Sekretessmeddelande för arbetssökande

 

Otis Elevator Company och dess dotterbolag, samarbetspartner, efterträdare och tillträdare (tillsammans ”OTIS”) är ansvariga för att upprätthålla sekretessen för sina onlinesystem för jobbansökningar och rekrytering samt all information en enskild person tillhandahåller under ansökningsprocessen för en tjänst inom OTIS. OTIS har olika system för att ta emot och utvärdera jobbansökningar i olika länder. Detta sekretessmeddelande för arbetssökande gäller inte bara de elektroniska system som OTIS har implementerat för jobbansökningar, utan också de processer som vissa platser kan använda som inte inbegriper ett onlinesystem. För båda dessa tillvägagångssätt har OTIS infört tekniska, administrativa och fysiska åtgärder för att skydda alla personuppgifter som vi kan samla in.

OTIS:s system för jobbansökningar och rekrytering online och mobilt, inklusive Careersavsnittet på Otis webbplats, används för rekrytering, för att låta enskilda individer söka anställning hos OTIS och för att säkerställa att OTIS efterlever gällande lagar och föreskrifter vid mottagning av jobbansökningar. Systemen är avsedda för besökare som vill läsa om lediga jobb hos OTIS och eventuellt söka en tjänst. OTIS:s onlinesystem för jobbansökningar och rekrytering ska inte användas för något annat ändamål.

Med undantag för vissa länder som godkänner ansökningar till lärlingsplatser från personer som är yngre än 18 år, godkänner OTIS endast ansökningar från personer som fyllt minst 18 år. Om du är under 18 år ska du inte skicka in dina personuppgifter till OTIS för att söka ett jobb såvida du inte ansöker om en lärlingsplats i Asien.

Detta meddelande kan komma att ändras genom att en uppdatering publiceras. Vi uppmanar dig att läsa detta meddelande regelbundet för att se om några ändringar tillkommer.

Vilka personuppgifter kan OTIS samla in?

För att kunna visa jobbannonser i OTIS:s onlinesystem för jobbansökningar, kommunicera med OTIS om lediga jobb och söka en tjänst inom OTIS blir du ombedd att uppge information om dig själv. Processen skiljer sig åt i olika länder; vissa dataelement efterfrågas eventuellt inte alls eller kan efterfrågas när din anställning bekräftas eller inleds, men de personuppgifter du kan bli ombedd att uppge är exempelvis

  • namn
  • kontaktuppgifter, inklusive hemadress, hemtelefonnummer och e-postadress
  • födelsedatum
  • id-handling eller id-nummer, t.ex. ett körkort
  • arbetslivserfarenhet
  • utbildning
  • meritförteckning eller CV och/eller personligt brev, inklusive eventuell information du uppger i dessa dokument
  • medborgarskap och/eller permanent uppehållstillstånd
  • arbetstillstånd, inklusive dokumentation för immigrationsstatus
  • intresse för lediga jobb
  • jobbspecifika frågor som har med en kandidats lämplighet för en viss tjänst att göra
  • referenser (om du anger information som rör andra personer måste du ha deras medgivande innan du skickar uppgifterna till OTIS)
  • svar på frågor som vi enligt lag måste ställa i vissa länder, t.ex. om du nyligen arbetat för en myndighet, är släkt med en myndighetsperson, OTIS-tjänsteman eller en medlem av OTIS:s styrelse, eller om du lyder under en konkurrensklausul från en nuvarande eller tidigare arbetsgivare
  • information du tillhandahåller för att skapa säkerhetsfrågor och svar som används för att verifiera din identitet när du besöker webbplatsen igen
  • var du hört talas om det lediga jobbet
  • övrig information som du kan välja att uppge som en del av din ansökan
  • information som tillhandahålls av tredje parts webbplatser, om du söker ett jobb via en webbplats från tredje part.

I USA och amerikanska territorier ber OTIS också individer att själva ange etniskt ursprung, kön, veteranstatus och information om funktionshinder. Det är helt frivilligt att uppge den informationen och om du väljer att göra det eller inte har inte någon negativ inverkan på hur vi bedömer din lämplighet för tjänsten.

För vissa tjänster och på vissa platser kan du bli ombedd att genomgå en hälsoundersökning, ett hörsel- eller syntest, ett drogtest, en bakgrundskontroll eller att uppvisa ett utdrag ur brottsregistret. Dessa kontroller utförs endast med ditt medgivande, men i vissa fall kan erbjudandet om anställning vara avhängigt på om du klarar en eller flera av dessa kontroller. OTIS begär inga utdrag ur brottsregistret där det inte är tillåtet att göra det enligt lag. OTIS kan kontrollera informationen som anges i din ansökan, som referenser, körkort och utdrag ur trafikregistret, utbildning och arbetslivserfarenhet, utan att inhämta ditt samtycke.

Om du använder OTIS:s onlinesystem för jobbansökningar på en mobil enhet samlar webbplatsen in information som är nödvändig för att kommunicera med din enhet och tillhandahålla eventuella anpassningar som du vill ha. Informationen kan inkludera enhets-id eller enhetsnummer, operatör och din plats.

OTIS övervakar också mönster för användartrafik på webbplatserna för jobbansökningar, inklusive en användares domännamn, typ av webbläsare, datum och tid för besöket och visade sidor. Våra webbservrar samlar in domännamnen, men inte besökarnas e-postadresser. Den här informationen samlas in för att registrera antalet besökare på våra webbplatser och för att ta reda på vilka delar av webbplatsen som besökarna tycker är användbara baserat på mängden trafik till speciella avsnitt. OTIS använder denna information för att förbättra användarnas upplevelse och bättre förbereda innehåll baserat på användarnas intressen.

Hur kan OTIS använda de personuppgifter som samlas in?

Personuppgifter som samlas in kan användas för att

  • göra det möjligt för dig att söka en tjänst på OTIS och få din ansökan utvärderad, inklusive, men utan begränsning, att ordna och genomföra urval genom telefonsamtal, intervjuer och andra lämpliga bedömningar
  • bjuda in dig till att söka och överväga dig för andra anställningsmöjligheter som kan vara eller bli lediga
  • kontakta dig angående en ansökan eller annan möjlighet
  • validera referenskontroller, genomföra bakgrundskontroller när det är lämpligt och utföra databaskontroller av aktörer
  • förenkla och administrera anställningen om du erbjuds anställning
  • efterleva lagar och föreskrifter som rör arbetssökande, vilket kan inkludera rapporter till myndigheter
  • förse dig med möjlighet att lämna feedback om din erfarenhet, t.ex. genom en enkät
  • utföra analys på ansökartrender för att förstå och förbättra OTIS:s rekryteringsrutiner
  • verifiera din identitet för att försäkra oss om säkerheten för ett eller flera av ändamålen i denna lista
  • säkerställa eller förbättra säkerheten hos OTIS:s elektroniska system
  • motverka bedrägerier
  • genomföra interna undersökningar och efterleva juridiska förpliktelser.

Vilka får ta del av de personuppgifter som OTIS samlar in?

OTIS säljer inte vidare eller förmedlar dina personuppgifter utanför OTIS-koncernen, med undantag för

  • tjänsteleverantörer som anlitas av OTIS för att utföra tjänster för vår räkning. OTIS lämnar endast ut personuppgifter till tjänsteleverantörer som OTIS genom avtal förhindrat att använda eller dela informationen, förutom när det är nödvändigt för att utföra tjänster för vår räkning eller för att följa tillämplig lagstiftning.*
  • när så krävs för att uppfylla juridiska förpliktelser, inklusive om vi enligt lag är skyldiga att göra det som svar på legitima juridiska krav från brottsbekämpande myndigheter eller lagstiftare.
  • att undersöka misstänkt eller faktisk olaglig verksamhet.
  • att förebygga fysisk skada eller ekonomisk förlust.
  • när de utgör ett underlag vid försäljning eller överlåtelse av hela eller delar av vårt företag eller våra tillgångar (inklusive vid konkurs).

OTIS anlitar flera tjänsteleverantörer som arbetar med onlinesystemen för jobbansökningar. Dessa leverantörer hanterar webbplatserna, säkerhetskopierar lagringsutrymmen, hjälper till med jobbannonser, möjliggör videointervjuer och underlättar arbetet med att rekrytera kandidater. OTIS kan också använda andra tjänsteleverantörer, men alla tjänsteleverantörer som anlitas gör det i linje med ändamålen som beskrivs i detta meddelande och utför tjänster som lyder under ett avtal enligt beskrivningen ovan.

Var förvarar OTIS dina personuppgifter?

Eftersom OTIS är ett globalt företag som är representerat i många olika länder kan vi överföra dina uppgifter från en juridisk enhet till en annan eller från ett land till ett annat för att uppfylla ändamålen som anges ovan. Dessa länder omfattar, åtminstone, USA, många av medlemsstaterna i Europeiska unionen, Kanada och andra länder, varav några i Asien. Vi överför dina personuppgifter i enlighet med tillämpliga lagar och enbart i den omfattning som krävs för ändamålen som angetts ovan.

OTIS förlitar sig på tillgängliga lagliga mekanismer för att utföra laglig överföring av personuppgifter över landsgränser. I den omfattning OTIS förlitar sig på standardavtalsklausuler (kallas också modellklausuler) eller bindande företagsregler som auktoriserar överföringen, efterlever OTIS dessa föreskrifter, inklusive i situationer där det kan uppstå en konflikt mellan dessa föreskrifter och detta meddelande.

Hur länge behåller OTIS dina personuppgifter?

För arbetssökande i USA som skickar ansökan via webbplatsen OTIS Careers: OTIS behåller profiler på Careers-webbplatsen i minst tre år från det senaste aktiva datumet, förutom där annat krävs enligt tillämpliga lagar och föreskrifter, av domstol, för administrativ förfaranden eller skiljedomsförfaranden eller enligt revisionskrav. Om du vill att vi uppdaterar, korrigerar eller raderar dina personuppgifter från webbplatsen Careers kontaktar du oss via e-post till privacy@otis.com. Såvida inte tillämpliga lagar och föreskrifter, domstol, administrativa förfaranden, skiljedomsförfaranden eller revisionskrav förhindrar borttagning av uppgifter, raderar OTIS dina personuppgifter inom en rimlig tidsperiod och behåller endast en uppgift om ditt namn, datum för begäran om borttagning, jobbet/jobben du sökt och vilket land du sökt från. OTIS behåller dessa uppgifter för att visa att företaget handlat enligt dina önskemål.

För övriga arbetssökande: Information som tillhandahålls i andra onlinesystem för jobbansökningar (andra än webbplatsen Careers) eller via manuella metoder (som epost) lyder under lokala policyer för datalagring. Om du vill ha mer information om lagring i specifika situationer eller om du vill begära borttagning av information ska du kontakta din lokala rekryteringskontakt via telefon eller e-post.

OTIS kan behålla anonymiserade data för statistiska ändamål för att förstå och förbättra sina rekryteringsrutiner även efter lagringsperioderna och för sökande som begärt borttagning.

Vilka alternativ har du för hur OTIS använder dina personuppgifter?

Du kan välja om du vill uppge personlig information till OTIS eller inte, men om du väljer att inte göra det kan OTIS inte överväga dig för en tjänst. OTIS efterfrågar endast information som är nödvändig för att kunna bedöma dig för en tjänst som du söker, för att autentisera dig när du loggar in i våra onlineansökningssystem och i enlighet med eventuella krav i tillämplig lagstiftning.

OTIS kan också fråga dig om de får överväga dig för en annan tjänst än den du sökt. Innan OTIS överväger dig för en annan tjänst blir du ombedd att ge ditt medgivande, antingen genom att be dig söka tjänsten eller genom att kontakta dig för att be dig om din tillåtelse. I USA blir du i allmänhet ombedd att söka en tjänst innan vi kan överväga dig för den.

Hur använder OTIS cookies eller andra spårningstekniker?

Cookies är små textfiler som skickas till och lagras på användarens dator så att webbplatser känner igen återbesökande användare, så att användarens åtkomst till webbplatsen underlättas och så att webbplatser tillåts att samla in data som aggregeras i syfte att förbättra innehållet. Cookies orsakar inte någon skada på användarens dator eller filer. Web beacons är genomskinliga bilder, ofta bara en pixel stora, som gör att det går att spåra aktivitet på webbplatsen.

OTIS använder både cookies och web beacons på webbplatsen Careers och andra webbplatser för OTIS-jobbannonser för att samla in aggregerade och anonyma användardata i syfte att förbättra funktionaliteten på webbplatsen. OTIS kan också använda cookies för att förbättra användarupplevelsen. Du kan till exempel välja ett språk och/eller ange en geografisk plats på webbplatsen. Dessa inställningar sparas sedan inför framtida besök.

Dessa webbplatser för jobbannonser kan också använda cookies från OTIS:s tjänsteleverantörer. Dessa cookies innehåller ett sessions-id som hanterar din aktivitet under en session. Våra tjänsteleverantörer använder också cookies för att fastställa om du navigerat till den här webbplatsen från en extern webbplats för att spåra hur effektiva externa annonser är.

Om du inte vill att cookies ska vara tillgängliga för denna eller någon annan OTISwebbplats, ändrar du inställningarna i ditt webbläsarprogram för att avvisa eller inaktivera användningen av cookies. OTIS ansvarar inte för dina webbläsarinställningar.

Vad bör du känna till om länkar från tredje part som kan visas på den här webbplatsen?

I vissa situationer kan OTIS tillhandahålla länkar till webbplatser som inte kontrolleras av OTIS. OTIS kontrollerar dock inte sådana webbplatser från tredje part och kan heller inte hållas ansvarigt för innehållet eller de sekretessprocedurer som tillämpas av andra webbplatser. Om du söker ett jobb inom OTIS via en tredje parts webbplats, gäller också villkoren i den webbplatsens sekretessmeddelande.

Vad mer bör specifika användare veta?

Användare från Kalifornien: Enligt CCPA (California Consumer Protection Act)-lagen har Kaliforniens innvånare ytterligare rättigheter, vilket inkluderar numrerade rättigheter enligt California Civil Code 1798.110, 1798.115 och 1798.125, som rätten att lämna ut information och rätten att inte diskrimineras för utövandet av dessa rättigheter. Begäranden om information om hur Otis hanterar personuppgifter kan göras genom att kontakta oss per telefon 833-833-3001 eller via e-post till privacy@otis.com.

Otis kommer inte att sälja dina personuppgifter.

I enlighet med Kaliforniens sekretesslag “Shine the Light Law” kan boende i Kalifornien varje år begära och erhålla information om hur Otis överför deras personuppgifter med andra företag i eget direktmarknadsföringssyfte under det föregående kalenderåret. Vi noterar att Otis inte delar dina personuppgifter med andra företag i eget direktmarknadsföringssyfte.

Varje år kan boende i Kalifornien begära och erhålla information som OTIS delat med andra företag i eget direktmarknadsföringssyfte under det föregående kalenderåret (i enlighet med Kaliforniens sekretesslag “Shine the Light Law”). Eftersom OTIS inte lämnar ut några personuppgifter för jobbsökande till tredje part i eget direktmarknadsföringssyfte, gäller inte denna lag för personuppgifter som samlats in från jobbsökande.

Användare från EU och andra länder med datasekretesslagar: Du har rätt att skicka in ett klagomål till din nationella eller lokala dataskyddsmyndighet, vilket också är en tillsynsmyndighet. Du har också rätt att (i) begära åtkomst till, korrigering eller borttagning av dina personuppgifter; (ii) begära begränsningar för, eller (iii) invända mot behandlingen av vissa personuppgifter, och efterfråga dataportabilitet under vissa omständigheter. Om du vill kontakta OTIS om en begäran om att få åtkomst till, korrigera, radera, invända mot eller efterfråga begränsningar eller portabilitet, använder du någon av kontaktmetoderna som anges i slutet av detta meddelande.

Användare från USA: OTIS samlar in Social Security Numbers där det är ett lagstadgat krav, som av skatte- eller löneutbetalningsskäl för sina anställda. När OTIS samlar in och/eller använder Social Security Numbers vidtar OTIS lämpliga åtgärder för att skydda konfidentialiteten, begränsar åtkomst till behovsbaserad basis och implementerar lämpliga tekniska skyddsåtgärder och lagringsplaner.

Hur kan du korrigera eller ändra dina personuppgifter?

Om du vill göra ändringar i din information i ett av OTIS:s onlinesystem för jobbansökningar kan du logga in på din profil och göra önskade korrigeringar eller borttagningar. Om du har sökt en tjänst på andra sätt (exempelvis via e-post) kontaktar du din lokala rekryteringskontakt. Om du vill rapportera problem med Careerswebbplatsen, ställa frågor eller framföra funderingar kontaktar du oss via e-post till careers@Otis.com.

Hur kan du kontakta OTIS?

Om du har kommentarer eller frågor eller om det finns något vi kan göra för att optimera OTIS:s webbplatser eller system för jobbansökningar kan du kontakta oss via e-post till careers@Otis.com. Om du har några frågor om OTIS:s sekretessrutiner kan du kontakta oss via e-post till privacy@otis.com eller ringa 833-833-3001.