristup određenim lokacijama
• Fotografije snimljene tijekom događanja u tvrtki i dijeljene na društvenim mrežama interno, a u nekim slučajevima i eksterno (bit ćete upoznati s činjenicom da se na tim događajima snimaju fotografije, što će vam biti jasno izloženo, a imat ćete prigodu odustati) – u slučaju da se vaša fotografija treba dijeliti u marketinškim materijalima izvan društvenih mreža, bit ćete obaviješteni i imat ćete prigodu to odbiti.
• Podaci o naknadama i davanjima, uključujući identifikacijske podatke vaših korisnika davanja i uzdržavanih članova (kao što su ime, datum rođenja, spol, državni identifikacijski brojevi, adresa i drugi podaci koji se mogu zahtijevati) i informacije u vezi s posebnim programima pogodnosti
• Podaci o obuci, izobrazbi i usavršavanju
• Podaci o učinku
• Podaci o planiranju nasljednika
• Podaci koji se tiču vašeg potencijala i težnje za razmatranjem vaših sljedećih koraka u organizaciji
• Računalni, mrežni i komunikacijski podaci i zapisnici tvrtke OTIS koji se odnose na uporabu telefonskih brojeva, računala, elektroničke komunikacije tvrtke (poput e-pošte i elektroničkih kalendara) i druge informacijske i komunikacijske tehnologije, uključujući, ali ne ograničavajući se na identifikaciju korisničkog imena/prijave, lozinke, odgovore na sigurnosna pitanja i druge informacije potrebne za pristup aplikacijama, mrežama, sustavima i uslugama tvrtke OTIS kao i informacijama koje pohranjujete, šaljete, predajete ili primate putem mreža i sustava tvrtke OTIS
• Pristup podacima koji pokazuju kada ste došli na radno mjesto i kada ste ga napustili
• Podaci o prikupljanju i raspodjeli vremena
• Radni zadaci i proizvodi rada koji se mogu povezati s vama, kao što su, ali ne ograničavajući se na dokumente i datoteke u kojima ste identificirani kao autor i zadatke koji su vam dodijeljeni
• Podaci o posjetiteljima uključujući vrijeme, datum i mjesto posjeta, podaci o vozilu u svrhe parkiranja i podaci nužni za održavanje zapisnika o posjetiteljima i njihovu provjeru
• Podaci o registraciji za događaj, kao što su želja za sudjelovanjem u nekom događaju, određene teme kojima dajete prednost, hrana koju više volite, aranžmani za putovanja i sudjelovanje
• Podaci o vašim radnim preferencijama, kao što su preferencije putovanja (sjedalo, zrakoplovna tvrtka, učestalo informiranje od strane pilota, pušači/nepušači) i preferencije lokacije (uključujući vašu mobilnost zbog mogućnosti zaposlenja)
• Podaci koje ćete dragovoljno uključiti u profil u elektroničkim sustavima, uključujući, ali ne ograničavajući se na nadimak, fotografiju i interese
• Podaci za kontakt u slučaju nužde, koji mogu sadržavati podatke o nezaposlenima, kao što su članovi obitelji ili prijatelji koje odaberete kao svoj kontakt u slučaju nužde
• Ostali podaci potrebni za podršku aplikacijama za ljudske resurse, obradu plaća, upravljanje putovanjem i troškovima uključujući, ali ne ograničavajući se na podatke o bankovnim računima i kreditnim karticama
• Podaci o lokaciji, kao što su službena vozila, aplikacije, prijenosna računala, telefoni i dizala kupaca koje ste posjetili ili druge uređaje koji imaju ili kojima trebaju globalni podaci o pozicioniranju (također se nazivaju praćenje lokacije)

Ovisno o lokalnim zahtjevima i zakonima OTIS može prikupljati i sljedeće podatke:

• Podatke o putovnici, mjestu rođenja, državljanstvima (bivša i sadašnja) i status prebivališta
• Provjere potrebne za ukrcaj, kao što su provjere sluha, medicinski pregledi, provjera lijekova i/ili podaci o provjeri osnovnih podataka
• Podaci o zdravlju i ozljedama, kao što su invalidnost, bolovanje, rodiljni dopust i drugi podaci koji mogu biti potrebni za upravljanje ljudskim resursima te okolišnim, zdravstvenim i sigurnosnim zahtjevima
• Podaci o vojnoj službi
• Fotografije, zvučni i videozapis ili biometrijski podaci (npr. otisci prstiju, sken šarenice ili prepoznavanje glasa)
• Podaci koji su potrebni za provjeru sigurnosti ili propisi o usklađenosti s međunarodnom trgovinom radi omogućivanja pristupa određenim tehnologijama ili drugim podacima vezanim uz vaš posao, uključujući povijest putovanja, osobne i/ili profesionalne kontakte i druge podatke koji se mogu zatražiti za provjeru značajnih kontakata
• Podaci o obiteljskom stanju i članovima, kao što su bračno stanje, ime roditelja, djevojačko prezime i podaci o uzdržavanim članovima obitelji
• Ostali podaci, u mjeri u kojoj to zahtijeva lokalno zakonodavstvo, kao što su podaci o rasi, vjeroispovijesti te pripadnosti političkoj stranci ili sindikatu

U državama koje nameću posebnu zaštitu osjetljivih osobnih podataka OTIS će vaše osjetljive osobne podatke propisane zakonom samo prikupljati, obrađivati ili prenositi trećoj strani koja pomaže tvrtki OTIS u izvršenju njezinih obveza (poput obračuna plaća ili u svrhu osiguranja), u okolnostima kada davanje podataka nije obvezno, tražit ćemo vaš pristanak.

U koje svrhe tvrtka OTIS može prikupljati vaše osobne podatke?

• Upravljanje vašim zaposlenjem, uključujući sljedeće:
  • Naknade i davanja, uključujući uspostavu i vođenje planova davanja
  • Vođenje obračuna plaća, kao što su odbitci i doprinosi
  • Razvoj karijere, povratne informacije o učinku i napredak
  • Nagrade i priznanja
  • Prikupljanje i dodjela vremena
  • Naknada putnih i ostalih troškova, uključujući upravljanje putovanjima i kreditnim karticama
  • Obuka
  • Preseljenja, dodjela zadataka, podrška zaposlenicima u inozemstvu, vize, dozvole i ostala ovlaštenja prava na rad
  • Prijava poreza i obustave
  • Održavanje biografija i životopisa zaposlenika i rukovoditelja te sličnih podataka
  • Sustavi e-pošte i organizacijski grafikoni
  • Prema potrebi, izvješćivanje regulatornih tijela, uključujući bez ograničenja, regulatorna tijela zdravstva i zaštite te porezne vlasti
  • Aktivnosti uključenosti zaposlenika
• Kadroviranje i planiranje nasljednika
• Obavljanje redovitih poslovnih aktivnosti, uključujući bez ograničenja:
  • bilježenje vaših odobrenja i potpisa na korporativnim dokumentima, uključujući ugovore, nagodbe, narudžbenice, izvješća i dopise
  • sudjelovanje u istraživanjima, uključujući dizajn i razvoj proizvoda, usluga i tehnologija
  • analiziranje troškova i izdataka, uključujući bez ograničenja podatke o plaćama, putovanjima i troškovima
  • razmjena podataka s kupcima i poslovnim partnerima
  • provođenje analize tržišta
  • dijeljenje promidžbenih prodajnih alata (uključujući prezentacije kupcima koje mogu sadržavati takve stvari kao što su organizacijske mape koje sadrže fotografije, položaj i kontaktne podatke koji mogu biti relevantni)
• Odgovor na situacije koje uključuju rizik za zdravlje ili sigurnost, uključujući hitne slučajeve (to može podrazumijevati podatke prikupljene s prijenosnih uređaja koji provjeravaju zdravstveno stanje samih radnika i mogu uključivati bilježenje incidenata i bliskih opasnosti koje su doživjeli određeni zaposlenici te izvješćivanje uprave u cilju provedbe korektivnih radnji)
• Komunikacija sa zaposlenicima, uključujući na intranetu
• Provedba anketa o sudjelovanju zaposlenika i dobrotvornih kampanja
• Upravljanje radnim i zaposleničkim odnosima, uključujući žalbene postupke
• Planiranje i pružanje zdravstvenih i sigurnosnih programa i usluga, uključujući testiranje na droge, obradu naknade radnicima i slične programe u vezi sa zdravljem i sigurnošću
• Izvješćivanje i statističke analize, uključujući broj zaposlenika u cijelom svijetu, demografske podatke i izvješćivanje u skladu s mjerodavnim zakonima kao što su provjere prava na rad, radna okolina, izvješćivanje o zdravlju i sigurnosti te upravljanju
• Upravljanje fizičkom zaštitom, uključujući
  • Kontrole pristupa i sigurnost
  • Pristup postrojenju i sigurnost postrojenja
  • Pripremljenost za nezgode velikih razmjera
• Upravljanje i osiguranje Sustava informacijske tehnologije („IT”), poput računalnih mreža, e-pošte, pristupa Internetu, Planiranja resursa poduzeća („ERP”) i tijekova rada, uključujući
  • Kontrole i sigurnost pristupa računalu i ostalim sustavima
  • Pristup internetu, intranetu, e-pošti, društvenim mrežama i ostalim elektroničkim sustavima
  • Skeniranje i analiza virusa, upada i internih prijetnji
  • Stvaranje i analiza zapisa za potrebe sigurnosti i službe pomoći
  • Pružanje podrške službe pomoći i radnje na održavanju sustava
  • Sigurnosno kopiranje i oporavka podataka te pružanje usluga oporavka od nezgoda velikih razmjera
• Nadgledanje praćenja lokacije, trajanja i ostalih telekomunikacijsko-informacijskih podataka o određenim sredstvima tvrtke OTIS i određenim aplikacijama za upravljanje pruženim uslugama, sigurnošću, zaštitom i učinkovitošću
• Osiguravanje usklađenosti s uvozom, izvozom i ostalim kontrolama međunarodne trgovine, uključujući upravljanje registracijama i ovlaštenjima, određivanje pristupa kontroliranim tehnologijama i/ili robi te provjere država i stranaka pod sankcijama ili ograničenjima
• Odgovaranje na pitanja ili nedoumice
• Inspekcije i pregledi usklađenosti radi osiguranja sukladnosti s mjerodavnim pravilima, propisima i zakonima
• Procjena i izvješćivanje o sukobima interesa
• Provođenje i upravljanje unutarnjim i vanjskim istragama uključujući preglede pravne, globalne etičke i međunarodne trgovinske usklađenosti i sva povezana otkrivanja podataka upravnim tijelima
• Tužbeni zahtjevi i zahtjevi obrane u parnici, arbitraža, upravni i regulacijski postupci uključujući, ali ne ograničavajući se na aktivnosti prije spora, prikupljanje dokaza, otkrivanje, čuvanje u svrhe spora i postignuća e-otkrivanja
• Odgovor organima za provođenje zakona i drugim zahtjevima upravnih tijela
• Zaštita prava intelektualnog vlasništva uključujući, ali ne ograničavajući se na prijave patenata
• Poslovno planiranje, uključujući planiranje i provedbu aktivnosti restrukturiranja, spajanja, preuzimanja i prodaje podružnica
• Omogućivanje upravljanja investicijama za zaposlenike koji možda imaju prava na dionice tvrtke OTIS
• Kako se traži ili je izričito odobreno mjerodavnim zakonom ili uredbom

S kime OTIS dijeli osobne podatke koje prikuplja?

Interni pristup osobnim podacima zaposlenika dodjeljuje se prema potrebi. Primjerice, stručnjaci za ljudske resurse i obračun plaće unutar tvrtke diljem svijeta imaju pristup osobnim podacima koji su u vezi s njihovim djelokrugom rada. Ograničen broj osoba zaduženih za programe ljudskih resursa diljem svijet ima pristup svim osobnim podacima u određenim IT sustavima tvrtke OTIS. Rukovoditelji i nadzornici imaju pristup podacima o svojim zaposlenicima koji su povezani s poslom.

Osobne podatke upotrebljavaju i međusobno dijele operativne tvrtke, podružnice, odjeli ili grupe tvrtke OTIS diljem svijeta u prethodno navedene svrhe. Također možemo dijeliti podatke o vašem poslovnom kontaktu s klijentima, potencijalnim klijentima, dobavljačima i poslovnim partnerima radi pružanja podrške redovitom poslovanju. Kad OTIS prenosi vaše osobne podatke između svojih poslovnih jedinica, čini to u skladu s mjerodavnim pravom i korporativnim priručnikom o pravilima privatnosti tvrtke OTIS.

Osim toga,OTIS može,prema potrebi, omogućiti pristup ili dijeliti osobne podatke s trećim stranama kao što su pouzdani davatelji usluga, konzultanti i kooperanti kojima se daje pristup postrojenjima ili sustavima tvrtke OTIS, kao i s tijelima državne uprave i ostalima kada je to u skladu sa zakonom. Vaše osobne podatke OTIS će dijeliti izvan tvrtki grupe OTIS samo kako bi:

• ih omogućio davateljima usluga koje je tvrtka OTIS angažirala da u naše ime obavljaju usluge. U tim će slučajevima OTIS dijeliti podatke s davateljima usluga samo u prethodno navedene svrhe
• ispunio zakonske obveze uključujući, ali ne ograničavajući se na usklađenost s poreznim i regulatornim obvezama, podijelio podatke sa sindikatima i radničkim vijećima te udovoljio sudskim postupcima ili zakonitom pravnom zahtjevu pravosudnih vlasti ili drugih regulatornih upravnih tijela
• se istražile navodne ili stvarne protuzakonite radnje
• se spriječile štete ili financijski gubitak
• se pružila potpora prodaji ili prijenosu čitavog ili dijela našeg poslovanja ili imovine (uključujući u stečajnom postupku)

Gdje OTIS pohranjuje vaše osobne podatke?

OTIS je globalna tvrtka koja ima puno pravnih osoba koje posluju u oko 200 država i teritorija. Kao takvi, možemo imati razlog za prijenos vaših podataka iz jednog pravnog subjekta u drugi ili iz jedne države u drugu kako bismo ostvarili prethodno navedene svrhe. Vaše osobne podatke prenosimo u skladu s uvjetima propisanim mjerodavnim zakonom i samo u mjeri nužnoj za prethodno navedene svrhe.

OTIS se oslanja na dostupne pravne mehanizme za omogućivanje zakonitog prijenosa osobnih podataka preko državnih granica. U mjeri u kojoj se OTIS oslanja na standardne ugovorne odredbe (poznate i kao ogledne odredbe), OTIS će se pridržavati tih uvjeta, što obuhvaća slučaj proturječja između tih uvjeta i ove Obavijesti.

Kakve mogućnosti izbora imate u vezi s načinom na koji OTIS upotrebljava vaše osobne podatke?

Vaši su osobni podaci ključni za upravljanje ljudskim resursima tvrtke OTIS diljem svijeta. Zbog toga, osim ako je to protivno lokalnim zakonima, kolektivnim ugovorima ili ograničenjima radničkog vijeća na koje pristane OTIS, prikupljanje i uporaba vaših osobnih podataka na način opisan u ovoj obavijesti općenito je potrebna za vaše zaposlenje. Vaši osobni podaci potrebni su za isplatu plaće, upravljanje zaposlenjem i udovoljavanje zakonskim obvezama, kao što su porezni zakoni i propisi o usklađenosti.

Ovisno o mjestu u kojem radite, lokalnim zakonima može biti propisano da u određenim okolnostima trebate dati izričit pristanak za prikupljanje, uporabu i/ili otkrivanje svojih osobnih podataka. OTIS će prema potrebi od vas zatražiti taj pristanak na primjeren i dopušten način.

Koliko dugo OTIS zadržava osobne podatke?

Vaše osobne kadrovske podatke OTIS zadržava za vrijeme trajanja vašeg zaposlenja i u dodatnom trajanju u skladu s mjerodavnim zakonima ili propisima, sudskim, upravnim ili arbitražnim postupcima ili zahtjevima inspekcija. Za podrobnije informacije o zadržavanju vaših kadrovskih osobnih podataka obratite se lokalnom predstavniku ljudskih resursa.

OTIS može zadržati podatke potrebne u poslovne i pravne svrhe, kao što su, ali ne ograničavajući se na njih, sljedeći podaci: (a) potrebni za zakonite poslovne svrhe, na primjer, radne datoteke ili poslovne zapise koji se odnose na klijente, proizvode, usluge, tehnologije, poslovne partnere i druge aktivnosti vezane uz posao koji mogu slučajno sadržavati vaše podatke, (b) koje ste spremili u zajednička područja pohrane, ovisno o mjerodavnim rokovima zadržavanja, (c) koji su predmet aktivne pravne istrage, sudskog ili upravnog postupka, revizije ili drugog zakonom propisanog zahtjeva i (d) koje OTIS mora zadržati ugovorne, zakonske, regulatorne ili revizijske obveze.

Koje dodatne podatke moraju znati određeni zaposlenici?

Zaposlenici iz EU-a i drugih država koje imaju zakone o zaštiti privatnosti: Imate pravo zatražiti pristup svojim osobnim podacima te ispravak ili brisanje istih, tražiti zabranu ili usprotiviti se obradi određenih osobnih podataka te pod određenim okolnostima zatražiti prijenos podataka. Tvrtki OTIS možete se obratiti sa zahtjevom za pristup podacima, njihovo ispravljanje, brisanje, protivljenje obradi podataka te traženje zabrane ili prijenosa podataka putem načina za kontakt navedenih pri kraju ove Obavijesti. Imate pravo podnijeti i pritužbu državnom ili saveznom tijelu za zaštitu podataka koje je poznato i pod nazivom nadzorno tijelo. Možda će vam biti dostavljen i dodatak koji sadrži kontakt podatke vašeg nacionalnog ili lokalnog regulatornog upravnog tijela. Ako vam je potrebna pomoć kako biste identificirali tijelo za zaštitu podataka, obratite se stručnjaku za zaštitu privatnosti ili službeniku za zaštitu podataka ili nam jednostavno pošaljite e-poštu na web-adresu privacy@otis.com.

Zaposlenici iz SAD-a uključujući državu Connecticut: OTIS prikuplja osobne identifikacijske brojeve kad je to zakonska obveza, kao što je u svrhu obračuna poreza i plaća. Pri prikupljanju ili uporabi osobnih identifikacijskih brojeva OTIS će poduzeti potrebne mjere tako što će zaštititi povjerljivost, ograničiti prikupljanje, osigurati pristup podacima samo osobama kojima su ti podaci nužni te uvesti odgovarajuće tehničke zaštitne mjere i osigurati pravilno odlaganje.

Zaposlenici koji daju podatke o članovima obitelji i ostalima: Za podatke o kontaktima u slučaju nužde, za osiguravanje uzdržavanim članovima dostupnih pogodnosti i za identifikaciju korisnika pogodnosti, možete odabrati da ćete tvrtki OTIS osigurati podatke o članovima obitelji i ostalim osobama povezanim s vama. Prije nego što te podatke dostavite tvrtki OTIS, morate osigurati da imate zakonske ovlasti za to. U mjeri u kojoj dajete podatke kao zakonski zastupnik maloljetne djece, vaš odabir davanja podataka predstavlja suglasnost da OTIS može prikupljati, obrađivati i prenositi podatke u svrhe za koje su dostavljeni i na način naveden u ovoj Obavijesti.

Kako svojim osobnim podacima možete pristupiti, ispraviti ih, promijeniti te zatražiti brisanje ili kopiranje svojih osobnih podataka?

Veliki broj osoba ima izravni pristup većini svojih osobnih podataka pohranjenih na različitim sustavima za ljudske resurse tvrtke OTIS i mogu pristupiti, ispraviti, izmijeniti, izbrisati ili kopirati osobne podatke putem tog izravnog pristupa. OTIS također na zahtjev može osobama omogućiti razuman pristup osobnim podacima koji su inače nedostupni. Osobe koje nemaju izravan pristup ili koje traže dodatni pristup trebale bi se obratiti lokalnom predstavniku za ljudske resurse. Za zahtjeve koji se odnose na vaše osobne podatke izvan podataka ljudskih resursa obratite se lokalnom službeniku za etiku i usklađenost, službeniku za zaštitu podataka ili stručnjaku za zaštitu privatnosti (dodatne pojedinosti pogledajte u nastavku).

Kako se možete obratiti tvrtki OTIS?

Ako imate pitanje ili primjedbu o svojim osobnim podacima ili želite dodatne informacije o tome koji subjekti tvrtke OTIS nadziru vaše osobne podatke, obratite se lokalnom predstavniku za ljudske resurse, lokalnoj vezi za etiku i usklađenost te stručnjaku za zaštitu privatnosti ili službeniku za zaštitu podataka. Ako niste sigurni s kime treba razgovarati kada je u pitanju vaš posao – uvijek nam se možete obratiti telefonom na broj 833-833-3001 ili na adresu e-pošte privacy@otis.com.

Posljednji put ažurirano: 24. siječnja 2020.

Uključujući njegove poslovne segmente, jedinice i odjele i sva ostala operativna tijela neovisno o lokaciji – uključujući kontrolirana društva za zajednička ulaganja, partnerstva i ostale poslovne dogovore u kojima Otis Elevator Company ima većinski udio ili stvarni nadzor nad poslovanjem (pod zajedničkim nazivom „OTIS” ili „mi”)