Informacja o ochronie prywatności kandydatów ubiegających się o pracę w OTIS

 

Spółka Otis Elevator Company oraz jej spółki zależne i stowarzyszone, następcy prawni i cesjonariusze (łącznie „OTIS”) odpowiadają za ochronę prywatności danych w swoich internetowych systemach rejestracji podań o pracę i rekrutacji, a także wszelkich informacji dostarczanych przez kandydatów ubiegających się o pracę w OTIS („Kandydat”). W różnych krajach OTIS stosuje różne systemy zbierania i weryfikacji podań o pracę. Postanowienia zawarte w niniejszej Informacji o ochronie prywatności przeznaczonej dla kandydatów ubiegających się o pracę w OTIS („Informacja”) mają zastosowanie zarówno w odniesieniu do wdrożonych przez OTIS elektronicznych systemów obsługi podań o pracę, jak i stosowanych przez OTIS w niektórych krajach procedur nieuwzględniających korzystania z systemu internetowego. Niezależnie od zastosowanej metody rekrutacji w OTIS wdrożono odpowiednie zabezpieczenia techniczne, administracyjne i fizyczne w celu ochrony danych osobowych zbieranych przez OTIS w toku procesu rekrutacyjnego.

Stosowane przez OTIS internetowe i mobilne systemy rejestracji podań o pracę i rekrutacji, w tym sekcja Kariera w witrynach spółki Otis, mają umożliwić Kandydatom składanie podań o pracę w OTIS, a także zagwarantować, że obowiązujące w OTIS procedury związane z przyjmowaniem podań o pracę są zgodne z przepisami prawa właściwego. Systemy te mają umożliwić osobom odwiedzającym daną witrynę przeglądanie ofert pracy i składanie podań o pracę w OTIS. Nie należy korzystać z wdrożonych w OTIS internetowych systemów rejestracji podań o pracę i rekrutacji w żadnych innych celach.

Z wyjątkiem niektórych krajów, w których zgłoszenia na staż przyjmowane są również od kandydatów w wieku poniżej 18 roku życia, OTIS przyjmuje wyłącznie zgłoszenia od osób, które ukończyły 18 lat. Jeśli masz mniej niż 18 lat, nie podawaj spółce OTIS swoich danych osobowych w celu uzyskania pracy, chyba że składasz podanie o staż w Azji.

Niniejsza Informacja może podlegać zmianom wprowadzanym w formie aktualizacji. OTIS zachęca Kandydatów do regularnego sprawdzania treści tej Informacji i zapoznawania się z ewentualnymi zmianami.

Jakie dane osobowe może zbierać OTIS?

Aby uzyskać możliwość zapoznania się z ofertami pracy publikowanymi w internetowych systemach rejestracji podań o pracę w OTIS, komunikowania się z OTIS w sprawie aktualnych ofert pracy i składania podań o pracę w OTIS, Kandydat zostanie poproszony o podanie swoich danych osobowych. Wymagane dane osobowe (w zależności od kraju niektóre dane mogą nie być wymagane albo być wymagane dopiero po pomyślnym zakończeniu procesu rekrutacyjnego albo po rozpoczęciu pracy na danym stanowisku) mogą obejmować:

  • imię i nazwisko;
  • dane kontaktowe, w tym adres domowy, numer telefonu stacjonarnego i adres email;
  • datę urodzenia;
  • numer dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości wydanego przez organy administracji państwowej, w tym prawa jazdy;
  • historię zatrudnienia;
  • informacje o wykształceniu;
  • CV lub list motywacyjny, w tym wszelkie informacje zamieszczone w tych dokumentach;
  • informacje o obywatelstwie lub zameldowaniu na pobyt stały;
  • informacje o uprawnieniach do podjęcia pracy, w tym dokumentację statusu imigracyjnego;
  • informacje o zainteresowaniu ofertami pracy;
  • odpowiedzi na pytania służące do oceny kwalifikacji Kandydata i jego zdolności do podjęcia pracy na określonym stanowisku;
  • informacje dotyczące posiadanych referencji (przed podaniem OTIS informacji dotyczących innych osób należy uzyskać na to zgodę tych osób);
  • informacje, które mogą być wymagane przez OTIS na mocy przepisów prawa obowiązujących w niektórych krajach, w tym informacje dotyczące wcześniejszej pracy dla agencji rządowych, informacje dotyczące związków rodzinnych z urzędnikami państwowymi bądź z członkami kadry kierowniczej lub rady dyrektorów spółki OTIS, ewentualnie informacje dotyczące objęcia klauzulą restrykcyjną przez aktualnego lub poprzedniego pracodawcę;
  • informacje dostarczone przez Kandydata podczas tworzenia przez niego pytań i odpowiedzi zabezpieczających, używanych do potwierdzenia jego tożsamości przy kolejnych wizytach w witrynie OTIS;
  • źródło informacji o danej ofercie pracy;
  • inne informacje, które Kandydat postanowi przekazać OTIS w toku procesu rekrutacyjnego;
  • informacje przekazane OTIS za pośrednictwem witryny zewnętrznej (jeśli Kandydat składa podanie o pracę za pośrednictwem takiej witryny).

W Stanach Zjednoczonych i na terytoriach zależnych Stanów Zjednoczonych OTIS prosi także o podanie informacji na temat pochodzenia etnicznego, płci, statusu weterana oraz niepełnosprawności. Udzielenie tych informacji jest całkowicie dobrowolne. Decyzja o podaniu lub niepodaniu tych informacji nie będzie mieć negatywnego wpływu na ocenę podania o pracę.

Niektóre stanowiska pracy w niektórych krajach mogą wymagać przeprowadzenia badań lekarskich, kontroli słuchu i wzroku, testów na obecność narkotyków, wywiadu środowiskowego lub sprawdzenia informacji o karalności. Opisane powyżej działania mogą zostać podjęte wyłącznie za zgodą Kandydata, ale w niektórych przypadkach jego zatrudnienie może być uzależnione od pomyślnego przejścia jednej lub kilku spośród takich kontroli. OTIS nie sprawdza informacji o karalności, jeśli zabraniają tego przepisy prawa. OTIS może bez konieczności uzyskania dodatkowej zgody Kandydata weryfikować niektóre informacje przedstawione przez Kandydata w podaniu o pracę, w tym m.in. informacje dotyczące referencji, prawa jazdy i historii wykroczeń drogowych, wykształcenia oraz historii zatrudnienia.

Jeśli Kandydat korzysta z internetowego systemu rejestracji podań o pracę w OTIS na swoim urządzeniu mobilnym, wówczas za pośrednictwem tej witryny zbierane będą informacje niezbędne do komunikacji z urządzeniem Kandydata i personalizacji zgodnej z jego żądaniami. Informacje te mogą obejmować m.in. dane identyfikacyjne lub numer urządzenia Kandydata, informacje o operatorze, z którego usług Kandydat korzysta, a także informacje dotyczące lokalizacji Kandydata.

Ponadto OTIS monitoruje wzorce ruchu użytkowników w swoich witrynach do rejestracji podań o pracę, w tym zbiera informacje o nazwach domen użytkowników, rodzajach przeglądarek, datach i godzinach odwiedzin oraz wyświetlanych stronach. Serwery internetowe OTIS zbierają informacje o nazwach domen, ale nie gromadzą adresów email osób odwiedzających witryny OTIS. Informacje te są zbierane w celu ustalenia liczby użytkowników odwiedzających witryny OTIS oraz określenia (na podstawie danych o ruchu w poszczególnych częściach tych witryn) obszarów najbardziej przydatnych użytkownikom. OTIS wykorzystuje te informacje w celu poprawy funkcjonalności witryn OTIS oraz lepszego przygotowania treści na podstawie zainteresowań użytkowników.

W jaki sposób OTIS może wykorzystywać zebrane przez siebie dane osobowe?

Dowolne zebrane dane osobowe mogą zostać użyte w celu:

  • umożliwienia Kandydatowi złożenia podania o pracę w OTIS oraz na potrzeby dokonania oceny podania Kandydata, w tym m.in. w celu zorganizowania i przeprowadzenia wstępnych rozmów telefonicznych, rozmów kwalifikacyjnych i innych stosowanych działań weryfikacyjnych;
  • zaproszenia Kandydata do złożenia podania na inne stanowisko, a także w celu umożliwienia rozważenia jego kandydatury w kontekście innych stanowisk — obecnie lub w przyszłości;
  • skontaktowania się z Kandydatem w sprawie podania o pracę lub innego wolnego stanowiska pracy;
  • potwierdzenia referencji, przeprowadzenia odpowiedniego wywiadu środowiskowego i sprawdzenia podmiotów, z którymi handel został zakazany;
  • ułatwienia procesu rekrutacji i zarządzania zatrudnieniem w przypadku przyjęcia na dane stanowisko;
  • spełnienia wymogów prawnych dotyczących kandydatów do pracy, co może obejmować przekazanie raportów do agencji rządowych;
  • umożliwienia Kandydatowi wyrażenia opinii na temat korzystania z witryny (np. w ramach ankiety);
  • analizowania trendów wśród kandydatów do pracy na potrzeby doskonalenia praktyk rekrutacyjnych OTIS;
  • zweryfikowania tożsamości Kandydata na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa w związku z jednym z pozostałych wymienionych tutaj celów;
  • zapewnienia lub podniesienia poziomu bezpieczeństwa systemów elektronicznych OTIS;
  • zapewnienia ochrony przed oszustwami;
  • prowadzenia wewnętrznych dochodzeń oraz wypełniania zobowiązań prawnych.

Komu OTIS udostępnia zebrane przez siebie dane osobowe?

OTIS nie będzie sprzedawać ani w inny sposób udostępniać danych osobowych Kandydata podmiotom spoza grupy spółek OTIS, z wyjątkiem:

  • dostawców usług zaangażowanych przez OTIS do świadczenia usług w imieniu OTIS. OTIS będzie udostępniać dane osobowe Kandydata wyłącznie tym dostawcom usług, którzy na mocy umowy z OTIS mają zakaz wykorzystywania lub ujawniania takich informacji z wyjątkiem sytuacji, kiedy jest to konieczne do świadczenia usług w imieniu OTIS lub w celu spełnienia wymogów prawnych;
  • wypełniania zobowiązań prawnych, w tym zobowiązań wynikających z przepisów prawa, w reakcji na uzasadnione wnioski ze strony organów ścigania lub innych organów administracji państwowej;
  • badania działań podejrzanych lub niezgodnych z prawem;
  • zapobiegania szkodom fizycznym lub stratom finansowym;
  • wspomagania sprzedaży lub transferu całości lub części przedsiębiorstw lub aktywów OTIS (także w drodze postępowania upadłościowego).

OTIS współpracuje z kilkoma dostawcami usług, którzy pomagają w obsłudze wykorzystywanych w firmie internetowych systemów rejestracji podań o pracę. Dostawcy ci zarządzają witrynami, świadczą usługi przechowywania kopii zapasowych danych, pomagają w publikacji ofert pracy, umożliwiają prowadzenie rozmów kwalifikacyjnych za pośrednictwem połączeń wideo i usprawniają proces rekrutacji Kandydatów. OTIS może korzystać także z usług innych dostawców — każdy z takich dostawców będzie jednak świadczyć swoje usługi w celach określonych w Informacji oraz w oparciu o umowę, jak wspomniano powyżej.

Gdzie OTIS przechowuje dane osobowe Kandydata?

OTIS jest przedsiębiorstwem globalnym z biurami w wielu krajach, może zatem z myślą o realizacji wyżej wymienionych celów przekazywać dane osobowe Kandydata między poszczególnymi podmiotami prawnymi lub między krajami. Do krajów tych zaliczają się co najmniej Stany Zjednoczone, kraje członkowskie Unii Europejskiej, Kanada i inne kraje, w tym niektóre kraje azjatyckie. Dane osobowe Kandydata będą przekazywane przez OTIS zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i tylko w zakresie niezbędnym do realizacji określonych powyżej celów.

Korzystając z dostępnych mechanizmów prawnych, OTIS zapewnia zgodne z prawem przekazywanie danych osobowych do innych krajów. W zakresie, w jakim OTIS autoryzuje przekazywanie informacji na podstawie standardowych klauzul umownych (zwanych też klauzulami wzorcowymi) lub Wiążących reguł korporacyjnych, OTIS będzie stosować się do wymogów określonych w tych dokumentach, w tym również w sytuacji wystąpienia ewentualnego konfliktu między wspomnianymi wymogami a postanowieniami Informacji.

Jak długo OTIS przechowuje dane osobowe Kandydata?

W przypadku kandydatów w Stanach Zjednoczonych składających podanie o pracę za pośrednictwem witryny OTIS Kariera: OTIS przechowuje profile w witrynie Kariera maksymalnie przez trzy lata od daty ostatniej aktywności, z wyjątkiem sytuacji, w których przepisy prawne i regulacyjne, postępowanie sądowe, administracyjne lub arbitrażowe albo prowadzony audyt wymuszają inny okres przechowywania danych. Jeśli Kandydat chce zaktualizować, poprawić lub usunąć swoje dane osobowe z witryny Kariera, powinien wysłać do nas wiadomość e-mail na adres privacy@otis.com. O ile przepisy prawa, postępowanie sądowe, administracyjne lub arbitrażowe albo prowadzony audyt nie uniemożliwiają usunięcia danych osobowych Kandydata, OTIS usunie je w odpowiednim czasie i zachowa jedynie w dzienniku zapis z imieniem i nazwiskiem, datą zgłoszenia prośby o usunięcie danych, nazwami stanowisk, o które ubiegał się Kandydat, oraz kraju, z którego przesłał zgłoszenia. OTIS przechowuje te informacje, aby móc wykazać, że żądanie usunięcia informacji zostało spełnione.

W przypadku wszystkich innych kandydatów do pracy: Informacje dostarczone w innych internetowych systemach rekrutacyjnych (poza witryną Kariera) lub ręcznie (np. za pośrednictwem poczty elektronicznej) podlegają lokalnym zasadom przechowywania danych. Aby dowiedzieć się więcej o przechowywaniu danych w konkretnych przypadkach oraz o składaniu wniosku o usunięcie danych, należy skontaktować się mailowo lub telefonicznie z lokalnym przedstawicielem ds. rekrutacji.

Po upływie okresu przechowywania danych oraz w przypadku kandydatów do pracy, którzy złożyli wniosek o usunięcie swoich danych, OTIS może przechowywać anonimowe dane do celów statystycznych, aby lepiej zrozumieć i udoskonalać obowiązujące w OTIS praktyki związane z rekrutacją.

Jaki wpływ ma Kandydat na sposób wykorzystywania przez OTIS jego danych osobowych?

Kandydat może zadecydować o tym, czy chce udostępnić spółce OTIS swoje dane osobowe czy też nie, jednak w drugim z tych przypadków OTIS nie będzie w stanie rozpatrzyć podania Kandydata o pracę. OTIS prosi wyłącznie o podanie informacji niezbędnych do oceny danej kandydatury na określone stanowisko i weryfikacji tożsamości Kandydata podczas logowania się do stosowanych przez OTIS internetowych systemów rejestracji podań o pracę, a także informacji wymaganych przepisami prawa właściwego.

OTIS może zaproponować Kandydatowi rozważenie jego kandydatury na stanowisko inne od tego, o które Kandydat się ubiegał. Zanim OTIS weźmie dane osobowe Kandydata pod uwagę w calach rekrutacji na inne stanowisko, wystąpi do Kandydata o zgodę, prosząc o złożenie podania o pracę na wskazanym stanowisku lub o udzielenie zgody. W Stanach Zjednoczonych, aby móc uwzględnić Kandydata w rekrutacji na określone stanowisko, zwykle wymaga się od Kandydata złożenia podania o pracę na wskazanym stanowisku.

W jaki sposób OTIS korzysta z plików cookie i innych technologii monitorowania?

Pliki cookie to niewielkie pliki tekstowe przesyłane do komputerów użytkowników i na nich przechowywane, które umożliwiają witrynom rozpoznawanie powracających użytkowników, ułatwiają tym użytkownikom dostęp do witryn, a także umożliwiają witrynom tworzenie zagregowanych danych w celu udoskonalania oferowanych w nich treści. Pliki cookie nie uszkadzają komputerów ani plików użytkowników. Sygnalizatory WWW to przezroczyste pliki graficzne, często wielkości pojedynczego piksela, które umożliwiają monitorowanie aktywności użytkowników w danej witrynie.

W witrynie Kariera oraz w innych swoich witrynach przeznaczonych do publikowania ofert pracy OTIS korzysta zarówno z plików cookie, jak i z sygnalizatorów WWW w celu zbierania zagregowanych i anonimowych danych o korzystaniu z witryn, aby na ich podstawie udoskonalać funkcjonalność tych witryn. OTIS może także wykorzystywać pliki cookie, aby ułatwić Kandydatowi korzystanie z witryn. Na przykład witryna może umożliwiać Kandydatowi ustawienie języka lub położenia geograficznego, a informacje o tym zostaną zachowane i użyte podczas kolejnych wizyt Kandydata w tej witrynie.

W witrynach przeznaczonych do publikowania ofert pracy są też używane pliki cookie od dostawców usług współpracujących z OTIS. Pliki te zawierają identyfikator sesji, co pozwala zarządzać aktywnością Kandydata w trakcie danej sesji. Dostawcy usług obsługujący OTIS korzystają z plików cookie także w celu określenia, czy Kandydat dotarł do danej witryny z witryny zewnętrznej, co pozwala śledzić skuteczność publikacji zewnętrznych.

Aby uniemożliwić tej i innym witrynom OTIS dostęp do plików cookie, należy dostosować ustawienia przeglądarki internetowej przez wyłączenie możliwości korzystania z plików cookie. OTIS nie ponosi odpowiedzialności za ustawienia przeglądarki Kandydata.

Co Kandydat powinien wiedzieć o pojawiających się w tej witrynie łączach do witryn podmiotów zewnętrznych?

W niektórych przypadkach OTIS może udostępniać łącza do witryn kontrolowanych przez podmioty niezależne od OTIS. OTIS nie kontroluje jednak witryn takich podmiotów zewnętrznych i nie może ponosić odpowiedzialności za treści w nich udostępniane ani za stosowane w takich witrynach praktyki w zakresie ochrony prywatności. Jeśli Kandydat składa podanie o pracę w OTIS za pośrednictwem witryny podmiotu zewnętrznego, zastosowanie ma też zamieszczona w tej witrynie informacja o ochronie prywatności.

Co jeszcze powinni wiedzieć Kandydaci?

Kandydaci z Kalifornii: Na mocy kalifornijskiej ustawy o ochronie konsumentów (California Consumer Protection Act, CCPA) mieszkańcy Kalifornii mają dodatkowe prawa, w tym prawa występujące w kalifornijskim Kodeksie Cywilnym pod numerami 1798.110, 1798.115 i 1798.125, takie jak prawo do ujawnienia oraz prawo zabraniające dyskryminacji za dochodzenie tych praw. Wnioski o udostępnienie informacji na temat sposobu zarządzania danymi osobowymi przez Otis można składać, telefonując pod numer 833-833-3001 lub wysyłając wiadomość email na adres privacy@otis.com.

Otis nie sprzedaje danych osobowych Kandydatów.

Na mocy obowiązującej w Kalifornii ustawy „Shine the Light Law” mieszkańcy Kalifornii mogą raz w roku wystąpić o udzielenie informacji na temat tego, w jaki sposób spółka Otis przesyłała ich dane osobowe innym firmom na potrzeby ich własnego marketingu bezpośredniego w poprzednim roku kalendarzowym. Chcemy podkreślić, że Otis nie udostępnia danych osobowych Kandydatów innym firmom na potrzeby ich własnego marketingu bezpośredniego.

Mieszkańcy Kalifornii mogą wystąpić o otrzymanie informacji, które zostały przez OTIS udostępnione innym przedsiębiorstwom na potrzeby ich marketingu bezpośredniego w poprzednim roku kalendarzowym (zgodnie z obowiązującą w Kalifornii ustawą „Shine the Light Law”). Z uwagi na fakt, że OTIS nie udostępnia danych osobowych kandydatów do pracy podmiotom zewnętrznym na potrzeby ich marketingu bezpośredniego, przepisy te nie mają zastosowania do danych osobowych pozyskiwanych od kandydatów.

Użytkownicy z Unii Europejskiej i z innych krajów, w których obowiązują przepisy dotyczące ochrony danych osobowych: Kandydat ma prawo złożyć skargę w krajowym lub stanowym urzędzie odpowiedzialnym za ochronę danych osobowych, który może być określany jako organ nadzorczy. Kandydat ma również prawo (i) wystąpić z wnioskiem o aktualizację, usunięcie lub dostęp do swoich danych osobowych; (ii) domagać się ograniczenia wykorzystywania danych osobowych; (iii) sprzeciwić się przetwarzaniu określonych danych osobowych, a w niektórych okolicznościach domagać się również przeniesienia danych. Aby zwrócić się do OTIS z wnioskiem o aktualizację, usunięcie lub dostęp do swoich danych osobowych, ze sprzeciwem wobec przetwarzania tych informacji albo z wnioskiem o ograniczenie ich wykorzystania lub zapewnienie przeniesienia tych informacji, należy skorzystać z jednej z metod kontaktu opisanych na końcu niniejszej Informacji.

Kandydaci ze Stanów Zjednoczonych: OTIS gromadzi numery ubezpieczenia społecznego (SSN) w przypadkach, w których jest to wymagane przez prawo, w tym do celów związanych z opodatkowaniem i wypłatą wynagrodzeń dla pracowników. Ilekroć OTIS zbiera numery ubezpieczenia społecznego (SSN) lub z nich korzysta, dokłada wszelkich starań, aby zapewnić ich poufność, udostępniać je możliwie najmniejszej liczbie osób oraz wdrażać odpowiednie zabezpieczenia techniczne i programy przechowywania danych.

W jaki sposób Kandydat może poprawić lub zmienić swoje dane osobowe?

Aby zmienić swoje dane osobowe przechowywane w jednym z używanych w OTIS internetowych systemów do rejestracji podań o pracę, należy zalogować się do swojego profilu, a następnie dokonać niezbędnych poprawek i usunięć. Jeśli podanie o pracę zostało wysłane inną drogą (np. za pośrednictwem poczty elektronicznej), należy skontaktować się z lokalnym przedstawicielem ds. rekrutacji. Aby zgłosić problem w witrynie Kariera, zadać pytanie lub wyrazić obawy, należy wysłać wiadomość e-mail na adres careers@Otis.com.

W jaki sposób Kandydat może skontaktować się ze spółką OTIS?

Jeśli Kandydat ma uwagi lub pytania albo uważa, że możemy w jakiś sposób zwiększyć użyteczność witryn lub systemów rekrutacyjnych OTIS, powinien wysłać wiadomość email na adres careers@Otis.com. Pytania dotyczące praktyk w zakresie ochrony prywatności stosowanych przez OTIS można kierować na adres e-mail privacy@otis.com. Można też zadzwonić pod numer 833-833-3001.