OZNÁMENÍ O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ ZAMĚSTNANCŮ SPOLEČNOSTI OTIS

 

V tomto oznámení o ochraně osobních údajů (dále jen „oznámení“) je uvedeno, jak může společnost Otis Elevator Company (OTIS) shromažďovat, zpracovávat, přenášet, sdílet a uchovávat osobní údaje zaměstnanců. Společnost OTIS se zavázala zabezpečit a chránit osobní údaje všech svých zaměstnanců.

Toto oznámení může být příležitostně dle potřeby upraveno, aby odpovídalo případným změnám postupů a zásad společnosti OTIS ohledně správy vašich osobních údajů. Změníme-li toto oznámení, doplníme na tento web jeho novou verzi a zdůrazníme, že byla provedena změna. Toto oznámení se vztahuje obecně na všechny zaměstnance společnosti OTIS po celém světě, a proto se vás některé postupy v něm uvedené nemusí týkat. Toto oznámení můžeme doplnit místním oznámením, pokud je to vyžadováno zákonem nebo je to zapotřebí pro vysvětlení místních či regionálních postupů.

Jaké osobní údaje zaměstnanců může společnost OTIS shromažďovat?

Společnost OTIS může vaše osobní údaje získat přímo od vás, nebo nepřímo, například od předešlých zaměstnavatelů, personálních agentur, vámi poskytnutých referencí, ze zdrojů veřejných záznamů a od jiných třetích stran. Na osobní údaje shromažďované společností OTIS se vztahují požadavky místní legislativy a příslušné dohody se zástupci zaměstnanců.

Protože níže uvedený seznam je určen všem zaměstnancům společnosti OTIS, mohou v něm být obsaženy prvky týkající se údajů, které se nevztahují na vaši konkrétní situaci. Máte-li jakékoli otázky,kontaktujte prosím svého místního zástupce pro oblast lidských zdrojů.

  • křestní jméno, příjmení, prostřední jméno a případné rozlišení (junior nebo senior),
  • identifikační čísla (uvedená celá nebo zčásti), například identifikační číslo zaměstnance, DIČ, číslo sociálního zabezpečení / pojištění, případně jiné státními úřady vydané identifikační číslo či doklad totožnosti, například občanský průkaz, řidičský průkaz, vízum, cestovní pas či jiný státními úřady vydaný dokument,
  • pracovní kontaktní údaje, jako jsou telefonní čísla, faxové číslo, e-mailová adresa, číslo pageru, poštovní adresa a místo výkonu práce,
  • domovské kontaktní údaje, jako je adresa bydliště, telefonní čísla bydliště, čísla osobních mobilních telefonů a osobní e-mailové adresy,
  • základní identifikační údaje, například datum narození a pohlaví,
  • údaje o pracovních zkušenostech, vzdělání a historii pracovních pozic, jazykových znalostech, jiných kategoriích dovedností, licencích, certifikacích, oceněních, členství a aktivitách v odborech nebo profesních organizacích a o oprávněních k výkonu určité profese,
  • informace o pracovní pozici, včetně názvu pozice, oddělení, funkce, typu pracovní činnosti, pracovního zařazení / hodnosti, zaměstnanecké smlouvy a nákladového střediska,
  • informace o vašem zaměstnavateli, včetně názvu společnosti, sídla společnosti a země zápisu do obchodního rejstříku,
  • informace o organizačním grafu, například vaše pozice ve společnosti, vaše úroveň, identifikace vašeho nadřízeného, asistenta a/nebo přímých podřízených,
  • informace potřebné na jmenovky, například fotografie a vaše oprávnění pro přístup do určitých lokalit,
  • fotografie pořízené na firemních akcích a sdílené na sociálních sítích v rámci společnosti a v některých případech i mimo ni (v těchto případech bude zveřejněno, že jsou pořizovány fotografie, a bude vám to oznámeno, přičemž budete mít možnost se odhlásit) – v případě, že by vaše fotografie měla být zveřejněna v marketingových materiálech, budete na to upozorněni a budete mít možnost zveřejnění odmítnout.
  • informace o kompenzacích a benefitech, včetně identifikačních údajů o příjemcích výhod a rodinných příslušnících (mohou být vyžadovány např. jméno, datum narození, pohlaví, úřední identifikační čísla, adresa a další údaje) a dalších informací týkajících se konkrétních programů benefitů,
  • záznamy o školeních, průběžném vzdělávání a profesním rozvoji,
  • informace o kontrole výkonu,
  • informace o plánování nástupnictví,
  • informace ohledně vašeho potenciálu a ambicí pro zvážení vašeho dalšího postupu v organizaci,
  • informace o počítačích, síti a komunikaci společnosti OTIS a protokoly o používání firemních telefonů, počítačů, elektronické komunikace (jako jsou e-maily a elektronické kalendáře) a jiné informační a komunikační technologie, kromě jiného včetně uživatelského jména či přihlašovací identifikace, hesel, odpovědí na bezpečnostní otázky a dalších informací vyžadovaných k přístupu do aplikací, sítí, systémů a služeb společnosti OTIS,stejně jako informací, které ukládáte, odesíláte, sdělujete nebo přijímáte prostřednictvím sítí a systémů společnosti OTIS
  • přístupové informace udávající dobu příchodu na pracoviště a odchodu z něj,
  • informace o počtu a rozdělení odpracovaných hodin,
  • pracovní úkoly a pracovní produkty, které mohou obsahovat spojení s vámi, jako mimo jiné například dokumenty a soubory, u nichž jste označeni jako autor, a úkoly vám přidělené,
  • informace o návštěvách, včetně data, času a místa návštěvy, informací o vozidle pro účely parkování a informací nezbytných pro vedení záznamů o návštěvách a kontrol,
  • informace o registraci na akce, například že chcete navštívit určitou akci, preferovaná témata, preferovaná jídla, cestovní služby a účast,
  • informace o vašich pracovních preferencích, jako jsou například preference ohledně cestování (sedadlo, letecká linka, informace o tom, zda často využíváte letadlo, informace o tom, zda kouříte či nikoli) a preference týkající se lokality (včetně informací o vaší mobilitě v souvislosti s pracovními příležitostmi),
  • informace, které dobrovolně uvedete v profilu v rámci elektronických systémů, včetně mimo jiné přezdívky, fotografie a zájmů,
  • kontaktní informace pro nouzové situace, mezi něž mohou patřit informace o lidech, kteří nejsou zaměstnanci společnosti, například rodinní příslušníci nebo přátelé, které jste se rozhodli označit za kontaktní osoby pro nouzové situace,
  • další údaje potřebné pro aplikace lidských zdrojů, správu mzdových a cestovních podkladů a výdajů, včetně mimo jiné informací o bankovním účtu a účtu kreditní karty,
  • informace o poloze, například pro vozidla společnosti, aplikace. notebooky a telefony vydané společností a výtahy v prostorách zákazníků, které možná navštěvujete, nebo další zařízení, která využívají nebo vyžadují údaje pro globální určování polohy (známé také jako sledování polohy).

V závislosti na místních požadavcích a zákonech může společnost OTIS shromažďovat také:

  • informace o cestovním pasu, místě narození, občanstvích (minulých i stávajících) a pobytovém statusu,
  • prověřování vyžadované pro nástup do zaměstnání, například kontroly sluchu, lékařské prohlídky, testy na drogy a/nebo informace z prověrky osobních spisů,
  • informace ohledně zdraví a úrazů, například zdravotní postižení, nemocenská dovolená, mateřská dovolená a další informace, které mohou být vyžadovány pro správu lidských zdrojů a enviromentální, zdravotní a bezpečnostní požadavky,
  • informace o vojenské službě,
  • fotografie, zvukové záznamy a videa nebo biometrické údaje (např. otisky prstů, snímek duhovky nebo rozpoznávání hlasu),
  • informace, které mohou být vyžadovány pro bezpečnostní prověrku nebo pro plnění předpisů v mezinárodním obchodu, na základě nichž obdržíte povolení přístupu k určitým technologiím, případně další informace související s vaším zaměstnáním, včetně cestovních záznamů, osobních a/nebo profesních kontaktů, a další informace, které mohou být vyžadovány pro reálné prověřování kontaktů,
  • informace o stavu rodiny a jejích členů, jména vašich rodičů, příjmení za svobodna a informace ohledně vašich rodinných příslušníků,
  • další informace v rozsahu vyžadovaném místními zákony, jako například údaje o rase, vyznání nebo příslušnosti k politickým stranám či odborovým/pracovním organizacím.

V některých zemích, které na citlivé osobní údaje uplatňují zvláštní ochranná opatření, bude společnost Otis shromažďovat, zpracovávat nebo předávat pouze vaše citlivé osobní údaje vyžadované zákonem, a to třetím stranám, které pomáhají společnosti Otis (např. pro účely mezd nebo pojištění). V situacích, kdy je poskytnutí údajů dobrovolné, vás požádáme o souhlas.

K jakým účelům může společnost OTIS využívat vaše osobní údaje?

  • správa zaměstnaneckého poměru včetně
    • odměn a benefitů, včetně zavedení a správy programů benefitů,
    • správa mzdových informací, například pro účely srážek a přídavků,
    • profesní rozvoj, hodnocení výkonu a postupu,
    • odměny a uznání,
    • počet a rozdělení odpracovaných hodin,
    • proplácení cestovného a výdajů, včetně správy cestovní nebo kreditní karty,
    • školení,
    • změny působiště, pověřovací dopisy, podpora zaměstnanců pracujících v cizí zemi, víza, licence a další pracovní oprávnění,
    • daňová přiznání a srážky,
    • správa životopisů a podobných informací o zaměstnancích a vedoucích pracovnících,
    • e-mailové systémy a organizační struktury,
    • vykazování podle potřeb regulátorů, včetně mimo jiné zdravotních a bezpečnostních regulátorů a daňových úřadů,
    • činnosti v oblasti zapojení zaměstnanců,
  • nábor zaměstnanců a plánování nástupnictví,
  • provádění pravidelných provozních operací, včetně mimo jiné:
    • záznamu vašich schválení a podpisů na firemních dokumentech, včetně smluv, vyrovnání, nákupních objednávek, výkazů a korespondence,
    • zapojení do výzkumu, i pro účely navrhování a vývoje produktů, služeb a technologií,
    • analýza nákladů a výdajů, včetně mimo jiné údajů o platech, cestách a výdajích,
    • sdílení informací se zákazníky a obchodními partnery,
    • provádění analýzy trhu,
    • sdílení propagačních prodejních nástrojů (včetně prezentací pro zákazníky, které mohou podle potřeby zahrnovat například organizační grafy zaměstnanců obsahující fotografie, informace o pracovní pozici a kontaktní informace),
  • reakce na situace zahrnující zdravotní či bezpečnostní riziko, včetně nouzových situací (může obsahovat údaje shromážděné z nositelných zařízení kontrolujících pohodu osamělých zaměstnanců a mohou zahrnovat záznam incidentů a těsně odvrácených incidentů utrpěných zaměstnanci a výkazy pro vedení za účelem zavedení nápravných opatření),
  • komunikace se zaměstnance, i prostřednictvím intranetu,
  • organizace průzkumů angažovanosti zaměstnanců a dobročinných akcí,
  • řízení pracovních a zaměstnaneckých vztahů, včetně řešení stížností,
  • plánování a poskytování zdravotnických a bezpečnostních programů a služeb, včetně kontroly užívání omamných látek, zpracování odměn zaměstnanců a podobných programů zdraví a bezpečnosti,
  • výkaznictví a statistické analýzy, včetně celosvětového počtu zaměstnanců, demografických údajů a výkazů vyžadovaných příslušnými zákony, jako je kontrola pracovního oprávnění, pracovní prostředí, výkazy z oblasti zdraví a bezpečnosti a administrativa,
  • správa fyzického zabezpečení včetně
    • kontrol přístupu a bezpečnosti,
    • bezpečnosti zařízení a přístup do nich,
    • připravenosti na katastrofy,
  • správa a zajištění systémů informačních technologií („IT“), například počítačových sítí, e-mailu, internetového přístupu, systémů plánování podnikových zdrojů (Enterprise Resource Planning – ERP) a systémů workflow, včetně
    • řízení přístupu k počítačovým a dalším systémům a jejich zabezpečení,
    • přístup k internetu, intranetu, e-mailu, sociálním médiím a dalším elektronickým systémům,
    • monitorování a analýzy virů, vniknutí z vnějšku a ohrožení zvnitřku,
    • vytváření a analýzy protokolů pro účely zabezpečení a technické podpory,
    • poskytování technické podpory a činností spojených s údržbou systémů,
    • zálohování a obnovy dat a poskytování služeb obnovy v případě katastrofy,
  • dozor nad sledováním umístění, délkou využívání a dalšími telematickými údaji o určitém majetku společnosti OTIS a pro určité aplikace pro účely správy poskytovaných služeb, zabezpečení, bezpečnosti a řízení efektivity zaměstnanců,
  • zajišťování plnění předpisů upravujících dovoz a vývoz a dalších pravidel mezinárodního obchodu, včetně správy registrací a povolení, udělování přístupu k omezeným technologiím nebo komoditám a sledování zemí či stran, na něž jsou uvaleny sankce či omezení,
  • reakce na dotazy či obavy,
  • provádění auditů a prověrek plnění předpisů pro zajištění souladu s požadavky příslušných zásad, nařízení a zákonů,
  • vyhodnocení a ohlašování střetů zájmů,
  • vedení a správa interních a externích vyšetřování, včetně prověrek v právním oddělení, oddělení globální etiky a dodržování předpisů a oddělení plnění předpisů v mezinárodním obchodu, a případných povinných ohlášení státním orgánům,
  • podávání a obhajoba nároků v rámci soudních sporů, rozhodčího řízení a správního nebo regulatorního řízení, mimo jiné včetně přípravných aktivit, shromažďování důkazů, vyzvání k předložení důkazů, příkazů k uchovávání a vyzvání k předložení elektronických důkazů,
  • reakce na dotazy orgánů činných v trestním řízení a složek státní moci,
  • ochrana práv duševního vlastnictví, mimo jiné včetně patentových přihlášek,
  • obchodní plánování, včetně plánování nebo realizace restrukturalizačních činností, fúzí, akvizic a odprodejů,
  • zprostředkování správy investic pro zaměstnance, kteří mají nárok na akcie společnosti OTIS,
  • další, dle povinnosti uložené příslušnými zákony a nařízeními nebo jimi výslovně povolené.

S kým společnost OTIS shromažďované informace sdílí?

Interní přístup k osobním údajům o zaměstnancích je poskytován pouze na základě odůvodněné potřeby. Například pracovníci oddělení lidských zdrojů nebo mzdového oddělení po celém světě mají přístup k osobním údajům souvisejícím s jejich pracovními povinnostmi. Určitý omezený počet lidí má přístup ke všem osobním údajům v některých systémech IT společnosti OTIS, protože to vyžadují jejich pracovní povinnosti v rámci celosvětových programů lidských zdrojů. Manažeři a nadřízení mají přístup k pracovním údajům o svých zaměstnancích.

Osobní údaje jsou využívány a sdíleny v rámci provozních společností, poboček, divizí nebo skupin společnosti OTIS po celém světě k výše uvedeným účelům. Můžeme také sdílet vaše obchodní kontaktní údaje se zákazníky, potenciálními zákazníky, prodejci a obchodními partnery s cílem podpořit běžné provozní operace. Když společnost OTIS přenáší osobní údaje mezi svými jednotlivými subjekty, děje se tak v souladu s platnými právními předpisy a s příručkou podnikových zásad OTIS.

Kromě tohomůže společnost OTIS poskytnout přístup nebo sdílet osobní údaje na základě odůvodněné potřeby s třetími stranami, jako jsou důvěryhodní poskytovatelé služeb, poradci a externí pracovníci, kteří mají přístup do zařízení nebo systémů společnosti OTIS, a státní orgány a další subjekty, u nichž je to vyžadováno zákonem. Společnost OTIS bude vaše osobní údaje poskytovat mimo skupinu společností OTIS výhradně s cílem:

  • poskytovatelům služeb najatým společností OTIS pro zajištění příslušných služeb. V těchto případech zpřístupní společnost OTIS tyto údaje poskytovatelům služeb výhradně k výše uvedeným účelům,
  • zajistit dodržení zákonných povinností, včetně mimo jiné dodržení daňových a regulačních povinností, sdílení údajů s odbory a zaměstnaneckými radami a reakcí na soudní řízení nebo oprávněnou žádost orgánů činných v trestním řízení nebo jiných státních regulačních úřadů,
  • vyšetřování domnělé nebo prokázané nezákonné činnosti,
  • zabránění fyzické újmě nebo finanční ztrátě,
  • podpory prodeje nebo převedení všech nebo některých našich podniků či majetku (včetně případného bankrotu).

Kde společnost OTIS vaše osobní údaje uchovává?

Společnost OTIS je globální společnost s mnoha právními subjekty fungujícími ve zhruba 200 zemích a oblastech. Proto můžeme mít pro splnění výše uvedených účelů důvod vaše údaje předávat mezi právnickými osobami i mezi státy. Vaše osobní údaje budeme přenášet v souladu s příslušnými právními předpisy a pouze v rozsahu nutném pro výše uvedené účely.

Společnost OTIS spoléhá na dostupné právní mechanismy umožňující zákonné přenášení osobních údajů mezi státy. V rozsahu stanoveném standardními smluvními klauzulemi (modelové klauzule) bude společnost OTIS tyto požadavky dodržovat, a to i v případech, kde by mohlo dojít ke konfliktu mezi zmíněnými požadavky a tímto oznámením.

Jaké možnosti máte ohledně využívání vašich osobních údajů společností OTIS?

Vaše osobní údaje mají zásadní význam pro řízení lidských zdrojů společnosti OTIS po celém světě. Proto je shromažďování a použití vašich osobních údajů naší společností popsané v tomto oznámení obecně nezbytné pro vaše zaměstnání, s výjimkou případů, kdy je to v rozporu s místními zákony, kolektivní smlouvou nebo omezeními stanovenými radou zaměstnanců a přijatými společností OTIS. Vaše osobní údaje jsou vyžadovány, aby vám bylo možno vyplácet mzdu, spravovat váš pracovní poměr a dodržovat zákonné povinnosti, například daňové zákony a ustanovení k plnění předpisů.

V některých místech výkonu práce mohou místní zákony vyžadovat poskytnutí výslovného souhlasu se shromažďováním, použitím nebo zpřístupněním osobních údajů za určitých okolností. Kde je to vyžadováno, společnost OTIS o takový souhlas vhodným a povoleným způsobem požádá.

Jak dlouho společnost OTIS osobní údaje uchovává?

Společnost OTIS uchovává vaše osobní údaje v oddělení lidských zdrojů po dobu vašeho zaměstnaneckého poměru a po další období vyžadované příslušnými zákony či nařízeními, soudním, správním nebo rozhodčím řízením nebo požadavky auditu. Konkrétnější informace o době uchovávání vašich osobních údajů v oddělení lidských zdrojů vám poskytne místní pracovník oddělení lidských zdrojů.

Společnost OTIS může uchovávat údaje potřebné pro obchodní a právní účely, jako například mimo jiné údaje: a) vyžadované pro oprávněné obchodní účely, např. pracovní složky nebo provozní záznamy týkající se zákazníků, produktů, služeb, technologií, obchodních partnerů a dalších úsilí souvisejících s prací, které mohou nahodile obsahovat informace o vás; b) které jste uložili do sdílených úložišť a které podléhají příslušným lhůtám pro uchovávání; c) které jsou předmětem probíhajícího právního vyšetřování, soudního nebo správního řízení, auditu nebo jiných zákonných požadavků; a d) které je společnost OTIS povinna uchovávat na základě smluvní, zákonné, regulační nebo auditní povinnosti.

Jaké další informace by měli konkrétní zaměstnanci znát?

Zaměstnanci z EU a dalších zemí, které mají zavedeny zákony na ochranu osobních údajů: Můžete mít právo požádat o přístup ke svým osobním údajům a jejich opravu nebo vymazání, požádat o omezení nebo vznést námitku proti zpracovávání určitých osobních údajů a požádat o přenositelnost dat (za určitých okolností). Kontaktuje společnost OTIS ve věci žádosti o přístup, opravu, vymazání, vznesení námitky nebo žádosti o omezení nebo přenositelnost, a to s využitím kontaktních údajů uvedených na konci tohoto oznámení. Máte rovněž právo podat stížnost u svého státního orgánu pro ochranu osobních údajů, který může být také znám jako dozorový úřad. Můžete také obdržet přílohu, která vám poskytne kontaktní údaje celostátního nebo místního úředního regulátora. Potřebujete-li pomoc s určením toho, do působnosti kterého úřadu na ochranu osobních údajů spadáte, kontaktujte svého pracovníka útvaru pro ochranu osobních údajů nebo nám prostě zašlete e-mail na adresu privacy@otis.com.

Zaměstnanci z USA mimo státu Connecticut: Tam, kde to vyžaduje zákon, shromažďuje společnost OTIS čísla sociálního zabezpečení, například pro daňové účely a účely vyplácení mezd pro své zaměstnance. Když společnost OTIS shromažďuje a používá čísla sociálního zabezpečení, věnuje řádnou péči zajištění důvěrnosti, omezení shromažďování, zajištění přístupu podle principu potřebnosti a zavedení vhodných technických opatření a zajištění náležité likvidace.

Zaměstnanci, kteří poskytnou informace o rodinných příslušnících a dalších osobách: v případě kontaktních údajů pro nouzové situace za účelem zaopatření členů rodiny pomocí dostupných dávek, a za účelem identifikace příjemců, se můžete rozhodnout, že společnosti OTIS poskytnete informace o členech své rodiny a dalších s vámi spojených osobách. Než uvedené informace poskytnete společnosti OTIS, musíte se ujistit, že k tomu máte zákonné právo. Pokud poskytujete informace jako právní zástupce nezletilých dětí, vaše rozhodnutí poskytnout informace představuje souhlas, že společnost OTIS může shromažďovat, zpracovávat a předávat informace pro účely, k nimiž byly informace poskytnuty a uvedeny v tomto oznámení.

Jakým způsobem můžete získat přístup ke svým osobním údajům, opravit je, změnit je, nechat je vymazat nebo pořídit jejich kopii?

Mnozí zaměstnanci mají přímý přístup ke svým osobním údajům shromážděným v různých HR systémech společnosti OTIS a mohou k nim získat přístup, opravovat je, změnit, vymazat nebo je s pomocí uvedeného přímého přístupu zkopírovat. Na požádání může společnost OTIS také udělit zaměstnancům přiměřený přístup k osobním údajům, které jsou jim jinak nedostupné. Zaměstnanci, kteří přímý přístup ke svým osobním údajům nemají, případně chtějí získat další přístup, by měli kontaktovat místního pracovníka oddělení lidských zdrojů. Se žádostmi souvisejícími s vašimi osobními údaji mimo oddělení lidských zdrojů se obraťte na místního pracovníka útvaru pro etiku a dodržování zákonů, pracovníka pro ochranu údajů nebo pracovníka útvaru pro ochranu osobních údajů (další podrobnosti viz níže).

Jak můžete kontaktovat společnost OTIS?

Jestliže máte otázky nebo obavy ohledně svých osobních údajů, případně chcete získat více informací o tom, které subjekty společnosti OTIS jsou správci vašich osobních údajů, obraťte se na místního pracovníka oddělení lidských zdrojů, místního pracovníka pro etiku a plnění předpisů, pracovníka útvaru pro ochranu osobních údajů nebo pracovníka pro ochranu údajů. Nejste-li si jistit, s kým ve své firmě mluvit, můžete se vždy obrátit na nás na telefonním čísle 833-833-3001 nebo na e-mailové adrese privacy@otis.com.

Poslední aktualizace: 24. ledna 2020

Včetně jejích oborových segmentů, organizačních jednotek, divizí a všech ostatních provozních jednotek bez ohledu na místo působení – včetně společných podniků, partnerství a dalších forem podnikání, kde má společnost United Elevator Company buď kontrolní podíl, nebo efektivní kontrolu nad řízením (souhrnně „OTIS” nebo „my“)